„Kommunikation und Kollaboration“

ITM: Herr Mors, wie wirkt sich hybrides Arbeiten auf den Arbeitsalltag im Büro aus?
Mors: Ich würde behaupten, dass hier zwei Welten im Spiel sind: Kommunikation und Kollaboration. Während der Pandemie haben wir unsere erfolgreiche Kommunikation auf Microsoft Teams, Zoom, Slack oder anderweitig verlagert. Dieses Problem ist nun gelöst. Was sich jetzt für viele Unternehmen als schwierig erweist, ist die Verknüpfung von Remote- und Büroumgebungen auf eine Weise, die die Zusammenarbeit fördert. Die Inhalte werden nicht gut verwaltet und sind über verschiedene Systeme verteilt, von E-Mail bis hin zu veralteter Infrastruktur. Unternehmen müssen mit integrierten und sicheren Technologieplattformen eine Grundlage für die Zusammenarbeit schaffen, insbesondere in Bezug auf Inhalte.

ITM: Welche Stolpersteine gilt es in Bezug auf die Kommunikation im Team zu überwinden?
Mors: Inhalte sind für den Erfolg von Unternehmen von zentraler Bedeutung, und Zusammenarbeit beginnt mit dem Austausch von Informationen, häufig in Form von Dateien, Dokumenten oder Präsentationen. Der digitale Austausch dieser Inhalte über eine sichere Plattform optimiert die Sicherheit und Effizienz des Austauschs und des Zugriffs auf Unternehmensinformationen und verbessert die Kooperationsfähigkeit eines Unternehmens unabhängig von geografischen Entfernungen oder der Nutzung von Heimgeräten. Die größte Hürde auf dem Weg dorthin ist die einfache Tatsache, dass das durchschnittliche deutsche Unternehmen immer noch auf Altsysteme und lokale Dateiserver zurückgreift, was zu inkonsistenten Arbeitsabläufen und isolierten Inhalten führt. Durch die Einführung einer zentralen, integrierten Plattform, die Geschäftsanwendungen und -systeme miteinander verbindet, können Unternehmen eine effektivere und sicherere Zusammenarbeit fördern und ihren Mitarbeitern benutzerfreundlichere Arbeitsabläufe bieten.

ITM: Was sind die wichtigsten Anforderungen an kollaborative Tools, um orts- und zeitunabhängige Teamarbeit effizient zu unterstützen?
Mors: In Gesprächen mit unseren Kunden haben wir drei wichtige Faktoren identifiziert, die wir als zentrale Anforderungen an Software betrachten. Der erste Faktor ist die Sicherheit. Mit der zunehmenden Anzahl und Komplexität von Cyberangriffen wird die Bedrohungslandschaft immer größer und das Risiko von Datenverlusten steigt. Software, bei der die Sicherheit an erster Stelle steht, ist von entscheidender Bedeutung, und Funktionen wie Berechtigungen und automatische Klassifizierung sind wichtige Hilfsmittel, um sensible Inhalte zu schützen, indem beispielsweise vertrauliche Dateien nur bestimmten Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Der zweite Faktor ist die Komplexität der Software und ihre Benutzerfreundlichkeit. Sie sollte die Arbeit erleichtern und sich in bestehende Technologien und Backend-Systeme wie SAP, Salesforce oder Workday integrieren lassen, anstatt Hürden aufzubauen oder Arbeitsabläufe zu behindern. Ihre Mitarbeiter müssen es nutzen wollen. Der dritte Faktor ist eng mit dem zweiten verknüpft - Produktivität und Zusammenarbeit. Können Mitarbeiter schneller, besser und nahtloser arbeiten?

ITM: Worauf müssen Unternehmen beim Einsatz von Collaboration-Tools in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz achten?
Mors: Angesichts der wachsenden Bedrohungslandschaft müssen Unternehmen in sichere IT-Anwendungen investieren. Die Bereitstellung robuster Lösungen ist von zentraler Bedeutung, um Bedrohungen abzuschwächen, insbesondere in einem hybriden Arbeitsmodell. Dies kann durch den Wechsel zu Cloud-basierten Lösungen erreicht werden, die Zero-Trust-Modelle und Least Privilege Access in die Sicherheitsarchitektur eines Unternehmens einbetten, um die geringsten Zugriffsrechte und Berechtigungen zu gewähren, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben erforderlich sind. Darüber hinaus schützen Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und fortschrittliche Verschlüsselung die Informationen und stellen sicher, dass alle Personen, die Zugriff haben, ordnungsgemäß autorisiert sind. Anstatt sich für eine SMS-MFA zu entscheiden, die durch gezieltes Phishing ausgenutzt werden kann, sollten Unternehmen Hardware-Schlüssel oder biometrische Authentifizierung verwenden. Durch die Verwendung des FIDO 2.0-Protokolls können Unternehmen ihre MFA vor ausgeklügelten Smishing- und Phishing-Kampagnen schützen.

ITM: Effiziente Tools sind das eine – worauf kommt es in puncto (Arbeits-)Organisation an?
Mors: Effizienz ist mehr als nur Werkzeuge. Es geht auch um den Wert, den Unternehmen aus der Nutzung ihrer Inhalte und Daten ziehen können. Bis 2025 werden 80 Prozent der digitalen Daten weltweit unstrukturiert sein. Unstrukturierte Daten stehen im Mittelpunkt der Arbeitsabläufe in jedem Unternehmen, von der Bildsuche in der Marketingabteilung bis hin zu Vertragsverhandlungen in der Rechtsabteilung. Sie zu sichern, auf sie zuzugreifen und mit ihnen zusammenzuarbeiten, kann unglaublich schwierig sein. Die Cloud ermöglicht die Zentralisierung von Inhalten aller Art, einschließlich unstrukturierter Daten, und unterstützt kollaborative Arbeitsabläufe, die die Zusammenarbeit und die datengestützte Entscheidungsfindung optimieren. Nur auf der Grundlage dieses zentralisierten Datenbestands werden Unternehmen letztlich in der Lage sein, die enormen Fortschritte der KI zu nutzen und ihr volles Produktivitätspotenzial auszuschöpfen. Dies hat Auswirkungen auf jede Rolle innerhalb einer Organisation.

ITM: Was halten Sie von dem sogenannten Workation-Arbeitsmodell – das einen Mix aus remotem Arbeiten und Urlaub verspricht?
Mors: Ich kenne das Konzept des Work-Rotation-Modells aus Deutschland - zum Beispiel sind während der COVID-Pandemie einige Mitarbeiter in andere (oft wärmere) Länder gezogen, um von dort aus zu arbeiten. Insgesamt bin ich ein großer Befürworter flexibler Arbeitsmodelle. In unserem Unternehmen haben wir ein hybrides Modell, das unseren Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, entweder im Büro in einem unserer Zentren oder von zu Hause aus zu arbeiten. Die Richtlinie garantiert auch 30 Tage pro Jahr für "WFA" (Work From Anywhere) oder "Arbeit von überall" außerhalb des regulären Standorts. Wir sind der Meinung, dass dieses Modell zu einer großen Ausgewogenheit führt und positive Auswirkungen für unsere Teams hat. Generell glaube ich, dass wir uns von der Vorstellung verabschieden sollten, dass ein Arbeitsplatz zwangsläufig ortsgebunden ist, da digitale Arbeit überall stattfinden kann.

Bildquelle: Box