Mehr Flexibilität in der Kommunikation

Maschinenbauindustrie und Softwarebranche haben einiges gemeinsam. Was beide Branchen auszeichnet, sind Innovationsfreude und Technikaffinität. Die Begeisterung dafür, bestehende Technologien zu verbessern und neue Technologien zu entwickeln, ist der Motor, der beide Branchen antreibt. Wenn bodenständige, traditionsbewusste Maschinenbauer die Vorzüge innovativer Softwarelösungen – etwa die IP-basierter Telefonanlagen und entsprechender IP-Telefone – kennenlernen und die VoIP-Technologien einsetzen, sind sie in der Lage, die kommunikativen Herausforderungen der Zukunft schon heute zu meistern.

Die Hans Künz GmbH mit Hauptsitz im österreichischen Hard ist eines der ältesten und erfolgreichsten Unternehmen der Vorarlberger Maschinenbauindustrie. 1932 von Hans Künz gegründet, entwickelte sich die Firma schnell zu einem führenden Unternehmen im Anlagen- und Maschinenbau. Hat Künz in den Anfangszeiten noch Hochbaukrane gefertigt, verlagerte sich der Produktionsschwerpunkt später auf den Bau von Containerkranen und den Stahlwasserbau. Neben der Zentrale in Hard am Bodensee hat Künz ein weiteres Werk in Groß St. Florian, Steiermark, und betreibt außerdem Niederlassungen in der Slowakei und in den USA. Insgesamt beschäftigt der Maschinenbauer rund 310 Mitarbeiter. Um Kosten für die Wartung und Administration der alten, festnetzbasierten Telefonanlage zu senken, hat sich Künz dafür entschieden, auf Voice-over-IP umzusteigen.

Anbietersuche

Deshalb machte sich der Maschinenbauer im Februar 2010 auf die Suche nach einer modernen Telefonanlage, die in das bestehende Unternehmensnetzwerk integriert werden sollte. Insgesamt hat Künz die VoIP-Telefonsysteme von acht verschiedenen Anbietern miteinander verglichen. Etliche Telefonanlagen entsprachen nicht den Vorstellungen – sie waren entweder zu teuer oder konnten den gewünschten Funktionsumfang nicht bieten. Am Ende schafften es drei Telefonsysteme in die engere Auswahl. Künz hat sich im Herbst 2010 zugleich für den Microsoft Office Communications Server (OCS) 2007 R2 entschieden, den das Unternehmen jetzt seit Anfang 2011 nutzt. Der Grund: Der Maschinenbauer arbeitet bereits mit dem Betriebssystem von Microsoft und konnte darum seine bestehenden Lizenzen erweitern, anstatt neue Lizenzen für die Telefonanlage eines anderen Anbieters erwerben zu müssen.

OCS 2007 R2 fügt sich nahtlos in bestehende Microsoft-Umgebungen mit allen zugehörigen Office-Produkten ein. E-Mail-Versender verfügen z.B. über eine Präsenzanzeige mit Interaktionsmöglichkeit, und bestehende Termine im Outlook-Kalender dienen dazu, den Präsenzstatus automatisch zu setzen. Über den Office Communicator Client können Anwender E-Mails direkt versenden und Meetings planen. Ausschlaggebend für die Entscheidung für den Office Communications Server 2007 R2 war jedoch die Möglichkeit, die Technologie unmittelbar in die bestehende Kommunikationsinfrastruktur zu integrieren. Mittels der Mediation Server-Rolle kann ein VoIP-Festnetz-Gateway angebunden und OCS direkt mit dem Festnetz gekoppelt werden. Auf diese Weise führt Künz externe Gespräche nach wie vor über das Festnetz, während die gesamte interne Kommunikation über VoIP läuft.

Kompatibilität

Als Endgerät nutzt der Anwender u.a. das Business-Desktoptelefon Snom 821, das auf dem offenen SIP-Standard basiert. Seine Kompatibilität mit OCS hat Microsoft offiziell durch die Aufnahme des Geräts in sein Compatible Devices Program bestätigt. Die Anmeldung des IP-Telefons an OCS erfolgt über eine spezielle Firmware. Überzeugt hat Künz neben der Funktionsunterstützung insbesondere das Preis-Leistungs-Verhältnis des IP-Telefons. „Es gibt nur wenige VoIP-Telefone am Markt, die mit OCS kompatibel sind. Das 821 war nicht nur das günstigste, sondern auch das Gerät mit dem größten Funktionsumfang“, fasst Martin Forster – als IT Systems Engineer bei Künz verantwortlich für die IT-Infrastruktur – die Vorteile des Telefons zusammen.

