03.11.2014 Monteure nutzen Smartphones

Küchenspezialist nutzt mobile Arbeitszeiterfassung

Von: Malte Limbrock

Schweiz, Österreich, Deutschland: Die Monteure und Handwerker des mittelständischen Unternehmens Brauchle sind grenzüberschreitend unterwegs. Ihre Arbeitszeiten dokumentieren sie dabei stets mobil per Handy/Smartphone und einer speziellen Softwarelösung.

Die Monteure des Küchenspezialisten Brauchle sind täglich im Dreiländereck unterwegs und mit dem Küchenaufbau beim Kunden beschäftigt.

Wenn die Straßen frei sind, benötigen die Monteure weniger als eine Autostunde, um die Schweiz zu erreichen. Keine 30 Minuten dauert es bis nach Österreich. Das Familienunternehmen aus Wangen im Allgäu ist auf den Handel mit Küchen und Möbeln spezialisiert, eine eigene Außendienstflotte ist für den Aufbau der Ware beim Kunden täglich im Einsatz. Vom Hauptsitz steuern die Monteure nahezu täglich auch die Grenzen der Nachbarstaaten an.

Dass bei vielen Projekten also auch nationale Tarifregelungen bei der Verbuchung der geleisteten Arbeitsstunden berücksichtigt werden müssen, stellte die Verwaltung früher vor eine Herausforderung. Vor allem individuelle Regelungen für Mindestlohn- und Verpflegungsmehraufwände fielen in diesem Zusammenhang ins Gewicht. Als die Außeneinsätze noch mit klassischen Stundenzetteln dokumentiert wurden, war die händische Anwendung der richtigen Tarifregelung nicht nur zeitaufwendig, die Angaben waren oft auch fehlerhaft, weil die Monteure im Laufe eines Tages kaum die Zeit fanden, ihre Tätigkeiten unmittelbar zu dokumentieren.

Monteursflotte mit iPhones ausgestattet

2013 entschied Geschäftsführer Wolfang Brauchle, der das 1957 gegründete Familienunternehmen in der zweiten Generation führt, das mobile Zeitwirtschaftssystem Virtic einzuführen – eine Software-as-a-Service-Lösung. Er stattete seine Monteursflotte mit iPhones aus, auf denen die Applikation vorinstalliert war. Die Außenmitarbeiter erfassen ihre Arbeits-, Pausen- oder Rüstzeiten heute minutengenau über simple Eingaben auf dem Smartphone-Display.

Die gebuchten Zeiten werden automatisch mit den zutreffenden Verrechnungssätzen bewertet und auf die entsprechende Kostenstelle verteilt. In der Verwaltung können die Daten sofort über eine webbasierte Nutzeroberfläche eingesehen und verarbeitet werden. Das gilt auch für Lohnbuchhalter, Controller, Bau- und Projektleiter sowie Geschäftsführung. Über einen Workflow, in dem auch ein umfangreiches Berechtigungssystem greift, werden die Arbeitszeiten von den Vorgesetzten geprüft, freigegeben oder kommentiert und – falls nötig – anschließend von der Personalbuchhaltung korrigiert und um Fehlzeiten ergänzt.

Nach einem Buchungslauf, der alle Buchungssätze auf Basis der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Arbeitszeit-, Vergütungs- und Reisekostenregeln berechnet, können alle Arbeitszeitdaten in die jeweilige Lohnbuchhaltungssoftware des Unternehmens exportiert werden. Sind die Monteure in der Schweiz im Einsatz, wendet das System automatisch den tagesaktuellen Wechselkurs zwischen Euro und Franken auf die Buchung an.

„Natürlich waren meine Monteure anfangs etwas skeptisch. Schließlich bietet das System bessere Kontrollmöglichkeiten für Vorgesetzte, was das tägliche Geschehen auf ihren Baustellen angeht“, sagt Wolfgang Brauchle. „Heute sind jedoch auch sie vom System überzeugt, nicht nur wegen der komfortablen Erfassungsmethodik, sondern weil es ihnen weitere Vorteile bietet.“ So schafft das System für beide Seiten Transparenz über die tatsächlich geleisteten Stunden. Auch die Mitarbeiter haben internetbasiert jederzeit Zugriff auf ihr Stundenkonto. So können zudem beispielsweise Verpflegungsmehraufwendungen mithilfe der Echtzeitdokumentation schon wenige Tage nach der Reise durch den Arbeitgeber beglichen werden – früher dauerte dies mehrere Wochen.

Das System verfügt jedoch auch über Anwendungen jenseits der Arbeitszeitendaten: So plant Wolfgang Brauchle beispielsweise die Integration einer Fotofunktion. Mit dieser können Monteure vor Baubeginn und während der einzelnen Projektphasen den Stand der Dinge durch Fotos mit ihren Diensthandys dokumentieren. Die Fotos werden auf Server hochgeladen und können dort anhand ihrer Metadaten (Zeitpunkt, Standort, Mitarbeiter, aktuelle Baustelle) dem jeweiligen Projekt ohne weitere Eingaben des Mitarbeiters automatisch zugeordnet werden. So kann die Verwaltung permanent eine vollständige projektbezogene Fotodokumentation abrufen. „Das sichert uns im Streitfall ab, wenn ein Bauherr beispielsweise behauptet, wir seien für einen Schaden verantwortlich, der jedoch schon vor unserem Einsatz bestanden hat“, erklärt der Geschäftsführer.

„Wir sind sehr zufrieden mit dem System. Vor allem, weil es Abrechnungsgenauigkeit und Transparenz für alle Beteiligten schafft. Darüber hinaus ist die Zeitersparnis bei der komplexen Verwaltungsarbeit rund um die geleisteten Stunden meiner Monteure enorm“, resümiert Brauchle. 

Brauchle – Die Küche