KI und Automatisierung – Produktivitätsturbo für KMUs

Der deutsche Mittelstand – Kern des wirtschaftlichen Ökosystems und ein Garant für Stabilität und Fortschritt – macht ca. 99 Prozent aller Unternehmen hierzulande aus, zusammen ca. 3,5 Millionen. Damit stellen sie ein Fundament für Dienstleistungen und Innovationen dar, die das tägliche Leben sowie die Arbeitswelt maßgeblich beeinflussen.

In Anbetracht des anhaltenden Hypes um KI erscheint es daher nur logisch, dass auch diese Technologie ihren Einzug in den deutschen Mittelstand findet oder schon gefunden hat. Ihre Integration stellt eine enorme Chance dar: KI kann als Produktivitätsturbo für KMUs fungieren. So hat eine aktuelle Forschungsarbeit des McKinsey Global Institute (MGI) gezeigt, dass generative KI-Technologien, wie beispielsweise ChatGPT, das Potenzial besitzen, einen jährlichen Anstieg der globalen Produktivität in einer Größenordnung von 2,6 bis 4,4 Bio. US-Dollar zu generieren.

Typisch Deutsch: Vorsicht vor KI oder Chancen verpassen?

Die gesellschaftliche Debatte hingegen wird häufig von Bedenken über potenzielle Risiken dominiert – typisch Deutschland, möchte man schon fast sagen. Datenschutz und -sicherheit, Mangel an Fachwissen und hohe Kosten werden immer wieder genannt, um die Implementierung zu vertagen. Trotz der vielfältigen Möglichkeiten, die KI im beruflichen Umfeld bietet, zeigt die Studie „The Promises and Pitfalls of AI at Work“ von Salesforce, dass es oft an klaren Richtlinien und grundlegendem Wissen für die Nutzung von KI am Arbeitsplatz mangelt. Sie basiert auf Befragungen von insgesamt 14.000 Arbeitnehmer:innen aus 14 verschiedenen Ländern, darunter etwa 1.000 aus Deutschland. Die Studie verdeutlicht, dass nur etwa ein Viertel der deutschen Angestellten KI am Arbeitsplatz einsetzt – weit hinter den US-amerikanischen Kolleg:innen, die den Spitzenplatz belegen. Es stimmt, KI stellt sich als ein multidimensionales Feld dar und vor allem der Datenschutz erfordert eine umsichtige Beachtung. Kann es sich Deutschland aber überhaupt noch erlauben, zu zaudern? Eigentlich nicht, fällt das Land im internationalen Wettbewerb doch stetig zurück.

In der KI-Welt gestaltet sich die Entwicklung einer umfassenden Strategie, die den unterschiedlichen Reifegraden der Technologie sowie ihrer optimalen Anwendung gerecht wird, als eine komplexe Aufgabe. Diese Herausforderung erfährt eine zusätzliche Verstärkung durch die heterogene Landschaft des Mittelstands, die durch eine Vielfalt an Unternehmensgrößen und -strukturen charakterisiert ist. Insbesondere kleinere Betriebe sehen sich beim erstmaligen Einsatz von KI mit diversen Schwierigkeiten konfrontiert, die vom Risiko-Management, über die Umgestaltung betrieblicher Abläufe bis hin zur Schulung ihrer Mitarbeiter:innen reichen.

Obwohl diese Aufgaben zunächst entmutigend erscheinen mögen, ist es doch von essenzieller Bedeutung, dass Unternehmen zeitnah handeln, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der Anfang muss dabei nicht zwangsläufig kompliziert sein. Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von KI ist das Vorhandensein von Daten. Sobald diese Basis geschaffen ist, kann mit der Automatisierung und Digitalisierung interner Prozesse begonnen werden.

