Kettenreaktion

Um mit einer SCM-Software zu arbeiten, müssen Nutzer die Daten aus beliebigen Drittsystemen wie Excel einfach und schnell in das System laden können. Hinterlegte Abkürzungen, Formeln und definierte Tabellenstrukturen dürfen nicht verloren gehen. Die Kernfunktion einer SCM-Software besteht in der Durchführung umfangreicher Berechnungen, wie etwa eines Vergleichs der importierten Daten mit denen des vergangenen Jahres oder Quartals. Die Daten sollten sich neu berechnen, sobald sich eine Variable ändert – auch auf Jahres-, Monats- oder Tagesebene. Insbesondere große Mittelständler profitieren davon, wenn alle Abteilungen ihre Daten separat eingeben können und die Software dann ein Gesamtergebnis errechnet. Beschleunigen lässt sich die Supply-Chain-Planung, wenn Anwender die Software mithilfe von Short Keys bedienen können. Über „Ctrl + Page Up“ etwa gelangen sie zur vorherigen Tabelle. Für eine optimale Usability sollte das Tool eine vollständige Übersicht aller Tastenkombinationen beinhalten.

Weiterhin wichtig ist die Sortierung von Daten und Elementen – etwa gemäß ihrer Wertigkeit, in aufsteigender und absteigender Reihenfolge. Sortierte Daten vereinfachen die Erstellung von Reports z.B. in der Waren- oder Ladenplanung. Limits zu definieren, ist elementar für die saisonale Planung. Bei der vorsaisonalen Planung müssen Anwender wissen, bis wann ein Produkt hergestellt sein muss. Doch es sollte auch während der Saison möglich sein, den Plan auf Lücken zu überprüfen, etwa ob sich der bisherige Umsatz mit dem Warenbestand im Lager deckt. Abweichende Werte muss das System automatisch markieren und gesondert anzeigen. Zudem sollte es möglich sein, danach zu suchen. Erfahrungsgemäß ergeben sich im Saisonverlauf kurzfristige Änderungen, die es abzubilden gilt. Damit Nutzer sich nicht durch den kompletten Plan arbeiten müssen, sollten sie per Suche direkt in das gewünschte Feld springen und dort die Daten ändern können. Wichtig ist auch, neue Kategorien in einen Plan einfügen zu können, etwa welche Farbe die Kleidung der Mitarbeiter einer neuen Filiale haben soll. Zudem sollte es möglich sein, die Daten auf Basis der neuen Kategorien zu analysieren.

Um eine Zelle in einer Tabelle zu aktualisieren, sollte man ihre Wertigkeit in Prozent ausdrücken können: Welchen Beitrag leistet der Wert in einer Zelle zum Gesamtplan? Voraussetzung ist, dass die Software die Eingabe von Prozentangaben unterstützt. Nützlich ist diese Funktion bei der Channel-Planung: Anhand von Prozentangaben lässt sich nachvollziehen, welchen Beitrag ein Vertriebskanal zum Gesamtumsatz leistet. Um wiederum formatierte Daten und Tabellen in Excel zu exportieren, muss die SCM-Lösung ein entsprechendes Wizard haben. Es sollte den Export kompletter Dateien und von Teilen einer Datei erlauben, etwa sortiert nach Produktgruppen. Wichtig ist zudem, wenn das Wizard dafür sorgt, dass Excel entweder eine neue Arbeitsmappe erzeugt oder die Daten in eine bestehende Mappe einfügt. Informationen hinter der exportierten Datei müssen ebenfalls übertragen und automatisch an der richtigen Stelle eingefügt werden. Von diesen Möglichkeiten profitieren Mittelständler insbesondere bei der Erstellung von Reports, die auf in der Planungssoftware gespeicherten Daten basieren. Auch ist es möglich, Daten jenen Mitarbeitern zugänglich zu machen, die keinen Zugang zum Planungssystem haben.

Nicht zuletzt sollte das Tool über eine integrierte Online­hilfe und ein Wissenscenter verfügen. Über ein Suchfeld findet der Nutzer dann schnell eine Antwort und erklärende Hintergrundmaterialien, Release-Übersichten und Support-Richtlinien. Wenn im Wissenscenter auch Leitfäden für Administratoren und Anwender samt Glossar hinterlegt sind, umso besser.