„Man muss nur offen sein für neue Ideen“

ITM: Herr Kindl, hybride Arbeitsformen bringen Teams viel Flexibilität, aber auch eine ganze Reihe von Herausforderungen mit sich. Wie können Mittelständler dafür sorgen, dass das Modell funktioniert?
Kindl: Ganz pragmatisch: Unternehmen müssen natürlich als erstes die technischen Voraussetzungen schaffen. Sind alle erforderlichen Programme auch remote erreichbar und Dokumente digital verfügbar? Gibt es Tools und Methoden, die neu eingeführt werden können, um die Kommunikation zu erleichtern – z.B. für Videokonferenzen oder die Projektarbeit? Dann ist natürlich auch die Frage, aus welchen Gründen heraus hybride Arbeitsformen getestet werden: Gibt es grundsätzlich den Wunsch im Team, sich weiterzuentwickeln? Oder kommt der Bedarf eher aus der Leitungsebene, um sich für Bewerber interessanter aufzustellen? Die Erfolgsgarantie ist am größten, wenn alle im Team – von der Chefin bis zum Sachbearbeiter auf der operativen Ebene – dahinter stehen und offen für neue Prozesse und Ideen sind. Darüber hinaus verlangen hybride Arbeitsformen klare Spielregeln, die gemeinsam im Team vereinbart werden (müssen). Dafür muss das Spiel aber nicht erst neu erfunden werden. Es geht vielmehr darum, bisherige Arbeitsweisen und Prozesse zu reflektieren und sie kritisch unter die Lupe zu nehmen. Wenn Workflows nicht Homeoffice-tauglich sind, dann ist die Frage, ob sie nicht generell (auch fürs Büro) optimiert werden sollten. Die Erwartungshaltungen sollten dann auf allen Seiten klar und verbindlich sein. So können sich die Teammitglieder aufeinander verlassen – unabhängig davon, ob sie vor Ort im Büro zusammensitzen oder remote arbeiten.

ITM: Wie wirkt sich hybrides Arbeiten auf die tägliche Arbeit im Büro aus?
Kindl: Ein hybrides Arbeitsmodell schafft auf der einen Seite mehr Freiraum und Flexibilität, verlangt aber dafür noch verbindlichere (Kommunikations-)Wege. Im Homeoffice kann sich eine Mitarbeiterin vielleicht besser auf die Ausarbeitung von Konzepten oder auf Kundentermine konzentrieren, weil nicht ständig jemand im Türrahmen steht. Andererseits braucht es umso mehr feste Routinen der Abstimmung, um im Tagesgeschäft nicht „abgehängt“ zu werden. Letztendlich geht es darum, für jede Art der Zusammenarbeit die bestmögliche Lösung zu finden. Für das Dokument, das gemeinsam in der Cloud bearbeitet wird, ändert sich nichts. Eine morgendliche Team-Besprechung kann vielleicht eh viel besser digital stattfinden – dann muss auch der große Seminarraum nicht extra beheizt werden. Kniffliger wird’s schon, wenn es um kreative Brainstorming-Runden und offene Diskussionen geht. Aber auch da gibt es spannende Methoden und Tools. Man muss nur offen sein für neue Ideen.

ITM: Welche Stolpersteine gilt es in Bezug auf die Kommunikation im Team zu überwinden?
Kindl: Der Flurfunk und das Lehnen im Türrahmen sind passé. Das heißt, um den Kollegen im Homeoffice zu erreichen, braucht es neue digitale Wege – über das Telefon und die Videokonferenz hinaus. Im Idealfall gibt es einen Chat, in dem kurzfristige Rücksprachen erfolgen können und der nächste digitale Kaffeetreff vereinbart wird. Darüber hinaus wird vielleicht ein Tool genutzt, in dem das Aufgabenmanagement und die Projektarbeit erfolgreich laufen. Klar, dass wir an dieser Stelle unsere eigene Software Factro sicher empfehlen können.

Die Umstellung auf digitale Kommunikationswege schafft allgemein mehr Transparenz und Übersicht. Und die Notwendigkeit, bisherige Gewohnheiten zu reflektieren. Das Gespräch “zwischen Tür und Angel” war wahrscheinlich selten gewinnbringend und hat eher aus der eigenen Arbeit rausgezogen. Mit den neuen Kommunikationswegen kann der Alltag besser organisiert werden und ein Austausch viel zielgerichteter ablaufen. Davon profitiert das ganze Team enorm. Die anfänglichen Stolpersteine entpuppen sich so am Ende des Tages als Meilensteine.

ITM: Was sind die wichtigsten Anforderungen an kollaborative Tools, um orts- und zeitunabhängige Teamarbeit effizient zu unterstützen?
Kindl: Bei der Auswahl eines kollaborativen Tools geht es immer um das bestmögliche Match mit dem Team und seinen Bedürfnissen. Da ist es natürlich ein Unterschied, ob eine Stadtverwaltung mit besonderen Datenschutzvorkehrungen umgehen muss oder ein Handwerksbetrieb Mitarbeiter hat, die in ihrem Fachgebiet hohe Expertise mitbringen, aber eben nicht unbedingt digital affin sind. Ein paar grundlegende Anforderungen sind aber immer gleich: Unternehmen möchten E-Mails reduzieren, sich von unübersichtlichen Excel-Listen verabschieden und eine Quelle der Wahrheit haben. Es geht um klare Strukturen, das verbindliche Zuweisen von Zuständigkeiten und natürlich um die projektbezogene Kommunikation. Außerdem sollte sichergestellt sein, dass die Einführung niedrigschwellig ist. Das heißt: Kein Installationsaufwand, guter deutschsprachiger Support, verständliche Online-Hilfen und vielleicht auch ein Schulungsangebot vom Tool-Anbieter, um das Team motivierend da abzuholen, wo es steht. Wahrscheinlich schadet es auch nicht, wenn das Design des Tools überzeugt und die Bedienung nicht nur einfach, sondern auch spaßig ist.

ITM: Worauf müssen Unternehmen beim Einsatz von Collaboration-Tools in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz achten?
Kindl: Erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt immer Vertrauen und einen geschützten Raum – das kann in diesem Fall eben wörtlich genommen werden. Natürlich sollte ein Tool immer DSGVO- und BDSG-neu-konform sein. Optimal ist, wenn das Tool darüber hinaus 100 Prozent Made in Germany ist. Nur so kann ein Unternehmen sensible Daten, aber auch die Arbeitsergebnisse und damit die gesamte Organisation schützen. Innerhalb der Projekte und Aufgaben sollte es dann auch möglich sein, Zugriffsrechte für jedes Element zu bestimmen. So hat man selbst die Fäden in der Hand und kann entscheiden, wer aus dem Team eigentlich welche Informationen benötigt und Strukturen und Inhalte ändern kann.

ITM: Effiziente Tools sind das eine – worauf kommt es in puncto (Arbeits-)Organisation an?
Kindl: Ein gutes Tool macht noch keine gute (Projekt-)Arbeit. Es ist eher ein mächtiges Werkzeug, das genutzt werden will. Dafür müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Eine gesunde Feedback- und Fehlerkultur ist elementar, damit überhaupt alle im Team ihre Kreativität frei entfalten können und Lust haben, die Organisation gemeinsam weiterzuentwickeln. Wer starke Persönlichkeiten im Team haben möchte, sollte offen sein für Diskussionen und Innovation. New Work wird auch in den nächsten Jahren ein riesiges Thema sein. Unternehmen wissen das und stellen sich darauf ein. Echte Weiterentwicklung passiert in der Regel aber immer von innen heraus.

Bildquelle: Factro