Konzentration auf das Wesentliche

Prof. Dr. Volker Steinhübel, Geschäftsführer der Institut für Controlling Prof. Dr. Ebert GmbH, erläuterte in seinem Einleitungsvortrag die Entwicklung des Controllings im Mittelstand. „Controlling ist ein Instrument und eine Führungsphilosophie, mit welcher die Strukturen und Ressourcen sowie die Effektivität der Leistungen und Ziele in Unternehmen und anderen Organisationen nachhaltig optimiert werden können.“ Das Controlling müsse in den mittelständischen Unternehmen weiter ausgebaut werden, „aber nicht im Sinne von mehr Zahlen und mehr Papier, sondern mehr Zukunftsorientierung und Pragmatismus“.

Empfängerorientiertes Berichtswesen

In der Planung werde der Mangel an strategischem Denken oft durch einen übermäßigen Detailgrad und langatmige Planungsprozesse kompensiert. Anzustreben sei hingegen „ein effektives Planungssystem, das die Planung gröber und schneller gestaltet“. Im Berichtswesen habe die Informationstechnologie dazu beigetragen, dass sich die Zahlen und Informationen, welche vor einigen Jahren noch einen hohen manuellen Rechercheaufwand erfordert hätten, heute innerhalb von Sekunden erfassen und analysieren ließen. „Jedoch verleiten diese Möglichkeiten den Berichtsersteller oftmals dazu, jede erdenkliche Information in die Berichtsstruktur integrieren zu wollen. Das Resultat: Ein gut gemeinter ‚information overflow‘, der den Empfänger überfordert und die Suche nach den wirklich wichtigen Informationen mühsam und zeitaufwendig werden lässt.“ Prof. Dr. Steinhübel plädiert für ein schlankes Berichtswesen mit aggregierten, empfängerorientierten und auf die Abweichungen von der Planung fokussierten Informationen.

Mittelstandsgerechte Lösung

Andreas Hermanutz, Addison-Geschäftsführer Marketing und Vertrieb, zeigte auf, wie mit der unternehmenseigenen Software mittelstandsorientiertes Controlling umgesetzt wird. Er skizzierte die zentralen Merkmale dieser Lösung:

• Integration: Die Controlling-Lösung ist in die übrigen Anbieterlösungen für das Rechnungs-, Finanz- und Personalwesen integriert. Das Extrahieren der Daten aus der Buchhaltung und anderen operativen Anwendungen ins Data Warehouse sowie die Bereitstellung von Planungs- und Berichtsfunktionen sind Bestandteile einer Gesamtlösung. Dadurch soll ein durchgängiger Datenfluss gewährleistet werden.
• Planung: Der Aufbau einer Unternehmensplanung wird durch Detailpläne zur Planung von Umsätzen, Wareneinsatz, Personal, Investitionen und Finanzierung unterstützt. Dadurch soll den Unternehmen die Möglichkeit geboten werden, ihre Planung schnell durchzuführen.
• Reporting: Mit automatischen Abweichungsanalysen, Prognosen zur Ertrags- und Liquiditätslage, Aufzeigen von Erfolgsfaktoren und Schwachstellen sowie wichtigen Kennzahlen (KPIs) sollen die Berichtsempfänger gezielt mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden.
• Spektrum an Steuerungsinstrumenten: Balanced Scorecards, Szenarioanalysen, Portfolioanalysen und Risiko-Management-Funktionen bieten laut Anbieter weitere Unterstützung für die Unternehmenssteuerung.

„Unser Ansatz im Controlling ist pragmatisch, wie es der Unternehmenskultur im Mittelstand entspricht. Durch die Integration des Controllings in unser Rechnungswesen generieren wir die wichtigen Kennzahlen, Reports und Analysen in einem weitgehend automatisierten Prozess. Darauf können Unternehmen ihr strategisches Handeln gründen, wie Kundenbeispiele zeigen“, so das Fazit von Andreas Hermanutz.

Transparenz

Manuela Murari, Prokuristin und verantwortlich für Buchhaltung und Personalwesen bei der Staudigl-Druck GmbH & Co. KG im bayerischen Donauwörth erklärte, wie die mittelständische Druckerei mit dem Anbieter die Buchhaltung, das Personalwesen und das Controlling managt. Die auf Kalender und Plakate spezialisierte Druckerei erwirtschaftet mit rund 170 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von über 20 Mio. Euro. „Die Software bietet Funktionalität in den Anwendungsbereichen Lohnabrechnung, Finanzbuch¬haltung und Anlagenbuchhaltung – beim Controlling ist die Anbindung an die Finanzbuchhaltung bereits vorhanden.“ Das Unternehmen erstellt damit eine Planung für drei Jahre; mit Abweichungsanalysen werden die Ursachen für Planabweichungen unter die Lupe genommen. „Damit können wir die Geschäftsentwicklung tagesaktuell verfolgen, Abweichungen erkennen und darauf reagieren. Wir verfügen über ein Analyse- und Planungstool, das auf den Bedarf eines mittelständischen Unternehmens zugeschnitten ist und Transparenz sowohl für die Geschäftsleitung als auch für die technische Leitung bietet.“

Integriertes Dokumenten-Management
 
Große Bedeutung hat für Staudigl auch die  Integration des Dokumenten-Management-Systems Docuware, die die automatisierte Buchung und Archivierung der Belege ermöglicht. Die DMS-Funktionen stehen durchgängig innerhalb der Addison-Umgebung zur Verfügung. „Dadurch sparen wir uns die Archivierung auf Papier und ― statt umständlich in Aktenordnern zu suchen ― können wir jederzeit per Mausklick auf die Belege zugreifen“, erläutert die Buchhaltungs- und Personalleiterin.

www.ifc-ebert.de
www.staudigl-druck.de
www.addison.de
www.docuware.com

Bildquelle: © Andreas Dengs /pixelio.de