Komfort am Ohr

So konnte Maierl nicht nur 25.000 Euro für Telefonleitungen sparen, sondern auch die laufenden Betriebskosten senken. Von der neuen IP-PBX profitieren auch die Urlauber: Mit Hilfe eines Hotelmoduls, das den spezifischen Bedarf der Branche erfüllt, kann Maierl seine Gäste heute noch besser betreuen.

Kitzbühel und das Hahnenkamm-Rennen sind ebenso legendär wie die Maierl-Alm, die 1932 als eines der ersten alpinen Hotels überhaupt eröffnet wurde. Die Skipisten in Kitzbühel zählen zu den besten der Welt. Um die anspruchsvollen Gäste nach dem Sport noch besser verwöhnen zu können, wurde die Maierl-Alm komplett saniert. Neben dem Hotel gibt es jetzt auch fünf exklusive Luxus-Chalets mit privatem Spabereich, zusätzlich zum hoteleigenen Pool und Wellnessbereich – mit Blick auf die Berge.

Im Zuge der Renovierung stand auch die Entscheidung für eine neue Telefonanlage auf der Agenda. Bei Maierl-Alm und Chalets fiel die Wahl auf das Voice-over-IP-Telefonsystem von 3CX.

Bestehende Hardware nutzen

Als erste Investition in die neue IT-Infrastruktur hat Maierl ein drahtloses Netzwerk (WLAN) zur Datenübertragung eingerichtet. Da das IP-Telefonsystem diese neue IT-Umgebung nutzt, war keine aufwendige Spezialverkabelung nötig. Mit einer Hardware-Telefonanlage hätte das Hotel Telefonleitungen verlegen und Netzpunkte installieren müssen – für geschätzte 25.000 Euro. Die Zimmer sind mit IP-Tischtelefonen ausgestattet, während das Personal seine Mobiltelefone auch als Endgeräte für die Festnetzanschlüsse nutzt.

Das Hotel hat jetzt einen Windows-Server, auf dem auch die IP-Telefonanlage läuft. So spart es zusätzliche Kosten für Hardware und Administration. „Anstatt eine ‚Black Box‘ zu kaufen, haben wir das Telefonsystem einfach auf dem Server eingerichtet“, erklärt Stefan Pfender, Geschäftsführer der Maierl-Alm GmbH. „Sogar unsere Mitarbeiter können Basiseinstellungen an der Telefonanlage über das Webinterface vornehmen. Zur Administration benötigen wir keine externen Fachkräfte mehr und können flexibler agieren als zuvor.“

Die neue Telefonanlage umfasst 30 IP-Tischtelefone der Marke Grandstream mit 40 Nebenstellen für die Gästezimmer und zehn tragbare DECT-Telefone von Cisco für die Angestellten. Zur Installation gehört außerdem ein Patton-ISDN-4554-Gateway, um das hotelinterne Telefonsystem mit dem Festnetz zu verbinden. Das Hotelmodul ergänzt die IP‑PBX um alle Funktionen, die für Hotels wesentlich sind. Zudem hat Maierl auch etliche iPhones in die VoIP-Telefonanlage integriert, die das Personal als Mobiltelefone und als schnurlose Festnetztelefone zugleich nutzt. So sind die Mitarbeiter überall unter ihrer Festnetzdurchwahl erreichbar.

Das Hotelmodul bietet eine Reihe hotelspezifischer Features, die Arbeitsabläufe unterstützen und Zeit einsparen. Alle Funktionen sind intuitiv über den Webbrowser zu bedienen. Im Gegensatz zu anderen VoIP-Anbietern, die entweder keine hotelspezifischen Funktionen bieten oder diese als teure Sonderversion verkaufen, sind die Erweiterungen bei 3CX kostenlos. In der Praxis erweist sich das Modul als hilfreich, um den Kundenservice zu verbessern: Der Name eines anrufenden Gastes erscheint auf dem Display der Telefone von Rezeption, Restaurant und Management. So können die Mitarbeiter Anrufer direkt mit Namen ansprechen und Missverständnisse, etwa beim Zimmerservice, vermeiden. Durch die IP-PBX ist das Personal auch in der Lage, Weckrufe durchzuführen oder die Bitte-nicht-stören-Funktion zu aktivieren. Diese Features gehören in großen Hotels meist zum Standard, bei Maierl genügt nun ein Mausklick zur Aktivierung der Funktion.

Verbesserter Kundenservice

Um die Gäste noch besser zu betreuen, hat sich das Maierl-Team auch an technische Finessen herangetraut, die andere Hotels nicht bieten. Gäste können über ihr Zimmertelefon andere Nebenstellen im Hotel direkt anrufen oder einen Tisch im Restaurant reservieren – ohne sich von der Rezeption verbinden zu lassen. Die Telefonanlage ist auch in das hoteleigene Property- Management-System (PMS) integriert. Das PMS meldet die Gäste automatisch im Telefonsystem an und nach ihrem Auschecken auch wieder ab. Nach dem Check-out ist die jeweilige Durchwahl blockiert und Nachrichten auf dem Anrufbeantworter werden gelöscht. Da die IP-PBX auch Anrufdauer und Kosten an das PMS übermittelt, erhält der Gast seine Telefonrechnung automatisch beim Check-out. Außerdem nutzt Maierl ein Feature, mit dem das Reinigungspersonal den Status eines Zimmers über das Telefon im PMS auf „sauber“ setzen kann. Die Entscheidung für das IP-basierte Telefonsystem von 3CX erweist sich für Maierl als absolut richtig. Das Hotel hat schon bei der Einrichtung der Telefonanlage viel Geld gespart und zugleich die Betriebskosten gesenkt. Gleichzeitig arbeitet Maierl mit dem Hotelmodul effektiver und bietet besseren Kundenservice. Die webbasierte
Administrationsoberfläche und die Tatsache, dass die IP-PBX auf dem Windows-Server installiert werden konnte, machen die Administration des Telefonsystems zudem deutlich einfacher als zuvor. „Wir hatten hohe Erwartungen an die neue VoIP-Anlage“, so das Fazit des Geschäftsführers Stefan Pfender, „3CX hat sie bestens erfüllt."

Maierl-Alm & Chalets

Branche: Hotellerie
Gründung: erbaut 1932
Neueröffnung: November 2010
Unternehmenssitz/Lage: Kirchberg, Österreich, auf einem Hochplateau in 1.225 Metern Höhe mitten im Skigebiet der Kitzbüheler Alpen
Angebot: 13 Doppel- und Einzelzimmer, fünf exklusive Chalets mit je vier Doppelzimmern

www.maierl.at

Bildquelle: © Maierl-Alm & Chalets