Laserspezialist nutzt ERP-System

ITM: Frau Novak, wie ist LPKF aufgestellt?
Anja Novak: Wir beschäftigen im Konzern über 700 Mitarbeiter. Hier in Garbsen sitzt die Muttergesellschaft. Zwei weitere deutsche Standorte befinden sich in Suhl und Erlangen. Darüber hinaus zählen wir noch eine produzierende Einheit in Slowenien sowie Vertriebs- und Servicetöchter in den USA und Asien zu unserem Konzern. Der Vertrieb läuft über ein weltweites Vertreternetzwerk.

ITM: Welche Geschäftsbereiche decken Sie ab?
Novak: Wir berichten in drei Segmenten: Electronics Development Equipment, Electronics Production Equipment und Other Production Equipment. Im Zentrum der Maschinen steht als Werkzeug ein Laserstrahl, der Oberflächen mit höchster Präzision bearbeitet. Unsere Lasersysteme werden in verschiedenen Branchen eingesetzt – in der Elektronik- und Automobilindustrie, in der Kunststofftechnik oder auch zur Herstellung von Solarzellen.

Sven Ludwig: Mit LPKF-Maschinen werden Leiterplatten entwickelt, bearbeitet, ausgeschnitten oder gar mit dem Laser-Direkt-Strukturierungsverfahren (LDS) komplett ersetzt. In vielen Bereichen löst Lasertechnologie herkömmliche Produktionsverfahren ab.

ITM: Wie gestaltet sich Ihre Kundenlandschaft?
Novak: Unsere Kundenstruktur ist sehr heterogen. Im Segment Electronics Development Equipment reicht die Spannweite von kleinen Ingenieurbüros und Universitäten bis hin zu den F&E-Abteilungen der großen industriellen Hersteller. Die anderen Segmente liefern an große Produzenten von elektronischen Bauteilen oder an Automobilzulieferer bzw. Solarzellenhersteller.

ITM: Von der Garage zum weltweit aktiven Unternehmen: Was ist das Erfolgsrezept von LPKF?
Novak: Der anhaltende Trend zur Miniaturisierung von elektronischen Geräten führt dazu, dass Lasertechnologie bei der Herstellung von elektronischen Bauteilen immer wichtiger wird. Ein weiterer Faktor sind die Mitarbeiter. Im ganzen Konzern herrscht ein gutes Arbeitsklima – Spaß bei der Arbeit ist bei uns ausdrücklich erwünscht und motiviert dazu, viel für das Unternehmen zu geben. Wichtig sind aber auch unsere Innovationskraft und unsere dominante Position in unseren Märkten. Mit insgesamt sechs Produktbereichen sind wir für einen Konzern mit „nur“ 700 Mitarbeitern relativ breit aufgestellt. Andere Firmen dieser Größe konzentrieren sich lieber auf einen Geschäftsbereich. Wir haben dagegen mehrere Standbeine, die sich in schwierigen Phasen gegenseitig stützen.

ITM: Wie viele Mitarbeiter arbeiten am Hauptstandort in Garbsen?
Novak: Hier arbeiten ca. 270 Personen, wobei wir jedes Jahr neue Mitarbeiter einstellen. Während es anderen Unternehmen in den letzten Jahren eher schlecht ging, haben wir unser Team also weiter aufgestockt.

ITM: Seit kurzem arbeitet ein Teil Ihrer Mitarbeiter mit einer neuen Enterprise-Resource-Planning-Lösung (ERP). Wann und vor welchem Hintergrund fällten Sie die Entscheidung, die alte betriebswirtschaftliche Standardsoftware zu ersetzen?
Novak: Wir haben uns im Jahr 2009 mit der Auswahl eines neuen ERP-Systems beschäftigt. Ursprünglich wollten wir nur unser Finanzbuchhaltungssystem ablösen. Da wir ein börsennotiertes Unternehmen sind, ist es elementar wichtig, verlässliche Zahlen zeitnah zu veröffentlichen. Unser vorheriges Finanzsystem konnte nur eingeschränkten Support leisten. Wir wollten uns für die Zukunft absichern und entschieden uns daher für ein System und ein Beratungshaus, welches uns jederzeit zuverlässig unterstützen kann.

Somit begaben wir uns auf die Suche nach einem neuen Best-Of-Breed-System aus dem Finanzbereich. Doch innerhalb kurzer Zeit kristallisierte sich der Gedanke heraus, dass auch das alte ERP-System aufgrund unserer fortschreitenden Größe abgelöst werden müsste. Der alte Anbieter hat uns zwar immer gut unterstützt, doch irgendwann verstand er unsere Anliegen nicht mehr. Also entschlossen wir uns dazu, in ein insgesamt größeres System zu investieren. Dieses hatte zugleich den Vorteil, dass die Logistik und die Finanzprozesse in einem System ablaufen und nicht durch eine Schnittstelle künstlich verbunden werden müssen. Nach umfangreicher Suche führten wir dann 2010 ein neues ERP-System ein.

