Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Der Kulturbetrieb ist vom Profil her ein Unikum in Deutschland: 1984 gegründet, zunächst als soziokulturelles Zentrum mit Gastspielen verschiedenster Genres, hat das Theaterhaus ein jährliches Jazzfestival sowie mit einem internationalen Schauspielensemble sozialkritische Eigenproduktionen im Programm. Und auch hinter der Bühne müssen häufig mehrere Rollen auf einmal gespielt werden, erklärt Verwaltungsleiterin Bettina Reinhart, die die Bereiche Controlling, Digitalisierung und Prozessoptimierung im Theaterhaus koordiniert: „Im Gegensatz zu staatlichen Kultureinrichtungen arbeiten wir sehr individuell, mit einer Vielzahl an Kostenträgern und einem breit gefächerten Kostenstellenbereich. Deshalb nutzen wir ein modulares System, das sich individuell auf unsere Anforderungen skalieren lässt und zudem noch über ein flexibles und detailliertes Berichtswesen verfügt.“

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Das Theaterhaus nutzt HS – Hamburger Software sowohl für die komplette Finanzbuchhaltung als auch für die Personalabrechnung. „Anfang 2020 haben wir unsere kleinere Buchhaltungslösung auf das wesentlich umfangreichere HS Finanzwesen umgestellt und im Anschluss auch gleich noch ein Dokumenten-Management-System (DMS) sowie die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt“, berichtet Bettina Reinhart. „2021 haben wir schließlich eine Erweiterung um das Personalstatistik-Tool vorgenommen und darüber hinaus arbeiten wir an einer Schnittstelle zu unserer Ticketsoftware“, skizziert sie die weiteren Digitalisierungsbestrebungen. Realisiert werden die Projekte gemeinsam mit dem Unternehmen Bechtle aus Neckarsulm.

Verschollene Rechnungen, überschrittene Skontofristen

Ein wesentlicher Schritt in Richtung „Transparenz“ war die Einführung des DMS als zentraler Speicherort für digitalisierte Eingangsbelege sowie die anschließende Umsetzung der elektronischen REV. In starken Monaten bearbeitet das Theaterhaus rund 300 Eingangsrechnungen. Hinzu kommen interne Abrechnungen sowie Kreditkartenbuchungen, die ebenfalls in die Belegbuchung einfließen. Der Hauptfokus des Projekts lag deshalb vor allem in der Anfangsphase auf einer besseren Übersicht und Nachverfolgbarkeit des Rechnungsumlaufs. Papierbelege gingen auf ihrem Weg durch die Fachabteilungen nämlich hin und wieder verloren oder wurden erst spät abgezeichnet. „Skonto konnten wir früher in vielen Fällen nicht nutzen, da wir die Rechnungen viel zu spät in die Buchhaltung zur Zahlung zurückbekamen“, erinnert sich Bettina Reinhart. „Durch die REV sparen wir heute viel Zeit und erhalten gleichzeitig eine höhere Transparenz im Rechnungsumlauf.“

Mittlerweile kursieren die eingehenden Rechnungen digital durch die Fachabteilungen und werden nach der Freigabe automatisch im DMS archiviert. „Die Kollegen können sie im Archivsystem dann jederzeit selbstständig aufrufen und z.B. Konditionen prüfen oder Preisvergleiche durchführen. Früher lief das alles über die Buchhaltung – wir waren quasi ständig auf der Suche nach alten Rechnungen, die die Kollegen nochmals aus den unterschiedlichsten Gründen einsehen wollten“, so die Verwaltungsleiterin. Rechnungen mit Skonto werden in der Übersicht einfach rot markiert und somit hervorgehoben, damit unmittelbar darauf reagiert werden kann. „Der gesamte Prozess ist dadurch effizienter, verpasste Skontofristen gehören endgültig der Vergangenheit an. Langfristig trägt auch das zur Wirtschaftlichkeit unseres Theaters bei.“ Für ein leichteres Auffinden sorgen individuelle Suchfilter in der REV etwa nach einzelnen Stichworten, Belegnummern oder Lieferanten. „Das ganze System ist sehr übersichtlich und intuitiv aufgebaut, sodass auch die Kollegen außerhalb der Buchhaltung gerne und eigenständig damit arbeiten. Für uns ist das eine große Entlastung“, meint Reinhart.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

In nur vier Monaten ist es dem Theaterhaus gelungen, den gesamten Belegumlauf in einen durchgängigen digitalen Workflow zu überführen. Abstimmungs- und Nachverfolgungsaufwand haben sich dadurch reduziert. „Bevor man mit einem solchen Projekt loslegt, sollte man zunächst genau ermitteln, wie der Prozess im Haus angelegt ist und wie er sich zukünftig optimieren lässt“, resümiert Bettina Reinhart. „Zudem war die Erstellung von Handbüchern für die Anwender des neuen Tools hilfreich und hat die Einführung befördert.“ Auch weitere Projekte sollen nun angegangen werden. „Nun wollen wir die Funktionalitäten der Lösung weiter ausschöpfen. Die Einführung des Budget-Cockpits wird dann der nächste große Schritt sein.“

Theaterhaus Stuttgart e.V.

Branche: Kulturbetrieb
Gründung: 1984
Mitarbeiter: 100
Besucher: ca. 300.000 im Jahr

Bildquelle: Theaterhaus Stuttgart