04.03.2024 ERP und Workflow

Kaufmännische Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren

Von: Adruni Ishan

Effizienzsteigerung sowie die Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten sind die wichtigsten Argumente, weshalb sich Unternehmen mit der Optimierung und Automatisierung kaufmännischer Geschäftsvorgänge beschäftigen. Dazu zählt vor allem die Bearbeitung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen oder Rechnungen, die in einem ERP-System angelegt sind. Hierfür stehen zahlreiche Workflow-Produkte entweder im Stand-alone-Modus oder als Bestandteil von Dokumenten-Management-Lösungen (DMS) zur Verfügung.

Die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen lässt sich in einem ersten Schritt über Workflow-Mechanismen auch automatisiert abbilden.

Vor der Einführung einer Workflow-Lösung sollten Unternehmen zunächst ihre bestehenden kaufmännischen Prozesse analysieren und so deren Schwachstellen aufdecken. Denn ohne ein tiefgreifendes Verständnis darüber, wie diese Vorgänge ablaufen, ist es unmöglich, sie zu optimieren.

Dabei stehen folgende Fragen im Mittelpunkt:

Welche Personen sind wann involviert?
Wie gestaltet sich das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen?
Welche Ausnahmen gilt es zu berücksichtigen?
Welche Prozesse sind voneinander abhängig?
Auf welche Informationen muss der Sachbearbeiter zugreifen, um den Prozess zu durchlaufen?
Wo sind diese Daten abgelegt?
Welche Schnittstellen zwischen dem ERP-System und weiteren Lösungen sind vorhanden bzw. müssen entwickelt werden?

Think big, start small

Zweifelsohne können Unternehmen nicht über Nacht sämtliche Abläufe neu gestalten. Vielmehr sollten sie sukzessive vorgehen. In der Praxis bedeutet dies, dass sich alle Beteiligten zur Bestandsaufnahme an einen Tisch setzen. Hierzu gehören vor allem Vertreter aus der Poststelle, der Buchhaltung, der IT, dem Vertrieb, der Sachbearbeitung, dem Personalwesen und aus dem Einkauf. Naturgemäß haben diese Abteilungen unterschiedliche Interessen, die im Rahmen eines Workshops auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden sollten. Diese Vorgehensweise, also die Einbeziehung der Mitarbeiter, hat zusätzlich den Vorteil, dass alle Beteiligten frühzeitig in die Neustrukturierung einbezogen und vom Nutzen überzeugt werden können. Möglichen Widerständen wie „das haben wir schon immer so gemacht“ lässt sich so begegnen, bevor sie sich verfestigen. Auch etwaige Angst um den eigenen Arbeitsplatz kann bereits im Keim erstickt werden. Die Erfahrung zeigt zudem, dass es bei der Ist-Analyse sinnvoll ist, einen externen Berater hinzuzuziehen, der die Prozesse neutral – das heißt ohne Betriebsbrille – betrachtet. Außerdem kann er bei möglichen Interessenkonflikten zwischen den Abteilungen moderieren und so „den Druck aus dem Kessel nehmen“.

Kriterien für die Auswahl einer Workflow-Lösung

Sind die Schwachstellen vorhandener Prozesse identifiziert und alle Beteiligten zusammengeführt, geht es darum, die Abläufe mit einem Workflow-System neu zu modellieren. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung sollte – neben Funktionalität und Schnittstellen – auch die Flexibilität in Augenschein genommen werden. Diese betrifft vor allem das Modellieren von Abläufen, wofür idealerweise keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Am einfachsten ist es, wenn die Workflow-Lösung einen grafischen Modellierer bereithält, mit dem die gewünschten Abläufe inklusive Verzweigungen per Drag-and-drop zusammengestellt werden können. So sind selbst komplexe Arbeitsabläufe schnell und einfach zu digitalisieren.

Rechnungsverarbeitung als Einstieg

Insbesondere die Verarbeitung eingehender Rechnungen lässt sich über Workflow-Mechanismen automatisiert abbilden. Die Belege können aus verschiedenen Eingangskanälen (E-Mail, Post etc.) gebündelt und zur formellen Freigabe an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Der nächste Schritt könnte dann das Einbinden der Fachbereiche sein, die weitere Bearbeitungsschritte bzw. Freigaben vornehmen. Ist dieser Prozess erfolgreich durchlaufen, werden die Rechnungen zur Verbuchung und Bezahlung automatisiert an entsprechende Systeme übergeben.

Ein besonders hoher Automatisierungsgrad lässt sich bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Bestellbezug erreichen. Dazu werden die einzelnen Positionen der Rechnungen ausgelesen und der Workflow-Lösung zur Verfügung gestellt, die diese dann mit der im ERP-System gespeicherten Bestellung abgleicht. Stimmen die Daten überein oder liegen Abweichungen innerhalb zuvor definierter Toleranzgrenzen, so erfolgt die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen ohne menschlichen Eingriff (Stichwort: Dunkelverarbeitung).

Lessons learned

Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und automatisieren wollen, sollten diese zunächst akribisch unter die Lupe nehmen, um vorhandene Schwachstellen aufzudecken. Zudem ist es empfehlenswert, die involvierten Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen. Bei der Auswahl eines Workflow-Produktes wie z.B. von EcoDMS sollte darauf geachtet werden, dass sich die Abläufe damit grafisch modellieren lassen. So steht der Mission „Prozessautomatisierung“ kaum noch etwas im Wege.

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