ITM: Wer traf die Entscheidung für die neue Lösung bzw. auf welcher Ebene wurde sie gefällt?
Novak: Den Wunsch nach einem neuen Finanzsystem äußerten in erster Linie der Vice President Finance sowie der zuständige Vorstand/Chief Financial Officer (CFO). Als im Auswahlprozess vermehrt Anforderungen anderer Abteilungen (z.B. der Produktion) auftraten, haben wir gemeinsam mit dem gesamten Vorstand die Entscheidung getroffen, nicht nur ein Finanzsystem, sondern ein integriertes ERP-System einzuführen. Diese Entscheidung fiel in der Muttergesellschaft am Standort in Garbsen, denn hier war die Einführung eines neuen Systems am notwendigsten. Die Tochterunternehmen folgten uns. Im Anschluss begannen wir mit der Evaluierungsphase.

ITM: Mit welcher Software haben Sie bisher gearbeitet?
Novak: Wir haben mit Apollo von NTS gearbeitet. Diese Software ist aktuell noch an zwei Standorten im Einsatz, wird aber auch dort im nächsten Jahr abgelöst. Unser Ziel ist es, dass im gesamten Konzern künftig mit IFS gearbeitet wird. Das alte ERP-System besitzt anstelle eines integrierten Finanzmoduls lediglich eine Schnittstelle zum dazugehörigen Finanzsystem. Außerdem ist die Hälfte der Oberfläche auf Deutsch verfasst, so dass unsere Mitarbeiter in Hongkong von Anfang an Verständnisschwierigkeiten hatten.

ITM: Welche Anforderungen haben Sie somit an die neue ERP-Software gestellt? Welche Kriterien musste sie erfüllen?
Novak: Eines der Hauptkriterien war natürlich die Internationalität. Wir suchten ein System, das alle Länder, in denen wir vertreten sind, bedienen kann. Gleichzeitig sollte auch der Anbieter international aufgestellt, also mit der Hauptfirma und nicht nur mit einem Partnernetzwerk an den gleichen Standorten wie wir vertreten sein. Denn zu bedenken sind die unterschiedlichen Zeitzonen in China und Amerika: Zu deutscher Schlafenszeit können wir keinen hundertprozentig schnellen Support gewährleisten. Darum war es uns wichtig, dass der Hersteller in greifbarer Nähe sitzt.

Ludwig: Da sich im Grunde aus einer kleinen Finanzgeschichte doch noch die Suche nach einer ganz großen Lösung entwickelte, mussten wir uns gut überlegen, wie wir alle Anforderungen möglichst zukunftsorientiert abdecken können. Aus diesem Grund stellten wir mithilfe der Software „IT-Matchmaker“ von Trovarit ein Lastenheft für die ERP-Evaluation zusammen.

Novak: Das hat uns sehr geholfen, denn wir waren ein wenig in Eile. Schließlich kam die Idee für ein neues System im Juni 2009 auf und im Dezember sollte bereits der Vertrag unterschrieben werden.

ITM: Wie viele Anbieter kamen in die engere Auswahl?
Novak: Insgesamt waren es zwölf Anbieter, doch wir konzentrierten uns auf die ersten vier, die die meisten unserer Anforderungen erfüllten. IFS lag hier zunächst an vierter Stelle. Die anderen Anbieter und Lösungen waren SAP, eine Branchenlösung sowie die Navision-Lösung eines Microsoft-Partners. Alle vier Anbieter luden wir ein, führten mit ihnen Workshops durch und schauten uns jeden Bereich im Detail an, der mit dem neuen ERP-System abgebildet werden sollte. Mit dabei waren immer die entsprechenden Bereichs- oder Abteilungsleiter unseres Hauptstandorts sowie Vertreter der deutschen Tochtergesellschaften. Im Nachgang bewerteten wir alle Lösungen mit standardisierten Fragebögen.

ITM: Wie konnte IFS das Rennen für sich gewinnen?
Novak: Als uns der Anbieter das erste Mal besuchte und sein System vorstellte, waren wir zunächst sehr enttäuscht. Doch später präsentierte er uns die neue Oberfläche seiner Lösung, die uns überzeugte. Die Oberfläche des IFS Enterprise Explorer ist übersichtlich und intuitiv bedienbar. Da konnten die anderen Anbieter nicht mithalten. Gepaart mit den sehr guten Funktionen, die die Lösung bietet, lassen sich Prozesse schnell und sicher darstellen. Bereits im Auswahlprozess haben wir uns und unsere Prozesse in der Software gut abgebildet gesehen.