Viele Probleme, eine Lösung: Vier unverzichtbare Vorteile von KI und Automatisierung

KI und Automatisierung bieten KMUs eine Reihe von Vorteilen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz erheblich steigern können – auch zum Wohle ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen. Immer an ihrer Seite sollten sie allerdings eine Produktivitätsplattform wie Slack haben, die sie bei der Optimierung der einzelnen Maßnahmen unterstützen kann:

Arbeitserleichterung durch Routinetätigkeiten: Einer der größten Vorteile der KI ist die Fähigkeit, Arbeitsprozesse zu automatisieren. Diese Systeme können wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben übernehmen, wie z.B. das Schreiben von Protokollen und Berichten, wodurch wertvolle Arbeitszeit für kreative und strategische Aufgaben freigesetzt wird. In einem KMU, wo Ressourcen oft begrenzt sind, kann diese Effizienzsteigerung einen signifikanten Unterschied machen. Auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen wird so besser genutzt, was langfristig zu einer Steigerung der Zufriedenheit führt. Auch Slack kann Routineaufgaben durch benutzerdefinierte Workflows automatisieren, wozu nicht einmal ein Code erforderlich ist. Mit Slack-Workflows optimiert das FinTech Bitpanda beispielsweise seine Ticketerstellung und ermöglicht eine nahtlose (Aufgaben-)Koordination.

Kostensenkung: Durch die Automatisierung von Prozessen können KMUs erhebliche Betriebskosten einsparen. Weniger Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben bedeutet, dass Ressourcen effizienter für strategische oder innovative Projekte genutzt werden können. Slack unterstützt diesen Prozess, indem es die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team vereinfacht und somit die Produktivität steigert. Mithilfe des Workflow-Builders können Teammitglieder ganz einfach per Drag-and-Drop automatisierte Prozesse erstellen, um sicherzustellen, dass alle kreativer, präziser und effizienter arbeiten können. Auch Slack-Channels sind der perfekte Ort für Brainstorming, das Teilen von Updates und Unterhaltungen zu archivieren.

Kundenkommunikation leicht gemacht: KI-basierte Tools wie Chatbots ermöglichen eine personalisierte Kommunikation mit Kund:innen. Sie können Anfragen rund um die Uhr bearbeiten, was die Kund:innenzufriedenheit erhöht und gleichzeitig das Personal entlastet. Gut aufbereitete Daten über Kund:innenwünsche sind essentiell für einen zielgerichteten Vertrieb. Auch die Firma kann ihre Strategien gegebenenfalls neu ausrichten, um besser mit ihrer Kundschaft zu interagieren und ihre Produkte und Leistungen zu verbessern.

Risiko-Management und Entscheidungsfindung: KI kann große Datenmengen analysieren und wertvolle Einsichten liefern, die KMUs dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dies kann von Marktanalysen bis hin zur Optimierung interner Prozesse reichen. Hier kann sie auch helfen, Risiken zu identifizieren und zu managen, indem sie Muster und Anomalien in Daten erkennt. Langfristig kann auch dies zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Das Slack-App-Verzeichnis bietet eine beeindruckende Auswahl von über 2.600 Apps, darunter leistungsstarke Analyse-Tools wie Tableau, die es Unternehmen ermöglichen, auf schnelle und unkomplizierte Weise auf Daten zuzugreifen, sie zu visualisieren und zu analysieren, was eine wesentliche Komponente für fundierte geschäftliche Entscheidungen darstellt.

KI-Schrecken überwinden

Die Integration von KI und Automatisierung ist für KMUs kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um im heutigen Wettbewerbsumfeld zu bestehen. Mit ihren vielfältigen Vorteilen, von Effizienzsteigerung bis hin zur Kostensenkung, ermöglichen diese Technologien KMUs, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Plattformen wie Slack sind ein wesentlicher Faktor, indem sie eine effiziente, moderne Arbeitsumgebung schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team fördert. Für KMUs, die zukunftsorientiert denken, ist die Anwendung von KI und die Nutzung von Produktivitätsplattformen wie Slack der Schlüssel zum Erfolg.

Bildquelle: Slack