Mit Echtzeitdaten zum Unternehmenserfolg

Dazu kommen innovative Start-ups: Die Unternehmensberatung McKinsey, die die 1.000 erfolgreichsten europäischen Gründungen untersucht hat, sieht Deutschland auf dem zweiten Platz in der EU. Was viele dieser KMU auszeichnet, ist schnelles und präzises Handeln. Dazu braucht es optimierte, gut laufende Prozesse. Die funktionieren allerdings nur reibungslos, wenn alle Daten möglichst über alle Unternehmensbereiche hinweg verfügbar sind. Erst mit dem intelligenten Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) erhalten Organisationen ein vollständiges Bild der Abläufe und die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Grund dafür sind etwa ein verbessertes Kundenerlebnis, fundierte Entscheidungen, basierend auf relevanten Echtzeitdaten und die Reduzierung finanzieller und operativer Risiken, denn der Zugriff auf alle relevanten Daten in Echtzeit macht es einfacher, schnell zu reagieren.

Der Faktor Mensch

Viele Unternehmen gerade im Mittelstand tun sich aber noch schwer damit, Daten in Echtzeit zu verarbeiten. Dafür gibt es zwei wesentliche Gründe. Der erste Grund: eine uneinheitliche Umgebung. Die meisten Unternehmen haben ihre IT-Umgebung über Jahre hinweg aufgebaut, oft durch das Hinzufügen neuer Funktionalitäten, aber ohne ausreichende Integration. In der Regel führt das zu einer siloartigen Umgebung, die keine Möglichkeit zur nahtlosen Datenübertragung und Prozessautomatisierung bietet. Viele Prozesse werden daher manuell ausgeführt und sind so zeitaufwendig, fehleranfällig und ineffizient. Grund zwei ist der Faktor Mensch. Menschen haben die Tendenz, langweilige, manuelle oder schwierige Aufgaben vor sich herzuschieben. Wenn sie nicht das richtige Werkzeuge zur Hand haben, um Probleme sofort zu lösen, werden diese gerne auf die lange Bank geschoben.

Automatisierung schafft Effizienz

Die vergangenen 18 Monate der Pandemie und die Notwendigkeit von Homeoffice und Remote Work haben nicht nur gezeigt, wie erfolgskritisch ein guter Datenfluss ist, sondern auch erneut verdeutlicht, wie wichtig das menschliche Element ist, wenn es darum geht, Krisen zu bewältigen. Es kommt nicht auf die Büros und Konferenzräume an und auch nicht auf die IT allein, sondern darauf, dass engagierte Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, ihren Job auch unter Druck schnell und effizient zu erledigen – und zwar so, dass das Arbeiten an verschiedenen Orten im Feld nicht nur möglich ist, sondern auch so organisiert ist, dass die Teams motiviert bleiben.

Vor dem Hintergrund dieser Erfahrungen sagen die Marktforschungsgesellschaften IDC und Gartner übereinstimmend, dass sich das Enterprise Resource Planning (ERP) wandeln wird. IDC prognostiziert eine Zukunft mit modularen, intelligenten und aufgabenbasierten Apps. Diese werden frei kombinierbar und öffnen eine Reihe von Schnittstellen zur Integration von RPA, Künstlicher Intelligenz (KI) oder Automatisierung. Gartner spricht in diesem Kontext gar von der „frei zusammensetzbaren Organisation“, bei der sich Planung und Aufgabenbearbeitung so individuell zuordnen lassen, dass die Unternehmung „ortsunabhängig“ wird.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Diverse Trends sieht das Software-Unternehmen Unit4. Einer dieser Trends ist: Die Aufgabe steht im Fokus, nicht das System. Die Zukunft liegt in dynamischen, responsiven Apps, die dem Mitarbeiter überall hin folgen. Auf dem Weg zu einer vollständig Cloud-basierten, modularen ERP-Plattform liegen die Daten zwar zentral in der Mitte, doch das eigentliche Geschäft passiert in den Randbereichen – im Feld, da, wo die Mitarbeiter vor Ort mit den Kunden arbeiten. Fokussierte Apps liefern dort genau das an Information, was gebraucht wird.

Die ortsunabhängige Organisation

Als weiteren Trend nennt das Unternehmen monolithische ERP-Systeme. Diese haben traditionell das Geschäft zentralisiert bestimmt und werden durch „distributed computing“ so aufgebrochen, dass die Funktionalitäten genau dort landen, wo die Menschen arbeiten: Zuhause, vor Ort beim Kunden, etc. Voraussetzung dafür ist eine Event-getriebene Architektur, die weiß, wann die Hand vor Ort mit dem Daten-Herz in der Mitte kommunizieren muss.

Daten sicher bewegen: Natürlich müssen die Daten mit der Unternehmenszentrale kontinuierlich aktualisiert werden. Algorithmen müssen dafür sorgen, dass das System nachhält, welche Transaktion wann und wo abgeschlossen wird, um die Daten mit dem General Ledger (GL) zu synchronisieren. Soll der Aufwand kontrollierbar bleiben, muss ein zentrales Master-Data-System oder eine zentralisierte selbstlernende Anwendung beim Steuern helfen: Das zentrale Datensystem darf nur genau die Info zum Mitarbeiter im Feld schicken, die gerade jetzt gebraucht wird.

RPA wird selbstverständlicher Teil der Unternehmens-umgebung: Werden immer mehr Daten immer öfter ortunabhängig bearbeitet und dann an die Zentrale zurück kommuniziert, braucht es intelligente Prozessautomatisierung, um Komplexität zu reduzieren. Dieser Automatisierungsgrad wird gerade für neue Ansätze wie Order to Cash oder Procure to Pay wichtig, weil automatisierte Prozesse beim Auffinden von betrügerischen Aktionen helfen und als Bollwerk gegen Anomalien auftreten.

Konkret bedeutet dies, dass RPA keine angeflanschte Nebenaufgabe des ERP sein kann, sondern dass sie zum integralen Bestandteil des zentralen Enterprise Planning des Unternehmens werden muss. Je früher Mittelständler das Thema RPA im Kontext ihres ERP ins Visier nehmen, desto größer wird ihr Wettbewerbsvorteil.

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