Ludwig: Die erste Begeisterung zeigte sich bei uns intern in der IT-Abteilung. Wir waren überzeugt, dass sich die Lösung vor allem aufgrund ihres Unterschieds zum konventionellen Aufbau der Benutzeroberfläche definitiv lohnen würde. Durch die gute Erlernbarkeit erwarteten wir eine größere und schnellere Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Wir luden den Anbieter letztlich erneut ein, um mit ihm auch zu reflektieren, warum das erste Treffen nicht von Erfolg gekrönt war.

ITM: Sie sind eines der ersten Unternehmen im deutschsprachigen Raum, das die Lösung IFS Applications mit ihrer neuen Oberfläche nutzt. Hatten Sie keine Bedenken? Haben Sie sich Referenzprojekte anschauen können?
Novak: Referenzprojekte haben wir uns mit der alten Oberfläche angeschaut und der Einsatz der Lösung bei diesen Kunden überzeugte uns.

Ludwig: Gefühlt ist man immer der Erste. Es gibt keine andere Firma mit den gleichen Problemen. Deshalb stellten wir uns anfangs natürlich die Frage, ob es ein Risiko ist, auf eine Lösung mit neuer Oberfläche zu setzen. Der Anbieter versicherte uns zu diesem Zeitpunkt aber, dass der Enterprise Explorer konsequent weiterentwickelt werde.

Novak: Wir hatten zwar Bedenken, da wir der erste Kunde in Deutschland sind, doch wir führten viele Gespräche mit Referenzkunden in den USA und Schweden. Zudem bot uns der Dienstleister an, den Einsatz der Lösung direkt vor Ort in Schweden anzuschauen. Aufgrund der guten Gespräche war dies aber nicht mehr nötig.

ITM: Wie mussten Sie sich im Unternehmen auf die Einführung der neuen Lösung vorbereiten?
Novak: Nach der Evaluationsphase von Juni bis Dezember wurde ein Tag vor Weihnachten der Vertrag unterschrieben. Im Januar 2010 scharrten wir dann alle mit den Hufen, weil wir unbedingt loslegen wollten. Doch man darf nicht vergessen, dass auf seiten des Anbieters und des Anwenders natürlich erst einmal ein Team zusammengestellt werden muss. Dies geschah im Januar.
Ansonsten gestaltete sich die ERP-Einführung wie jedes andere Projekt auch. Für uns war es ein bisschen einfacher, da wir schon sehr viele IT-Projekte durchgeführt haben. Außerdem hat uns der Anbieter an die Hand genommen. Der Projektleiter und der Solution-Manager leisteten gute Arbeit und lagen genau auf unserer Wellenlänge, womit wir wieder bei unserem Erfolgsrezept wären: Es sind weniger die Technologien als vielmehr die Menschen, die auch in diesem Projekt Teamgeist zeigten und somit maßgeblich zum Erfolg beitrugen.

ITM: Wie viele Personen waren insgesamt am Projekt beteiligt?
Novak: Bei uns in der Firma waren es 20 Mitarbeiter. Die Lösung wurde parallel in Garbsen und Erlangen ausgerollt. Gleichzeitig führten wir ein Produkt-Daten-Management-System (PDM) ein. Unser ERP-Anbieter suchte sich hierzu eine Partnerfirma.

Im PDM CIM Database von Contact läuft alles zusammen, was vor dem ERP-System liegt. Über eine Schnittstelle fließen sämtliche Informationen wie Artikel, Stücklisten und Dokumente aus dem PDM- ins ERP-System und werden automatisiert der Logistik bereitgestellt. Der Einkauf erhält beispielsweise zu jeder Beschaffungsposition eine Verknüpfung zur Fertigungszeichnung, wenn es diese erfordert. Ebenso werden der Produktion die notwendigen Stücklisten und Montagezeichnungen zur Verfügung gestellt. Vorher geschahen diese Vorgänge alle manuell. Schlussendlich haben wir also zwei Systeme eingeführt, die mittlerweile reibungslos miteinander laufen.

