20.05.2014 Qualifizierte elektronische Signatur

Langzeitarchivierung im Mittelstand

Von: Martin Vondrouš

Mittelständische Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Rechtsgültigkeit, Lesbarkeit und Sicherheit ihrer Dokumente über Jahrzehnte hinweg sicherzustellen. Mithilfe elektronischer Archive können sie auf ihre Informationen zugreifen und Papierberge vermeiden. Archivierungslösungen versprechen die zukunftssichere Speicherung von sensiblen Daten.

Die jüngsten EU-Richtlinien für elektronische Dokumente gestehen diesen die gleiche rechtliche Beweiskraft zu wie Papierdokumenten. Diese Regelung ist bereits im deutschen Signaturgesetz verankert. Allerdings sind elektronische Daten derzeit nur dann rechtsgültig, wenn sie eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen.

Qualifizierte elektronische Signatur

Dies sollte eine Archivierungslösung berücksichtigen. Eine Lösung wie zum Beispiel Long-Term Docs von Software602 validiert elektronische Signaturzertifikate mithilfe einer Datenbank, in der 160 qualifizierte EU-Zertifizierungsstellen hinterlegt sind. Durch die regelmäßige Aktualisierung der Zertifikate und die automatische Ergänzung fehlender Signaturen oder Zeitstempel sind die Dokumente stets gesetzeskonform und entsprechen den aktuellen Anforderungen der EU. Darüber hinaus vereinfachen sie im Falle einer späteren Expansion ins europäische Ausland die digitale Geschäftsführung.

Für steuer- und handelsrechtliche Dokumente gelten in Deutschland derzeit Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren. Versorgungsansprüche hingegen können auch bis zu 30 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses geltend gemacht werden. Personalinformationen sollten daher mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden. Moderne Lösungen stellen nicht nur die langfristige Lesbarkeit von steuer- und handelsrechtlichen Dokumenten, sondern auch von Werkzeugskizzen oder Strategiekonzepten sicher. Bittet ein Kunde etwa im Rahmen einer neuen Produktlinie um die Berücksichtigung historischer Fertigungsdaten, kann jederzeit schnell und einfach auf CAD-Zeichnungen, Datenblätter oder Altaufträge zugegriffen werden.

Langfristige Lesbarkeit dank PDF/A-Standard

Dazu überträgt die Software XML-, DOC- oder CAD-Dateien in das autarke Archivformat PDF/A und prüft die Daten automatisch auf die Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen. Durch die Einbettung der Schrifttypen und Bilder aus dem Ausgangsdokument bleibt der Dokumenteninhalt langfristig visuell darstellbar. Verknüpfungen mit externen Quellen, die im Laufe der Zeit nicht mehr verfügbar sein könnten, lässt das strikte ISO-Standardformat gar nicht erst zu. Zudem müssen die Metadaten XMP (Extensible Metadata Platform)-kompatibel sein. Die Software überprüft daher den Dokumenteninhalt auf für künftige Authentifizierungen notwendige Daten und bindet fehlende (Meta-) Daten automatisch ein.

Sichere Datenspeicherung

Egal, ob die Informationen auf dem eigenen Speichersystem oder in der Cloud hinterlegt sind – die Archivdateien müssen in Zukunft nicht nur lesbar und rechtsgültig sein, sondern insbesondere auch strengsten Datenschutzanforderungen standhalten. Die Lösung Long-Term Docs wird über die Cloud von T-Systems aus Deutschland bereitgestellt und greift ausschließlich auf Metadaten wie Zertifikat-Informationen oder Hash-Kontrollen zu und ermöglicht durch Zugriffsrechtmanagement den zusätzlichen Schutz des Dokumenteninhalts. Dadurch können Unternehmen gewährleisten, dass hochsensible Informationen wie Personal-, Patienten- oder Compliance relevanten Daten zu jeder Zeit optimal geschützt sind.

www.software602.eu/de