Mit ERP auf Wachstumskurs

Doch die Auswahl des passenden ERP-Systems ist komplex und gerade für kleine Unternehmen ohne fachliches Know-how ein Kraftakt, vor allem wenn die Ressourcen begrenzt sind. Aus diesem Grund scheuen sich viele Betriebe vor der Einführung. Dabei liefert ein adäquates System einen ganzheitlichen Überblick über alle Geschäftsprozesse, bietet umfassende Transparenz und optimiert die unternehmensinternen Abläufe. Doch die Einführung erfordert Zeit, ein Bewusstsein für den Wandel und die richtige Unterstützung, um Unternehmen durch den Prozess zu führen. Jochen Wießler, CEO bei Unit4: „Wenn Sie es richtig machen wollen, muss Ihr Unternehmen Veränderungen vornehmen, auch wenn das vorübergehend zu Veränderungen im Betriebsablauf führen kann.“ Die Anschaffung eines ERP-Systems unterscheide sich grundsätzlich jedoch nicht von jeder anderen größeren Investition. „Wichtig ist, dass die Einführung gut geplant ist und die Mitarbeiter mitgenommen werden, indem diesen deutlich gemacht wird, warum die Veränderung für das Unternehmen wichtig ist“, sagt Wießler.

Ohne Datenbasis bleibt nur das Bauchgefühl

Gerade Start-ups und kleinere Unternehmen greifen anfangs oft noch auf Excel zur Datenerfassung und -analyse zurück. Dabei ist Excel streng genommen eigentlich kein ERP-System, wird aber als solches genutzt. Spätestens wenn das Unternehmen aber mit zunehmendem Erfolg wächst und die Prozesse komplexer werden, stößt das Management mit Excel rasch an seine Grenzen. „In der Wirtschaft zählen letztendlich Zahlen, Daten und Fakten“, erklärt Karl Gerber, CEO von Step Ahead. „Ganz gleich, ob Sie mit Banken, Investoren, potenziellen Käufern, Gesellschaftern oder Managern sprechen: Ohne eine vernünftige Datenbasis bleibt nur das Bauchgefühl.“ Wer ganz ohne ERP-System arbeite, brauche viel Zeit und Geduld, um die Voraussetzungen für Entscheidungen zu schaffen, und werde sich schwertun, Vertrauen gegenüber Dritten aufzubauen. „Das ist jetzt keine Predigt für das perfekte und vollumfänglich integrierte ERP, aber ein Appell, zumindest Basisfunktionen im Unternehmen zu etablieren“, betont Gerber.

Nicht nur Mittelständler, auch kleine Betriebe und Start-ups könnten enorme Vorteile aus einem ERP-System ziehen, erklärt Jan Gutknecht, Senior Business Development Specialist bei SAP: „Kleinere Unternehmen profitieren stark von entsprechenden Systemen für die wesentlichen Kernprozesse.“ Dazu gehören Funktionen wie Order to Cash, Procure to Pay und Record to Report. Je nach Branche kämen weitere Features wie Design to Operate hinzu. Wichtig sei, zunächst eine stabile Basis an Funktionen aufzubauen. Diese könnten Unternehmen dann sukzessive ergänzen, so der Experte. „Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sollten darauf achten, dass der Standardfunktionsumfang der ERP-Software das Gros der benötigten Geschäftsprozesse bereits abbilden kann“, ergänzt Holger Schüler, Bereichsleiter Cloud & Services bei Kumavision. „Sie sollten möglichst auf individuelle Anpassungen verzichten, da diese oft unnötig, aufwendig und kostspielig sind“, empfiehlt er. „Zudem sollten sie darauf achten, dass der ERP-Partner neben der technologischen Expertise das notwendige Branchen-Know-how sowie die Umsetzungskompetenz mitbringt, damit am Ende wirklich genau die branchentypischen Funktionen implementiert werden, die das Unternehmen tatsächlich braucht.“

Die Implementierung ganzheitlich angehen

Die Planung sei absolut entscheidend, um sicherzustellen, dass die zentralen Probleme im Unternehmen gelöst werden, betont Jochen Wießler, „aber auch die Strategie für das Change Management und die Art und Weise, wie Unternehmen ihren Mitarbeitern die Veränderung vermitteln, müssen berücksichtigt werden“. Wichtig sei zudem, die wichtigsten Leistungsindikatoren, die Key Performance Indicators (KPIs), für ein solches Projekt zu vereinbaren. Dabei müsse sichergestellt sein, dass jeder im Führungsteam diese akzeptiert. Auch die Integration sei von größter Bedeutung, so Wießler, denn das ERP-System müsse mit allen anderen genutzten Anwendungen zusammenarbeiten können. „Dafür müssen die Integrationspunkte festgelegt werden und sichergestellt sein, dass sie über die APIs verfügen, mit denen sie die gesamte Anwendungsumgebung verbinden können.“ Nicht zuletzt sei auch die Sicherheit ein wichtiges Thema. Es müssten Richtlinien eingeführt werden, um sicherzustellen, dass die Zugriffs- und Verwaltungsrechte eingeschränkt sind und dass die Integrationspunkte nicht zu Quellen von Sicherheitslücken werden. Karl Gerber empfiehlt kleinen Unternehmen, Schritt für Schritt vorzugehen: „Lieber wenige Module zu 100 Prozent einführen, als alle Module zu 80 Prozent! Ganz viele Dinge, die zu 99 Prozent fertig sind, bringen im Ergebnis nichts.“