ITM: Gibt es auch noch Schnittstellen zu anderen Systemen?
Ludwig: Seit 2006 haben wir das Customer-Relationship-Management-System (CRM) Siebel im Einsatz, das eine Schnittstelle zum alten Logistiksystem vorwies. So konnten wir zumindest bei den Kunden und den dazugehörigen Adressen eine Datenkonsistenz gewährleisten. Die gleiche Funktionalität erwarteten wir auch von der neuen ERP-Lösung. Über die realisierte Schnittstelle werden Kunden, Kontakte, CRM-relevante Artikel sowie Anlagen inklusive einer mehrstufigen Struktur der Komponenten uni- und bidirektional abgeglichen. Desweiteren haben wir unidirektionale Schnittstellen zu unseren Zeiterfassungssystemen sowie der Zollabwicklung realisiert.

Novak: Unser Ziel ist es, dass jeder Mitarbeiter weitestgehend nur noch mit einem System arbeiten muss: das Marketing, der Vertrieb und der Service mit dem CRM-, die Entwicklung mit dem PDM- und der Logistik- sowie Finanzbereich mit dem ERP-System. Durch die Schnittstellen sind alle Systeme miteinander verbunden, so dass keine Daten doppelt gepflegt werden müssen.

ITM: Sie erwähnten eingangs, dass die neue ERP-Software mehr auf Internationalität ausgerichtet ist. Inwieweit mussten Sie dadurch vielleicht Kompromisse auf Prozessseite eingehen?
Novak: Wir mussten keinerlei Kompromisse eingehen. Die Lösung kann grundsätzlich an jedem Standort eingesetzt werden. Wenn unsere chinesischen Kollegen lieber in Chinesisch anstatt in Englisch arbeiten möchten, ist das rein technisch jederzeit möglich. Und das beschleunigt meiner Ansicht nach sogar die Prozesse, weil die Mitarbeiter das System so schneller verstehen.

ITM: Welche konkreten ERP-Module und komponenten kommen heute zum Einsatz?
Ludwig: Wir haben einen Großteil der vom Dienstleister angebotenen Module im Einsatz. Das umfasst das Rechnungswesen, Vertrieb und Support, Engineering, Produktion sowie die Logistik. Dazu kommen Querschnittsmodule wie Dokumenten- und Qualitätsmanagement.

Novak: Die Entwickler arbeiten alle mit CIM Database oder einem Projekt-Management-Tool. Das ERP-System kommt dann ins Spiel, wenn es um die Angebotserstellung, Materialbestellung, Produktion, Lager- und Auftragsabwicklung, Logistik, Rechnungserstellung und Finanzen geht. Alle nachfolgenden Prozesse, vor allem im Vertrieb, Marketing und Aftersales-Bereich, laufen über das CRM-System.

ITM: Welche organisatorischen Herausforderungen mussten Sie bei der ERP-Einführung bewältigen?
Novak: Die Zeit war eine große Herausforderung. Ich würde jedem anderen Unternehmen raten, für solch ein Projekt nicht nur zehn Monate einzuplanen. Außerdem sollte man nicht zwei Systeme gleichzeitig einführen. Die Vorgabe seitens des Vorstands war, dass das System bis zum 1. Januar 2011 läuft, und diesen Endtermin wollten wir auf keinen Fall verschieben. Zur Unterstützung bezogen wir Key-User ins Projekt ein und stellten sie für einen Großteil der Projektzeit von ihren übrigen Aufgaben frei. Für die jeweiligen Organisationseinheiten war dies natürlich eine Herausforderung, weil ihnen diese Mitarbeiter fehlten. Schön ist, dass wir in unserer Firma volle Unterstützung vom Vorstand und von den betroffenen Abteilungsleitern erhalten.

ITM: Welche Herausforderungen gab es auf technischer Seite zu bewältigen?
Novak: Der ERP-Anbieter IFS arbeitet auf Datenbankebene nur mit Oracle zusammen und wir mussten die komplette Infrastruktur darauf aufbauen. Auf diesem Gebiet besaßen wir zuvor keinerlei Erfahrung. Eigentlich sind wir im Microsoft-Umfeld zuhause. Uns stand zwar ein Mitarbeiter von IFS im Projekt zur Seite, doch ist dieser seit dem Golive nicht immer direkt greifbar. Deshalb suchten wir uns im Nachhinein noch einen Partner, der uns bei weiteren Serverproblemen hilft. Denn wenn die Server ausfallen, steht der gesamte Betrieb still.

