„Menschen sind Gewohnheitstiere“

ITM: Herr Bingler, einem Release-Wechsel ihres ERP-Systems sehen Unternehmen häufig mit Bauchschmerzen entgegen. Warum sind regelmäßige Updates überhaupt notwendig?
Dirk Bingler: Es gibt verschiedene Gründe: Zum einen unterliegen Anwenderunternehmen einem gewissen Handlungsdruck von außen. Beispielsweise durch gesetzliche Änderungen, etwa im Rahmen der DSGVO, neuer Meldeverfahren oder bei aktuellen Vorgaben rund um das Thema „Compliance“. Zum anderen ist es unerlässlich, die Sicherheit der Systeme stets im Blick zu behalten, um das System vor potenziellen Angreifern bestmöglich zu schützen. Hier auf regelmäßige Updates zu verzichten, wäre grob fahrlässig. Und schließlich geht es natürlich auch um die kontinuierliche Verbesserung und Erweiterung der Software-Funktionalitäten.

ITM: Was sind Ihrer Erfahrung nach die größten Bedenken der Unternehmen, wenn es um Release-Wechsel geht?
Bingler: Das hängt immer ein bisschen davon ab, wie umfangreich die kundenindividuellen Änderungen im System sind. Bei größeren Installationen können sich Release-Wechsel schon mal über einige Monate hinziehen und kommen – je nachdem wie lange der letzte Wechsel zurückliegt – einer Neueinführung gleich. Der Planungs-, Organisations- und Testaufwand ist entsprechend hoch, was viele Unternehmen natürlich abschreckt oder dazu veranlasst, Release-Wechsel möglichst lange vor sich her zu schieben. Auch die Nutzer sind in der Regel wenig begeistert, wenn sie sich neben ihrem Tagegeschäft mit neuen Funktionalitäten auseinandersetzen oder sich an eine andere Oberfläche gewöhnen müssen. Menschen sind Gewohnheitstiere. Ist der Schritt aber erst einmal getan, wissen die Nutzer relativ schnell auch die Vorteile solcher Updates zu schätzen.

ITM: ERP-Systeme werden in den seltensten Fällen im Standard implementiert. Fast immer gibt es individuelle Anpassungen, meistens sind externe Systeme an die ERP-Software angebunden. Inwieweit haben Release-Wechsel Einfluss auf diese unternehmensspezifischen Gegebenheiten?
Bingler: Wir haben in den vergangenen Jahren intensiv daran gearbeitet, unternehmensspezifische Anpassungen über Schnittstellen weitgehend vom ERP-Standard zu trennen. Heißt: Wir können Updates durchführen, ohne dass diese direkte Auswirkungen auf Individualprogrammierungen des Kunden haben. Aber natürlich gibt es immer wieder Fälle, wo wir nachsteuern müssen bzw. wo Updates auch Folgen für nachgelagerte Systeme haben. Der Aufwand ist aber in der Regel sehr überschaubar, und wir planen ihn frühzeitig gemeinsam mit dem Kunden ein.

ITM: Macht es einen Unterschied, ob ein ERP-System in der Cloud oder noch klassisch On-Premises betrieben wird?
Bingler: ERP-Systeme aus der Cloud sind üblicherweise deutlich stärker standardisiert. Das schränkt zwar einerseits die Anpassungsmöglichkeiten ein, macht Updates aber entsprechend einfacher. Gerade für kleinere Kunden ist das häufig die bessere Alternative. Mit steigender Prozesskomplexität ändert sich das jedoch. Dann werden auch in der Cloud Adaptionen und Erweiterungen notwendig und der Aufwand für Release-Wechsel steigt.

ITM: Wie häufig stellen Sie auf neue Releases um? Gibt es bei Ihrer ERP-Software einen festen Turnus?
Bingler: Wir haben uns bereits vor einigen Jahren von den klassischen Release-Wechseln verabschiedet. Stattdessen stellen wir unseren Kunden permanent Update-Pakete aus der Cloud zur Verfügung. Im Jahr 2021 waren das über 600 Pakete, etwa 100 davon mit neuen Funktionen/Modulen. Mit den Paketen liefern wir eine Risikobewertung sowie entsprechende Nachweise mit aus. Unsere Kunden können dann selbst entscheiden, wann sie diese Updates aufspielen.

ITM: Inwiefern profitieren die Anwenderunternehmen von diesem System?
Bingler: Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch viele kleine Updates aktualisieren wir das System peu à peu statt auf einen Schlag. Unternehmen, die unsere neuen Features regelmäßig aufspielen, sind immer auf dem neuesten Stand und partizipieren schneller von funktionalen und technischen Weiterentwicklungen. Wenn dadurch kleinere individuelle Anpassungen notwendig sind, unterstützen wir unsere Kunden dabei, diese Modifikationen mit überschaubarem Aufwand umzusetzen. Gerade für mittelständische Unternehmen lässt sich das deutlich einfacher planen und umsetzen als alle paar Jahre ein aufwendiger und teurer Release-Wechsel. Ob unsere Kunden ihr System selbst oder durch uns in der Cloud betreiben lassen, spielt dabei grundsätzlich keine Rolle.

Bildquelle: GUS Group