Kollege KI übernimmt zuverlässig

Für die Mitarbeiter in der Buchhaltung erschließen sich die Merkmale einer Rechnung in der Regel auf den ersten Blick. ECM-/DMS-Systeme stehen hier im Rahmen der digitalen Dokumentenklassifizierung vor größeren Hürden, wie etwa uneinheitlich positionierte Informationen und Schreibweisen von Schlüsselwörtern. Künstliche Intelligenz (KI) oder Machine Learning (ML) können die Trefferquote deutlich erhöhen – und gerade in mittelständischen Unternehmen einen enormen Automatisierungsschub bei der Rechnungsbearbeitung liefern. 

Schnellere Prozesse, weniger Fehler

Vier von zehn Firmen erstellen mittlerweile ihre Rechnungen elektronisch. Das ergab eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom bei über 500 Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten in Deutschland durchgeführt hat. Diese Unternehmen nutzen bereits die Vorteile, die ihnen digitale Rechnungsverarbeitung bietet: Beschleunigte Prozesse, deutlich weniger Fehler und geringere Kosten. Aber es gibt auch einen großen Anteil von Unternehmen, in denen weiter auf unstrukturierte Rechnungsformate wie die Digitale Rechnung im PDF-Format (60 Prozent) oder die Papierrechnung (87 Prozent) gesetzt wird. Dort ist der Brieföffner wohl der wichtigste Bestandteil der täglichen Eingangsrechnungsverarbeitung geblieben – angesichts des aktuellen Wandels der Arbeitswelt und der digitalen Transformation ein absolutes No-go. Hier erlauben es moderne ECM-/DMS-Lösungen mit KI-Unterstützung den Unternehmen, sämtliche manuellen Instrumente abzulösen und auf eine umfassende Automatisierung mit einem ganzheitlich digitalen Ansatz zu setzen. 

Die große Herausforderung bei der Verarbeitung von Dokumenten aller Art besteht allerdings darin, dass sie richtig kategorisiert werden müssen. Das gilt sowohl für analoge Dokumente in Papierform als auch für „halb digitale“ elektronische PDFs. Wer trifft diese Entscheidung normalerweise? Buchhalter, die damit beauftragt sind, Dokumente zu scannen oder an die entsprechenden Kollegen weiterzuleiten. Sowohl hier als auch im weiteren Prozessverlauf – etwa bei der Übertragung von Buchhaltungsdaten in andere Systeme – können Fehler auftreten. Selbst die in einem Scanner integrierte OCR-Funktionalität bietet keine zuverlässige Garantie dafür, dass alle Informationen auf Anhieb korrekt aus dem Dokument extrahiert werden können. 

Die KI muss erst trainieren

Content-Services-Plattformen und Informationsmanagement-Anwendungen, wie z.B. Yuuvis Momentum von Optimal Systems, die mittels ML entsprechende Inhalte erkennen und verarbeiten, stellen den nächsten Schritt in der Dokumentenklassifikation dar. Der Begriff „Künstliche Intelligenz“ wird in diesem Zusammenhang zwar oft verwendet, ist aber nicht direkt anwendbar. Das liegt daran, dass ein KI-System erst antrainiert werden muss: Es muss lernen, was eine Rechnung ausmacht.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Mittels „Natural Language Processing (NLP)“ wird die natürliche Sprache erfasst und über Algorithmen verarbeitet. Die Qualität der Daten, mit denen ein ECM-System mit KI-Unterstützung trainiert wird, ist der entscheidende Faktor für dessen „Intelligenzquotienten“. Hierfür werden historische Rechnungsdaten des Unternehmens verwendet, von denen man weiß, dass sie korrekt sind. Nachdem das System auf diese Weise trainiert wurde, ist es bereit für neue Dokumente. Durch die Einstellung von Schwellenwerten kann der Sachbearbeiter prüfen, mit welcher Wahrscheinlichkeit das System erkennt, dass es sich um einen spezifischen Kunden handelt. Ist dieser Schwellenwert bereits entsprechend hoch, ist eine erneute Prüfung nicht mehr notwendig. Wenn das System etwa davon ausgeht, dass es sich bei dem Beleg zu 99,98 Prozent um eine Rechnung handelt, gibt es daran kaum Zweifel. Da alle im Beleg erkannten Positionsdaten entsprechend eingeschätzt und als Prozentwert angezeigt werden, kann der Sachbearbeiter die Validierung Schritt für Schritt durchführen. Die Ergebnisse der menschlichen Bewertung fließen in das System zurück und verbessern die Erkennungsqualität stetig. Künftig gilt dann bei der Rechnungsbearbeitung: „Das übernimmt Kollege KI, der kann das besser!“

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