Aufgrund der einfachen Skalierbarkeit, der hohen Sicherheit und der Kostentransparenz sollte jedes Unternehmen, egal welcher Größe, beim Thema „ERP“ auf eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) in der Cloud setzen, betont Holger Schüler. Ausnahmen könnten sich aus Compliance-Gründen oder gesetzlichen Beschränkungen ergeben. Zur Cloud rät auch Tino Albrecht, Business Architect bei SAP: „Unsere Devise lautet: ,Cloud first‘!“ Es gebe nur noch wenige Fälle für Start-ups und KMU, bei denen eine On-Premises-Lösung aufgrund der verfügbaren Infrastruktur notwendig sei. „Cloud-ERP-Systeme gewährleisten ohne Weiteres eine große Breite und funktionale Tiefe der Prozesse. Die Frage ist vielmehr, ob man sich für eine SaaS-Lösung oder für eine etwas flexiblere Private-Cloud-Anwendung entscheidet“, meint Albrecht. Ersteres sei sinnvoll, wenn das Unternehmen in einem überschaubaren Marktumfeld mit einer klaren Perspektive handele, oder wenn, wie etwa in der Professional-Service-Industrie, wenig Prozesstiefe vorherrsche. Letzteres, wenn die Entwicklung des Unternehmens noch nicht klar vorhersehbar sei oder die gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen noch nicht vollständig definiert seien.

Unternehmen sollten sich zudem darauf konzentrieren, dass sich das ERP-System und seine Funktionen langfristig einsetzen lassen. Schließlich begleite die Plattform den Betrieb für einen langen Zeitraum, hebt Jan Gutknecht hervor: „Sie müssen daher zu Beginn prüfen, ob das System über funktionale Tiefe und Breite verfügt – d.h., ob es sich modular aufbauen lässt und dadurch kurzfristige Anpassungen entsprechend den Unternehmenszielen umsetzen kann“, rät der Fachmann. Eine Entscheidung für ein ERP-System ohne Weitsicht könne fatale Folgen haben und sogar einen Systemwechsel bei laufendem Betrieb nach sich ziehen. „In einer Wachstumsphase ein neues ERP zu suchen und zu implementieren, ist wie nasse Socken beim Wandern zu tragen“, bestätigt Karl Gerber. „Oft wird nicht bedacht, dass es nicht um eine reine Skalierung geht, sondern dass sich das System an die Veränderung des Wachstums auch inhaltlich anpassen lässt.“ Low-Code sei nicht nur ein Schlagwort, sondern die Zukunft der ERP-Systeme. Hier gehe es nicht nur darum, schnell ein paar Oberflächen zu ändern, sondern auch Geschäftsprozesse einfach anzupassen. Ein System müsse wachsen können – in Bezug auf Anwenderzahl, Datenmenge und die Geschäftsprozesse.

Voller Überblick über die Unternehmensleistung

Technologie wird für jedes Unternehmen immer wichtiger, vor allem da viele Unternehmen unter immer stärkerem Druck operieren – sei es durch wirtschaftliche oder geopolitische Unsicherheiten oder durch Themen wie hybrides Arbeiten. Auch KMU sind gegen diesen Druck nicht immun, und obwohl es einfach wäre zu sagen, dass die Ressourcen für kleinere Unternehmen begrenzter sind, bietet ein modernes ERP-System, das jedem Unternehmen zugrunde liegt, klare Wettbewerbsvorteile. „Indem ERP-Systeme die wichtigsten Informationen über Mitarbeiter, Finanzsysteme und die Lieferkette an einem Ort zusammenführen, erhalten KMU einen ganzheitlichen Überblick über die Unternehmensleistung. Damit können sie nicht nur flexibler auf Kundenbedürfnisse reagieren, sondern erhalten auch einen differenzierteren Überblick über ihre Belegschaft, um Spitzenkräfte zu gewinnen und zu binden“, weiß Jochen Wießler. Zudem bieten ERP-Systeme den Unternehmen Echtzeiteinblicke für eine schnelle, fortlaufende Finanzplanung und -analyse. „Letztendlich können sie durch die Einführung eines modernen ERP-Systems Geschäftsprozesse effizienter gestalten, die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen, was die anfängliche Investition aufwiegt“, so Wießler.