„Kunden erwarten heute schnelle Reaktionszeiten“

ITM: Herr Barbato, an welchen Merkmalen lässt sich am besten erkennen, ob ein DMS-Produkt für das Unternehmen über- oder unterdimensioniert ist?
Barbato: Aus meiner Sicht sind die Einführungszeit, der „Return on Invest (ROI)“ und die Nutzerfreundlichkeit wichtige Kriterien, die im Auswahlverfahren en détail besprochen werden müssen. Der Einführungsprozess sollte mit einem standardisierten Vorgehen und einem bereits definierten Funktionsumfang transparent dargelegt sein. So ist schnell zu erkennen, ob die Lösung zu meiner Unternehmung passt oder auch Prozesse und Features enthält, die überdimensioniert sind. Es ist immer sinnvoll auf ein modulares DMS mit fertigen, aber leicht anpassbaren Lösungen zu setzen. Damit können Unternehmen bei Veränderung und Expansion den Umfang mit entsprechenden Tools erweitern. Auch der ROI sollte schnell erreichbar sein, schließlich ist ein DMS – wenn es richtig eingesetzt wird – immer mit Kosteneinsparungen verknüpft. Nach unseren Erfahrungen muss sich ein solches DMS spätestens nach sechs Monaten amortisieren. Wesentlich längere Zeiten können ein Hinweis auf einen zu großen Umfang sein. Nicht zuletzt gibt auch der erste Eindruck der Software, z.B. des Clients, im Vorfeld Aufschluss über die Nutzbarkeit in der täglichen Arbeit. Zu viele für das Unternehmen irrelevante Optionen sind ein Indiz für einen nicht passenden Funktionsumfang.

ITM: Wie lassen sich die digitalisierten Dokumente am besten schützen, ohne dass der Arbeitsalltag unnötig erschwert wird?
Barbato: Den Spagat zwischen Anwenderfreundlichkeit, umfassendem Schutz und revisionssicherer Aufbewahrung von Dokumenten schafft ein DMS nur mit einem dreistufigen Sicherheitskonzept: Dieses sollte eine detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigung bis auf die Benutzerebene mit einer serverbasierten Verschlüsselung von Datenbank und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen, um Manipulationsversuche aufzudecken, kombinieren. Gefordert sind eben keine objektorientierten Berechtigungen (z.B. ACLs), sondern ein lösungsorientiertes Berechtigungssystem, das sich sowohl in vorhandene Benutzerverwaltungen wie das Windows Active Directory (AD) integriert, als auch individuelle Anforderungen ermöglicht. Eine Rechtestruktur auf Basis von Dokumentarten mit Integration in geläufige Technologien machen es dem IT-Admin leicht, die Anwender entsprechend ihrer Aufgaben im DMS zu berechtigen.

ITM: Welche Features und Funktionen sind für den DMS-Einsatz im Mittelstand besonders nützlich?
Barbato: Kunden erwarten heute schnelle Reaktionszeiten, da Geschwindigkeit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist. Mit DMS-Produkten wie unserem können Dokumentenprozesse mit Workflows durchgängig automatisiert und beschleunigt werden. Dafür ist es wichtig, dass ein DMS in die Fachanwendungen des Unternehmens (z.B. CRM, ERP, E-Mail und Office-Anwendungen) integrierbar ist, sodass sowohl notwendige Daten für den Workflow aus den Fachanwendungen benutzt werden können als auch Anwender von jedem Ort zu jeder Zeit und aus jeder Anwendung auf die Informationen des DMS zugreifen können. Damit einher geht eine schnelle wie einfache Suche nach digitalen Akten und damit zusammenhängenden Belegen. Denn Dokumente werden bei ihrer Archivierung automatisch indexiert und so zu den Akten oder Vorgängen zugeordnet, sodass Anwender jederzeit einen Überblick über den gesamten Vorgang haben. Für Mittelständler empfehlen sich darüber hinaus fertige Lösungen, die neben der rechtssicheren und GoBD-konformen Archivierung auch digitale Aktenstrukturen und vorkonfigurierte Workflows mitbringen, um die Arbeitsorganisation zu strukturieren, Standardprozesse zu automatisieren und Transparenz zu schaffen. So werden eingehende Dokumente vollautomatisch via Belegleser ausgelesen, interpretiert, geprüft, anhand vordefinierter Prozesse zugeordnet und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Im Ergebnis lassen sich Kosten senken, Fehler reduzieren, Mitarbeiter entlasten und vor allem Zeit sparen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Kann Künstliche Intelligenz (KI) im Dokumenten-Management schon eine Rolle spielen?
Barbato: KI spielt schon lange eine große Rolle bei fortschrittlichen DMS-Produkten. Vor allem werden in strukturierten Prozessen wie der Eingangsrechnungsverarbeitung KI-Methoden genutzt, die automatisiert den Kreditor erkennen, Daten extrahieren, validieren, die Kontierungsinformationen abrufen und an das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) weiterleiten. Im besten Fall spricht man hier von einem komplett automatisierten Prozess, der sogenannten Dunkelbuchung. Generell werden User in repetitiven und auch langweiligen Aufgaben durch KI-Technologien optimal unterstützt.

Bildquelle: Proxess