Mit DMS immer DSGVO-konform sein

Denn ein Büroarbeitsplatz im Homeoffice setzt zwei wesentliche Dinge voraus: Erstens müssen die Beschäftigten von außen auf alle für sie relevanten Geschäftsdokumente zugreifen können. Damit ist eine papiergebundene Dokumentenverwaltung für effektives Arbeiten im Homeoffice nicht möglich. Und zweitens müssen auch am Remote-Arbeitsplatz die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Dies gilt insbesondere für die Gewährleistung von Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten sowie deren sichere Verfügbarkeit für alle befugten Personen. Denn Datenschutzverstöße werden von den Datenschutzbehörden mit hohen Bußgeldern geahndet – egal ob der Verstoß im Büro passiert ist oder im Homeoffice.

Transparenz und Rechte wahren

Eine Voraussetzung, beide Bedingungen gut und rechtssicher zu erfüllen, sind Software-Tools, die eine Zusammenarbeit standortunabhängig ermöglichen und effiziente Abläufe gewährleisten. Neben branchentypischen Lösungen gehört dazu vor allem digitales Dokumenten-Management. Ein zentrales Dokumenten-Management-System (DMS) stellt sicher, dass Beschäftigte vollständigen digitalen Zugriff auf alle für ihre Tätigkeit relevanten Dokumente haben – und somit am Geschäftsprozess jederzeit teilhaben können – und bietet eine rechtssichere Unterstützung im Umgang mit Daten und Dokumenten gemäß DSGVO.

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Auch im Homeoffice ist es wichtig, Kunden, Mitarbeitern und Partnern rasch Auskunft darüber geben zu können, wo im Unternehmen welche Daten über die Person vorhanden sind und zu welchem Zweck diese Daten verwendet werden. Die Betroffenenrechte nach DSGVO müssen jederzeit auch im Homeoffice-Betrieb gewahrt werden. Such- und Filterfunktionen einer Dokumenten-Management-Software erlauben es dem Anwender beispielsweise, binnen Sekunden per Mausklick einen Überblick über die vorhandenen Datenbestände zu erhalten. Zudem gewährleistet ein DMS die DSGVO-konforme Löschung von Daten, die ihren Zweck erfüllt haben oder wenn der Betroffene diese wünscht.

Darüber hinaus lässt sich mittels DMS leicht nachvollziehen, wer welche Daten eingibt, verändert oder löscht. Zu diesem Zweck werden alle Versionierungen von Dokumenten protokolliert und erfasst. Gleichzeitig wird damit sichergestellt, dass jedem berechtigten Mitarbeiter stets die aktuellste Fassung eines Dokuments vorliegt. Durch die Voreinstellung bestimmter Felder oder eine rechtskonforme Dokumentenvorlage können Unternehmen zudem sicherstellen, dass nur Daten erhoben und verarbeitet werden, die für eine bestimmte Tätigkeit tatsächlich relevant sind.

Daten vor Familienangehörigen schützen

Das Software-Büro Krekeler rät zu einem modernen DMS, das auf Client/Server-Technologie basiert. Es sorgt nicht nur dafür, dass alle (datenschutz-)relevanten Dokumente geschützt und manipulationssicher jederzeit und ortsunabhängig vorliegen. Es stellt ebenso durch rollenbasierte Zugriffsrechte sicher, dass ein Anwender nur Zugang zu jenen sensiblen Daten erhält, die im Zusammenhang mit seiner Arbeit stehen. Apropos Zugang zu Daten: Es ist ein weiterer, wesentlicher Aspekt, dass weder Familienangehörige noch Dritte Zugriff – auch nicht unbeabsichtigt – auf die zu schützenden Daten erhalten. Anders als bei einem Papierdokument, das zu Hause theoretisch jeder Unbefugte einsehen könnte, liegen sämtliche Dokumente zugriffsgesichert in der Dokumenten-Management-Software. Der Monitor sollte zudem so aufgestellt werden, dass niemand, der das Zimmer betritt, in dem die Homeoffice-Tätigkeit stattfindet, direkt Einsicht nehmen kann. Eine passwortgesicherte Bildschirmsperre ist obligatorisch, sobald der Raum verlassen wird – auch wenn es nur für fünf Minuten ist.

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