Last Minute – die letzten To-dos für die E-Rechnung

Der Countdown läuft: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Für viele kleine und mittlere Unternehmen tickt die Uhr lauter denn je. Wer jetzt nicht handelt, riskiert zum Jahresbeginn Chaos in der Buchhaltung. Ohne entsprechendem System haben Unternehmen gegebenenfalls keine Möglichkeit, E-Rechnungen auszulesen. Dadurch halten sie ihre Buchhaltung möglicherweise nicht auf dem aktuellen Stand.  Doch mit einem klaren Plan und entschlossenem Handeln bereiten sich Unternehmen bestens darauf vor. Haben sie die E-Rechnung einmal in ihre Prozesse implementiert, gestalten sie ihre Buchhaltung effizient.

Die E-Rechnung: Digitaler Datensatz statt Papierbeleg

Eine elektronische Rechnung existiert in verschiedenen Formaten. Die zwei gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Eine XRechnung gleicht auf den ersten Blick einer Hieroglyphen-Botschaft. Sie besteht aus einem strukturierten Datensatz ohne sichtbarem Belegbild. Mit bloßem Auge können Unternehmen dieses Format nicht prüfen und verarbeiten. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format lässt sich hingegen dank der PDF-Datei im ersten Moment wie ein gewöhnlicher Beleg lesen. Die tatsächliche Rechnung, also den Datensatz, können Unternehmen jedoch ausschließlich mit einer entsprechenden Software verarbeiten.

Neue Pflichten – geänderte Prozesse

Um Rechnungen gesetzeskonform anzunehmen, benötigen Unternehmen folglich ein passendes System. Nicht zuletzt brauchen sie dieses auch, um digitale Belege ab sofort vorschriftsgemäß zu archivieren. Drucken und Abheften gehört der Vergangenheit an.

Wer als Unternehmen noch keine Lösung für die E-Rechnung hat, sollte jetzt dringend handeln. Um der Pflicht gerecht zu werden, müssen Unternehmen nicht zwingend zum Digitalisierungsprofi werden. Es gibt Systeme, mit denen sie ihren bestehenden Workflow anpassen und einfach in die digitale Welt transformieren – und das entsprechend den neuen gesetzlichen Vorgaben.

Beispielsweise mit dem InvoiceHub von Agenda halten Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben ein. Der Ablauf ist denkbar einfach: Eingehende Rechnungen, egal ob elektronische Rechnungen oder Rechnungen in anderen Formaten, leiten Unternehmen an das Postfach des Systems weiter. Die Software prüft anschließend automatisch die formalen Anforderungen nach dem UStG, liest enthaltene Rechnungsdaten aus und stellt sie bei Bedarf in einem Belegbild dar. Haben Unternehmen die Rechnungen fachlich geprüft, geben sie diese direkt im System frei und übergeben sie an die Buchhaltung. Verarbeitete Rechnungen archiviert die Software GoBD-konform – lesbar, unveränderlich und manipulationssicher.

Häufige Fehlannahmen von Mittelständlern

Achtung – auch zum Jahreswechsel kursieren einige Irrtümer im Bezug auf den verpflichtenden Empfang der E-Rechnung. Vier Fehlannahmen, die Unternehmen aus dem Weg räumen sollten:

1. „Mich betrifft die E-Rechnung nicht.“

Nach wie vor schieben viele Betriebe das Thema E-Rechnung auf. Häufig unter der Annahme, dass sie von der Regelung nicht betroffen sind. Doch ab dem 1. Januar müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ob GmbH, Kleingewerbe oder Einzelunternehmer – jeder muss die neuen Vorschriften, die für den Empfang von E-Rechnungen gelten, beachten. Sogar private Vermieter.

2. „Die Übergangsfristen geben mir mehr Zeit.“

Manche Unternehmen gehen davon aus, dass das Gesetz Übergangsfristen vorsieht. Aber im Gesetz klar geregelt: Es gibt keine Übergangsfrist für die Annahme elektronischer Rechnungen. Wer im Januar 2025 B2B-Geschäfte ausführt, muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

3. „Ein revisionssicheres Archiv brauche ich erst später.“

Ein weiteres Missverständnis betrifft die Aufbewahrung von E-Rechnungen. Viele Unternehmer glauben, sie können die Umstellung auf ein revisionssicheres Archiv schieben. Dem ist jedoch nicht so. Die Speicherung der elektronischen Rechnungen muss nicht nur sicher, sondern auch nachvollziehbar und unveränderlich erfolgen. Das bedeutet, die Aufbewahrung in einem Verzeichnis, Cloudspeicher oder E-Mail-Postfach reicht nicht aus. Unternehmen benötigen hingegen ein GoBD-konformes Archivsystem. Mit diesem stellen sie sicher, dass sie alle Dokumente ordnungsgemäß aufbewahren.

4.  „Ein PDF ist eine E-Rechnung.“

Viele Unternehmen nehmen an, dass sie bereits mit E-Rechnungen arbeiten. Sie denken an Rechnungen, welche sie als PDF-Dateien versenden oder empfangen. Auch wenn ein PDF auf den ersten Blick wie eine elektronische Rechnung wirkt, handelt es sich nicht zwingend um ein E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Bei der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format verbirgt sich hinter dem sichtbaren PDF-Beleg eine XML-Datei. In dieser sind alle rechnungsrelevanten Informationen hinterlegt. Ein Hinweis für solch einen Datensatz ist das PDF/A-Format. Ob es sich tatsächlich um eine E-Rechnung handelt, können Unternehmen nur mit einem Programm kontrollieren, welches die XML-Datei maschinell ausliest.

Last-Minute-Checkliste für den Mittelstand

Unternehmen schaffen die Vorbereitung auch in kurzer Zeit – vorausgesetzt, sie gehen strukturiert vor. Mit dieser Checkliste gelingt ihnen der Last-Minute-Umstieg:

Technische Voraussetzungen

• Unterstützt unsere Software Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD?
• Ist die Software auf dem aktuellen Stand in Bezug auf Updates?
• Funktioniert die Anbindung an bestehende Systeme wie CRM, ERP oder Dokumentenmanagement?
• Haben wir ein elektronisches Archivierungssystem?

Prozesse und Workflows

• Haben wir die neuen Prozesse für den Rechnungseingang definiert?
• Gibt es klare Verantwortlichkeiten für die E-Rechnung im Team?
• Haben wir intern sowie extern jeden über die Neuerungen informiert?

Testläufe

• Testeten wir die Abläufe mit Proberechnungen?
• Funktionieren die Systeme korrekt?
• Liest und verarbeitet das System die Rechnungen ordnungsgemäß?

Dokumentation

• Haben wir die Anpassungen der Workflows intern dokumentiert?
• Gibt es eine interne Richtlinie zur E-Rechnung?
• Richteten wir ein System ein, das den korrekten Rechnungsversand und -empfang überwacht?

Jetzt handeln und dem Chaos aus dem Weg gehen

Die E-Rechnung kommt – ob Unternehmen bereit sind oder nicht. Wer sich auf den 1. Januar 2025 nicht vorbereitet, läuft Gefahr, die Buchhaltung ins Chaos zu stürzen. Doch mit der entsprechenden Vorbereitung gehen sie diesem aus dem Weg: Mit klaren Zuständigkeiten, der Nutzung automatisierter Plattformen und Testläufen schaffen sie die Umstellung rechtzeitig. Sie sollten jedoch keine Zeit mehr verstreichen lassen.

Bild: rawpixel