Mehr Effizienz durch Transparenz

Zahlreiche mittelständische Unternehmen haben erkannt, dass eine professionelle Zahlungsverkehrsabwicklung wesentliche Vorteile mit sich bringt: einerseits für eine effiziente Gestaltung der Finanzprozesse, andererseits im Hinblick auf die Liquiditätsplanung des Unternehmens. Gerade für Unternehmen, die komplex strukturiert sind und international agieren, ist eine zentrale Steuerung des Zahlungsverkehrs von großer Bedeutung, denn nur so werden Finanzprozesse konzernweit transparent und ganzheitlich abgebildet. Insbesondere für die Prozessbeteiligten ist es dabei wichtig, die Zahlungsabläufe jederzeit nachvollziehen zu können.

Die IT spielt hierbei eine maßgebende Rolle: Denn Zahlungsverkehr ist nur so gut wie seine IT, sie macht eine autarke und durchgehend automatisierte Prozessabwicklung erst möglich. Hierbei schaffen flexible Schnittstellen eine bessere Integrierbarkeit in bestehende IT-Landschaften, können mit verschiedenen Datenbankentypen kommunizieren und ermöglichen enorme Zeit- und Kostenersparnisse. Solche Lösungen sind der Grundstein für eine optimale Zahlungsverkehrslösung und schaffen konkreten Mehrwert für jedes Unternehmen.

Nachvollziehbarerweise werden hierfür ganzheitliche Lösungen bevorzugt, weil sie alle relevanten Aspekte vollumfänglich in einem System abdecken und darüber hinaus weitere Ansatzpunkte für Optimierung bieten, wie zum Beispiel auf flexibel auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassbare Berechtigungsstrukturen und automatisierte Prozesse. Dass die meisten Unternehmen die Bedeutung dieser Themen bereits erkannt haben und darüber hinaus einen Anpassungsbedarf sehen, zeigte sich auch in der kürzlich von cogon durchgeführten Studie zu den aktuellen Anforderungen der Unternehmen im Zahlungsverkehr.

Ein Beispiel für eine maßgebliche Optimierung der unternehmensweiten Zahlungsverkehrsprozesse ist die IVG Immobiliengesellschaft AG. Sie ist eine international aufgestellte Immobiliengesellschaft mit 19 Standorten und ca. 580 Mitarbeitern. Vor Einführung eines neuen Zahlungsverkehrssystems managte die IVG die Finanzdaten ihres Niederlassungsnetzwerkes über mehreren Insellösungen, die sich an den Gegebenheiten des jeweiligen Niederlassungsortes orientierten. Die dezentrale Abwicklung des Zahlungsverkehrs ging mit einer gewissen Unübersichtlichkeit der Zahlungsprozesse und langen Bearbeitungszeiten einher. Zudem war eine Steuerung des konzernweiten Zahlungsverkehrs von zentraler Stelle aus ohne Medienbrüche nicht möglich. Ferner lief die Bankenkommunikation über fünf unterschiedliche IT-Lösungen. Demzufolge mussten alle erforderlichen Änderungen mehrfach administriert werden, was einen hohen Wartungs- und Pflegeaufwand verursachte.

Eine neue Zahlungsverkehrslösung muss her

Die Hauptanforderung der Immobiliengesellschaft bei der Suche nach einer neuen Zahlungsverkehrslösung war die Vereinheitlichung der Systeme und die daraus resultierende Möglichkeit, alle relevanten Prozesse von zentraler Stelle aus schneller und sicherer zu steuern: Die Aufgabe bestand laut Günter Spittel, Abteilung Finanzen bei IVG, also darin, die Finanzdaten der unterschiedlichen IVG-Niederlassungen in einer zentralen Drehscheibe zu bündeln und weiter zu verarbeiten. Auf Basis einer einzigen Softwareinstallation sollten die Niederlassungen künftig miteinander so vernetzt werden, dass die Benutzer die ihnen jeweils zugeordneten Bankkonten in diesem zentralen System verwalten können. Andererseits musste der Schutz der sensiblen Finanzdaten gewährleistet sein.

Von der Vereinheitlichung der Zahlungsverkehrsprozesse versprach sich die IVG eine erhöhte Transparenz aller Vorgänge und damit auch eine effizientere Steuerung der konzernweiten Finanzprozesse. Darüber hinaus sollte die ausgewählte Lösung unbedingt zukunftsfähig sein. SEPA-Fähigkeit und eine auf EBICS basierende Kommunikation wurden daher als weitere Grundvoraussetzungen definiert.

Zentrale Steuerung der Zahlungsprozesse

Nachdem per Ausschreibung nach der  künftigen Zahlungsverkehrslösung gesucht wurde, entschied sich die IVG nach einer gründlichen Softwareanalyse für die Zahlungsverkehrslösung EBsec von Cogon. Auf modernen Technologien basierend, überzeugte die Lösung mit der Integrierbarkeit in die IT-Infrastruktur sowie mit benutzerfreundlicher Oberfläche. Nach Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Landschaft vor Ort und der detaillierten Abstimmung des benötigten Funktionsumfanges konnte der Implementierungsprozess direkt beginnen. In diesem Kontext war ein schneller Start gewährleistet. Die Bestandsdaten aus den verschiedenen bisherigen Installationen konnten weitgehend in die zentrale EBsec-Instanz überführt werden. Darüber hinaus wurden weitere Stammdatensätze automatisch aus dem ERP-System gezogen und im System für weitere Bearbeitung hinterlegt.

Ein Berechtigungskonzept auf Basis dedizierter Benutzerrollen und Zugriffsrechten ermöglicht die Abbildung der unterschiedlichen Zuständigkeiten. Einerseits können dadurch die jeweils zuständigen Mitarbeiter mit unterschiedlichen Berechtigungen (beispielsweise Lese- oder Freigaberecht) auf bestimmte Konten zugreifen, andererseits bleiben sensible Vorgänge, wie zum Beispiel Gehaltszahlungen nur explizit für jeweilige Zugriffsberechtigten zugängig. „Mit EBsec Professional konnten wir eine erhebliche Effizienzsteigerung der Zahlungsverkehrsprozesse erzielen und sind auch für die Zukunft gut gerüstet“, bilanziert Spittel. Sukzessive wird die Lösung auch auf weitere Unternehmensteile ausgeweitet, wie bspw. das bevorstehende Projekt zur Abwicklung des Auslandszahlungsverkehrs der IVG-Niederlassung in Polen beweist. Darüber hinaus profitiert IVG von den cogon-Lösungen auch bei der SEPA-Umstellung: Dank dem SEPA-Wizard kann diese ohne größere Systemanpassungen erfolgen.


IVG Immobilien AG
Hauptstandorte in Deutschland: Bonn und Frankfurt
Mitarbeiter: 580
Internet: www.ivg.de


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