„Kleiner Hebel, große Wirkung“

ITM: Herr Oeschger, welche Vorteile kann die Verwendung von elektronischen Signaturen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bringen?
Oeschger: Hier gilt das Prinzip „Kleiner Hebel, große Wirkung”. Die E-Signatur ermöglicht Unternehmen, Prozesse vollständig zu digitalisieren und so das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. Also genau das zu erreichen, wonach sämtliche Wirtschaftsbereiche heutzutage streben. Nervende und teure Medienbrüche fallen weg. Daher gehört die Prozessoptimierung zweifellos zu den größten Vorteilen. Die E-Signatur spart enorm viel Zeit im Vergleich zum klassischen Prozedere: Ausdrucken, unterschreiben, ein­scannen und zur Post laufen – das alles lässt sich heute mit einem Klick erledigen. Verträge können so schneller abgeschlossen und Geschäftsprozesse damit beschleunigt werden. Auch wenn ich als Unternehmen weltweit agiere, ist es bezüglich der Signatur völlig egal, wo sich meine Partner, Kunden und Mitarbeitenden gerade aufhalten: Alle können jederzeit von überall und unabhängig vom Gerät elektronisch signieren. Nicht zu vernachlässigen ist der Nachhaltigkeitsaspekt. Viele Unternehmen wünschen sich papierlos zu werden und mit wertvollen Ressourcen wie Wasser und Energie schonend umzugehen. Wir haben für unsere Lösung hochgerechnet, dass sie im vergangenen Jahr 1,7 Millionen DIN-A4-Blätter Papier eingespart hat.

ITM: Wie steht es denn konkret um die Rechtsgültigkeit von elektronischen Unterschriften sowie um die Datensicherheit?
Oeschger: Zu Punkt eins gibt es eine klare Antwort: E-Signaturen sind rechtsgültig. Die entsprechenden Rahmenbedingungen sind gegeben: In Deutschland bestimmen die EU-Verordnung eIDAS sowie das BGB die Nutzung der E-Signatur. Die eIDAS definiert drei verschiedene E-Signatur-Standards: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur, die die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann. Die Wahl des E-Signatur-Standards ist von geltenden Formvorschriften und internen Richtlinien bzw. vom Haftungsrisiko abhängig. Kurz: Verschiedene Dokumente, verschiedene rechtliche Anforderungen, doch für alle gibt es eine passende Lösung. Was das Thema „Datensicherheit“ angeht, sollten sich Unternehmen vor der Wahl eines Anbieters vor allem diese Fragen stellen: Wo werden meine Daten gespeichert – und habe ich Vertrauen in diesen Server-Standort? Werden alle Datenschutzrichtlinien nach DSGVO eingehalten? Und sind meine Dokumente nach dem Hochladen in der Cloud bestmöglich geschützt?

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Welche möglichen Stolperfallen sollten KMU bei der Imple­mentierung beachten?
Oeschger: Von entscheidender Bedeutung ist die Wahl des richtigen E-Signatur-Standards. Denn die falsche Auswahl kann teuer werden oder andere unerwünschte Folgen haben. So können etwa aus nicht korrekt signierten befristeten Verträgen unbefristete Verträge werden. Ist der passende Weg einmal gewählt, ist man aber auf der sicheren Seite. Ein weiterer wichtiger Punkt gerade für KMU ist eine einfache und stufenweise Einbindung der ­E-Signatur-Lösung in die bestehenden Prozesse. Ich kann z.B. ohne große Anfangsinvestitionen mit der Umstellung auf die E-Signatur in einer Abteilung wie dem Einkauf starten. So kann ich in einem ersten Anwendungsfall, etwa dem Unterschreiben von Lieferantenverträgen, Erfahrungen sammeln und erst dann die E-Signatur in anderen Abteilungen ausrollen. Ich brauche dafür auch keine zusätzliche Hardware. Ich kann klein starten und schnell Fahrt aufnehmen.

Bildquelle: Skribble AG