KI im Rechnungswesen

Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in den unterschiedlichsten Bereichen unseres Lebens. Auch viele Unternehmer erkennen, welche Möglichkeiten die technische Entwicklung  eröffnet, etwa im Rechnungswesen und Controlling. Wie ist der Status quo der Mittelständler, wenn es um KI im Rechnungswesen geht?

KI meets Bürokratie

Der deutsche Mittelstand ist geprägt von Unternehmen, die ihr Metier verstehen und durchaus neue Technologien wie KI gekonnt einsetzen. Allerdings wird noch selten darüber nachgedacht, administrative Vorgänge wie Rechnungswesen und Controlling mit KI zu verknüpfen. Viele Entscheidungen, die im Rechnungswesen und im Controlling getroffen werden, sind durch klare Prozesse definiert – der dabei entstehende Arbeitsaufwand ist heutzutage jedoch nicht mehr vertretbar. Mit KI können erlernte Verfahren mittels vorhandener Daten trainiert und deutliche Leistungssteigerungen erzielt werden.

Das spezifische Fachwissen im Mittelstand konzentriert sich in der Regel jedoch auf Industrie-Know-how. KI-Projekte in den Bereichen „Rechnungswesen“ und „Controlling“ werden oft gar nicht erst angepackt oder bleiben hinter den Erwartungen zurück. Genau darin besteht die große Krux: Die Budgets sind zu klein, um selbstständig in speziell angepasste KI-Funktionen für das Rechnungswesen zu investieren, während die meisten verfügbaren Software-Systeme auf Standards setzen, die keinen besonderen Tiefgang haben. Daraus resultiert, dass Fachabteilungen viele Entscheidungen, die durch die KI getroffen wurden, manuell kontrollieren müssen. Und das grenzt an Absurdität, denn: KI soll dem Menschen Aufgaben abnehmen und nicht noch zusätzliche erzeugen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

KI beim Rechnungseingang

Einige Unternehmen automatisieren z.B. ihr Rechnungseingangs-Management bereits mithilfe KI-basierter Software, insbesondere in Teilbereichen wie der Buchstabenerkennung (OCR). Oft braucht es aber den abschließenden Blick eines Mitarbeiters, um Fehler aufzuspüren und zu korrigieren. Wesentlich höhere Automatisierungsgrade werden von hochspezialisierten Anwendungen erzielt, die KI nur für ganz bestimmte Funktionen nutzen und dabei nicht auf Standard-KI-Modelle von der Stange setzen. Hier liegt dann der Fokus auf der wirklich vollständigen Automatisierung: Der Mensch wird nicht nochmal benötigt, um die Entscheidungen der KI zu prüfen.

Ein Blick in die Zukunft

Das Rollenverständnis der Buchhalter und Controller wandelt sich durch den Einsatz von KI: weg von kleinteiligen hin zu kognitiv komplexen Aufgaben. Ob eine Rechnung vollständig korrekt ist, kann bei bestimmten Geschäftsvorgängen zwar kalkulatorisch von der Maschine überprüft werden, nicht aber, ob eine Rechnungsposition z.B. in mehreren Rechnungen doppelt vorkommt. Hier kann KI in Zukunft aushelfen und das Bestellwesen in das Rechnungswesen integrieren.

In Zeiten enger Budgets treffen viele Mittelständler immer mehr datengetriebene Entscheidungen, um die Kosteneffizienz weiter zu steigern. Auch hier kann KI unterstützen, um bestimmte Analysen automatisch anzubieten.

Letztlich weichen die Grenzen zwischen der Buchhaltung und anderen Abteilungen immer mehr auf: Anfragen nach Analysen steigen, sodass einfache Dashboards für rechnungswesenfremde Mitarbeiter oder einfach bedienbare, sprachgesteuerte Dialogassistenten etabliert werden sollten. KI hat somit das Potenzial, auch das Rechnungswesen und die Buchhaltung auf ein neues Level zu heben und den Mitarbeitern Zeit für andere, strategische Aufgaben zu verschaffen.