Im Gegensatz zu seiner alten Telefonanlage kann Künz jetzt sowohl die Administration der IP-Telefone als auch die Einrichtung von Nebenstellen selbst übernehmen und ist deshalb nicht mehr auf externe Dienstleister angewiesen. Weitere Vorteile des Modells 821 liegen für Martin Forster auf der Hand: Da das Gerät mittels Power over Ethernet mit Strom versorgt wird, entfällt nicht nur der Anschluss über ein Kabel, auch die Installationskosten sind geringer. Ein integrierter 1-Gigabit-Ethernet-Switch sorgt für optimale Netzwerkauslastung. „Was uns besonders gefällt, ist die intuitive Menüführung“, berichtet Forster. „Die Benutzeroberfläche des 821 ist übersichtlich gestaltet. Über das große Display können wir ganz einfach auf das unternehmensweite Adressbuch, auf Anruflisten oder auf Anruferinformationen zugreifen.“ Außerdem sei es möglich, bis zu zwölf verschiedene SIP-Accounts einzurichten. Im Fehlerfall verbindet sich das VoIP-Telefon automatisch wieder mit dem SIP-Gateway, sodass die Funktionstüchtigkeit schnell wiederhergestellt ist. Und nicht zuletzt hat Künz die Möglichkeit, an den Arbeitsplätzen kostengünstige Bluetooth-Headsets zu integrieren, überzeugt.

Herausforderungen

Die Implementierung von Office Communications Server 2007 R2 dauerte zwei Monate inklusive Testphase. Im Januar 2011 hat Künz dann auf die VoIP-Telefonanlage umgestellt. „Bei der Einrichtung kamen wir nicht so gut voran, sie hat etwas länger gedauert als geplant“, erinnert sich Forster. „Die eine oder andere Herausforderung bestand für uns darin, die Arbeitsplätze optimal auszustatten und die Geräte ideal zu kombinieren.“ Schnelle und unkomplizierte Hilfe für die Lösung einer weiteren Hürde hat Martin Forster direkt über das Online-Forum von Snom erhalten: „Ein Verbinden mit Konsultation war nicht möglich. Doch die Lösung, die Snom im Forum aufgezeigt hat, konnten wir auch in unserem Fall anwenden und so das Problem beheben“, sagt Forster.

Durch die Integration des Modells 821 in den Office Communications Server kann Künz jetzt auch die Vorteile von Unified Communications (UC) mit dem Desktoptelefon unternehmensweit nutzen. Das Snom 821 verfügt etwa über eine Basic Presence und gibt automatisch Aufschluss darüber, ob ein Nutzer gerade telefoniert. Der aktuelle Status wird auch an OCS übermittelt. „Die Präsenzanzeige hat zu einer Lastreduktion geführt, da wir unnötige Anrufe jetzt vermeiden. Und dadurch, dass wir Gespräche direkt aus Outlook oder unserem ERP-System einleiten können, sparen wir jene Zeit ein, die wir früher mit der Suche nach Rufnummern verbracht haben“, freut sich Martin Forster. Daneben sorge ein Auto Attendant dafür, dass Anrufer, die außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen den Kontakt suchen, mittels einer vollautomatischen Ansage über die Öffnungszeiten informiert und mit der Mailbox verbunden werden. Und nicht zuletzt biete das Telefonieren via Internet zwei weitere Vorteile: Mobile Nutzer, wie etwa Außendienstmitarbeiter, können mit ihrem Mobilgerät über WLAN telefonieren. Auf diese Weise spart der Anwender Kosten, die sonst für teure Handy-Telefonate angefallen wären. Auch internationale Gespräche sind dank VoIP jetzt günstiger.

Hans Künz GmbH

Branche: Container-, Spezial- und Elektrolysekrane, Stahlwasserbau und Rechenreinigung
Gründung: 1932
Standort: Hard/Österreich
Mitarbeiter: 310
Internet: www.kuenz.com

Bildquelle: Hans Künz GmbH