ITM: An welcher Stelle wurden die Mitarbeiter miteinbezogen, die zukünftig mit der neuen Software arbeiten sollten?
Ludwig: Wir haben uns an das LPKF-Projektvorgehensmodell gehalten: Im ersten Schritt ging es darum, Werbung für das neue ERP-System zu betreiben und ein bisschen das Grummeln herauszunehmen. Veränderungen sind nicht immer gleich positiv – und das wissen die Mitarbeiter. Die Key-User waren von Anfang an mit dabei, wurden als Teilprojektleiter für jeweils einen Bereich verantwortlich gemacht und konnten sich somit von vornherein mit der neuen Software auseinandersetzen.
In den folgenden Projektphasen setzten wir die Prozesse in Gang, programmierten kleine Anpassungen und zogen die entsprechende Dokumentation nach. Denn unsere Aufgabe im Projekt war es u.a. auch, Schulungsdokumentationen zu erstellen. Im Zeitraum von Oktober bis Anfang Dezember 2010 wurden das Golive vorbereitet und die Schulungen für rund 140 Mitarbeiter durchgeführt.

ITM: Sind aktuell noch weitere Projekte bzw. Einführungen geplant?
Novak: Wir möchten die ERP-Lösung nach und nach an allen Standorten ausrollen. Außerdem überprüfen wir immer wieder unsere IT-Landschaft. Aktuell ist das CRM ausgelagert. Doch sobald IFS Applications in diesem Bereich größere Funktionalität aufweist, könnten wir die CRM-Funktion mit über das ERP-System abwickeln, so dass eine Schnittstelle wegfällt. Ansonsten stehen bei uns ständig IT-Projekte an: Gerade abgeschlossen ist der IFS-Finance-Rollout in China. Zudem suchen wir eine Software, die uns noch besser im Bereich „Projektmanagement“ unterstützt. Corporate Communications sowie das weltweite Teilen von Dokumenten und Informationen sind auch ein Thema bei uns.

ITM: Welches Fazit ziehen Sie aus dem gesamten ERP-Projekt?
Ludwig: An den beiden Standorten, die am Projekt 2010 beteiligt waren, gab es ursprünglich keine automatische Materialdisposition (MRP). Die Umstellung führte zu einer anfänglichen Unruhe bei den verantwortlichen Kollegen. Letztendlich konnten wir aber vermeintlich falsche Ergebnisse immer auf fehlerhaft gepflegte Stammdaten zurückführen. Nachdem diese Stammdaten korrigiert waren, wurden die Ergebnisse für alle Kollegen nachvollziehbarer und das Vertrauen in das MRP wuchs. Der Bereichsleiter der Produktion sagte nach einem halben Jahr zu mir, dass er jetzt wesentlich ruhiger schlafe, weil das MRP die Beschaffung der Komponenten über die gesamte Stückliste übernommen hat und keine Komponenten vergessen werden.

Novak: Einen Großauftrag, den wir kürzlich erhalten haben und der uns wirklich nach vorne gebracht hat, hätten wir mit dem alten System nicht stemmen können. Wenn man mit einem relativ überschaubaren ERP-Investment und zehn Monaten Aufwand das investierte Geld durch einen höheren Umsatz wieder reinholen kann, lohnt es sich, über ein neues, besseres System nachzudenken. Außerdem hat das Projekt die standortübergreifende Zusammenarbeit deutlich vorangetrieben: Wir arbeiten jetzt alle relativ ähnlich, sprechen miteinander und überlegen gemeinsam, was wir besser machen können. 


Anja Novak

• Alter: 33
• Familienstand: verheiratet
• Beruflicher Werdegang: Ausbildung zur Industriekauffrau bei LPKF, Studium der Wirtschaftswissenschaften (Schwerpunkt: Wirtschaftsinformatik, Logistikmanagement, Unternehmensführung und Organisation), Abteilungsleitung Organisation im Jahr 2008 bei LPKF
• Derzeitige Position: Vice President Organisation & IT
• Hobbys: Yoga, Musik
  
  

Sven Ludwig

• Alter: 34
• Familienstand: ledig
• Beruflicher Werdegang: Ausbildung zum Bankkaufmann, Studium der Wirtschaftswissenschaften (Schwerpunkt: Wirtschaftsinformatik, Logistikmanagement, Unternehmensführung und Organisation), Einstieg bei LPKF als studentische Aushilfe in der Abteilung Organisation im Dezember 2006
• Derzeitige Position: ERP-Systemadministrator, stellvertretende Abteilungsleitung Organisation
• Hobbys: Motorradfahren, Skifahren

LPKF Laser & Electronics AG

• Branche: Maschinenbau
• Gründung: 1976
• Hauptsitz: Garbsen
• Niederlassungen: neun Service- und Vertriebsnieder-lassungen, vier Produktionsstätten
• Mitarbeiterzahl: > 700
• Umsatz: 115 Mio. Euro im Geschäftsjahr 2012

www.lpkf.de