Läuft wie geschmiert

Wenn morgens die Zeit knapp und der Kaffee alle ist, kann das ganz schön nerven. Schnell zur Back-Factory um die Ecke: Hier gibt es neben einem frischen Latte Macchiato auch leckere Donuts oder ein Käsebrötchen für die Mittagspause. Hinter Back-Factory steht die Großbäckerei Harry-Brot GmbH, einer der größten deutschen Backwarenhersteller in Familienbesitz. Rund 80 Prozent der aktuell über 130 Back-Factory-Shops werden von Franchise-Partnern betrieben. Hinzu kommen eigene Filialen. Sollten hier eines Morgens Kaffee, Körnerbrötchen oder Apfeltaschen fehlen, wäre das anders als in der heimischen Küche nicht nur ärgerlich: Es könnte Kunden und den Ruf kosten.

Um alle Waren- und Datenströme jederzeit im Griff zu haben, setzt Back-Factory auf die ERP-Software von Godesys. Als erste bundesweite Selbstbedienungsbäckerei verbindet Back-Factory die klassische Selbstbedienungsbäckerei mit moderner Kaffeebar im Lounge-Design. Zukunftsorientierung hat im Unternehmen hohe Priorität. Hierzu gehört auch ein modernes Warenwirtschaftssystem, von dem sich Back-Factory zu Beginn des Auswahlprozesses vor allem Effizienzsteigerung und Automationsgewinn wünschte. Hinzu kamen eine höhere Stabilität und geringere Fehleranfälligkeit in den Prozessen.

Ende des Datenwirrwarrs

Gerade wenn es darum geht, mit Lieferanten via elektronischem Datenaustausch (EDI) zusammenzuarbeiten, kann sich der Mittelständler heute auf ein solides System im Hintergrund, bei dem alle Daten zusammenlaufen, verlassen. Die Filialen nutzen ein Kassensystem, das an das ERP-System angebunden ist. Doch wie unterstützt das automatisierte Warenwirtschaftssystem Back-Factory konkret? Vor Beginn der Software-Unterstützung mussten die Filialen direkt bei den Lieferanten bestellen – teilweise täglich, je nach Bedarf. Viele verschiedene Lieferanten sorgten auch für sehr unterschiedliche Bestell- und Logistikabläufe. So bringt Harry die Backwaren und andere ausgewählte Partner liefern weitere Zutaten für die belegten Artikel sowie Kalt- und Warmgetränke. Im Anschluss erhielt die Back-Factory-Zentrale die Rechnung und belastete wiederum die Filiale. EDI sorgt heute dafür, dass diese Daten automatisch importiert werden. Back-Factory kann die Weiterbelastung an die Partner mit geringerem Arbeitsaufwand und direkt erstellen. Durch das System läuft ein sehr großes Datenvolumen. Dass sich die Mitarbeiter nicht mehr mit jeder dieser rund 40.000 Auftragspositionen im Monat beschäftigen müssen, erspart ihnen viel Arbeit.

Andreas Fricke, kaufmännischer Leiter bei Back-Factory, erläutert die Entscheidung für das ERP-System: „Die Lösung hat uns das Reaktionsvermögen gegeben, das wir benötigen. Dazu gehören beispielsweise Schnittstellen für die Kommunikation über EDI und die Anbindung mit den Kassensystemen.“ Ein weiterer großer Vorteil sei die Open-Source-Technologie, die Grundlage für die Entwicklung und Integration von betriebswirtschaftlichen Anwendungen ist. Mit dem im Standardumfang enthaltenen Customizer-Tool kann Back-Factory Änderungen und Optimierungen am System eigenständig durchführen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen: „Das ermöglicht uns Kosteneinsparungen“, so Fricke.
Mithilfe des zentralen Systems sollten insbesondere Prozesse transparenter gestaltet, eine hohe Automatisierung erreicht und die Fehleranfälligkeit manueller Prozesse reduziert werden. Fricke führt aus: „Wir wünschten uns eine moderne Software-Architektur, Bedienerfreundlichkeit, hohe Flexibilität bei möglichen Systemänderungen und Import- sowie Exportschnittstellen.“ Außerdem sollte die Lösung auf Basis von Oracle laufen. Godesys ERP hatte unter 20 Anbietern die Nase vorn. Da Back-Factory EDI-Kommunikation zuvor nicht nutzte, stellte die Qualität der Stammdaten zu Beginn des Projektes eine besondere Herausforderung dar. Die Franchise-Abrechnung ist ein weiterer Bereich, den die neue ERP-Lösung beschleunigt und transparenter gestaltet. Hierbei erhält die Unternehmenszentrale die einzelnen Umsätze aus den Kassensystemen der Franchise-Partner und der eigenen Filialen. Diese Daten laufen über eine Schnittstelle im ERP-System zusammen. Mithilfe der Software lassen sich über die verschiedenen Gebührenmöglichkeiten automatisch die monatlichen Franchise-Abrechnungen erstellen „Mit der ERP-Lösung können wir die Abrechnungen auf Knopfdruck erzeugen. Die manuelle Erstellung wäre extrem zeitintensiv“, erklärt Fricke.

Automatisierte Abrechnungen

Aktuell ist man bei Back-Factory mit der Integration der Kassensysteme beschäftigt. Dies soll in diesem Jahr abgeschlossen werden, wobei die Logistik- sowie Filialbestückungs- und Dispositionsprozesse weitgehend zusammengeführt werden. Dieser Schritt soll die Filialen und die Zentrale entlasten und Arbeitsprozesse transparenter gestalten. Auf Basis der Absatzzahlen aus dem Kassensystem wird Back-Factory tagesgenau die Filialen mit den nötigen Waren neu bestücken können. Ein Beispiel aus der Praxis: Stellt das System fest, dass im Kühlschrank nur noch 15 Flaschen Cola stehen und diese erfahrungsgemäß für die kommenden zwei Tage reichen, wird die Filiale einen Bestellvorschlag für die benötigten Kaltgetränke erhalten. So haben die Shops immer die richtige Menge an Waren parat. Denn aufgrund begrenzten Platzes können sie keine großen Lagerbestände anhäufen. Fricke resümiert: „Dank der ERP-Software werden wir künftig sämtliche Prozesse integrieren können – von der Kasse bis zum Einkauf – und damit enorme Transparenz und Prozesseffizienz erlangen.“ 

Die Back-Factory

• Geschäftsfeld: Die bundesweite SB-Bäckerei verbindet mit ihrem backgastronomischen Konzept Elemente von klassischer SB-Bäckerei und Coffeeshop im modernen Lounge-Design. Back-Factory ist eine Tochtergesellschaft der Großbäckerei Harry Brot GmbH und mit über 130 Standorten am Markt vertreten.
• Gründung: 2002
• Hauptsitz: Hamburg
• Mitarbeiter: 1.500 Mitarbeiter

www.back-factory.de

Bildquelle: © Back-Factory