Mit iCAS zwei Systeme unter einen Hut bekommen

Das Thema Langzeitarchivierung wirft bei den meisten Unternehmen zahlreiche Fragen auf: Es ist behaftet mit rechtlichen Aspekten, steigenden Kosten, Administrationsaufwand und nicht zuletzt Anwenderwünschen hinsichtlich schneller Zugriffszeiten. Neuprojekte werden meist dann gestartet, wenn die bestehende Systeme aufgrund steigender Datenvolumen an die Kapazitätsgrenzen stoßen. So war es auch bei der Ille Papier-Service GmbH, einem Anbieter von Hygienespendersystemen und Nachfüllmaterialien für Waschräume in Hotels, Gastronomie und sonstigen öffentlichen Räumen.

Das mittelständische Unternehmen aus Altenstadt in Hessen musste sein bisheriges System HP Storageworks Modular Smart Array (MSA) 1500 sowie eine Jukebox mit MO-Medien wegen erheblicher Kapazitäts- und Performance-Engpässe ablösen. Relevante Faktoren im Auswahlprozess für ein neues Speicherkonzept waren vor allem ein schnellerer Datenzugriff, Ausfallsicherheit, Revisionssicherheit sowie die Erweiterbarkeit des Systems. Es wurde daher eine geeignete Lösung mit entsprechender Skalierbarkeit gesucht, die auch zukünftig jederzeit an Ausweitungen der geschäftlichen Tätigkeit angepasst werden kann. Ursprünglich sah die Planung noch eine 1:1-Ablösung der bestehenden Speichersysteme durch zwei neue Einheiten vor. Geprüft wurde dann aber auch die Möglichkeit, durch die Zusammenlegung der Systeme den Verwaltungsaufwand insgesamt zu reduzieren. Auf jeden Fall sollten das vorhandene ERP-System Dynamics NAV sowie die eingesetzte Archivlösung von Saperion bestehen bleiben.

Im Projekt wurde insbesondere das Thema Jukeboxen auf den Prüfstand gestellt: Lange Zugriffs- und Ladezeiten hatten in der Vergangenheit viele Rechercheanfragen erheblich verzögert und waren den Anwendern sowie dem IT-Administrator Timo Kauff-mann inzwischen ein Dorn im Auge. „Mitunter dauerte es mehrere Minuten, bis ein Bearbeiter den benötigten Beleg auf dem Bildschirm hatte“, schildert Kauffmann die früheren Performance-Engpässe.

Zwei Speicherinseln werden zur Einheit

Eine Lösung für die zahlreichen Herausforderungen war für Ille Papier-Service das hardwareunabhängige System iCAS von iTernity. Durch den Einsatz dieser Lösung konnten die beiden bisherigen Speicherinseln – eine für die ERP-Daten, eine für die Archivdaten von Saperion – in einer gemeinsamen Einheit zusammengeführt werden. Zu dem ECM-System von Saperion besteht eine zertifizierte Schnittstelle, die eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Middleware gewährleistet. Die Archivdaten werden heute gesetzeskonform auf Plattensystemen der HP Storageworks-Familie abgelegt.

Ille Papier-Service verwendet hierfür das HP Enterprise Virtual Array (EVA) 4400. iCAS kommt als herstellerunabhängige Archiv-Middleware zwischen dem ERP- und ECM-System und dem Festplattenspeicher zum Einsatz. Hier verbindet die Lösung als Content-Archiv-Software die Vorteile von objektorientierten Speichersystemen mit der Offenheit und Flexibilität des direkten Zugriffs auf die Daten über Dateisysteme. Durch die Objektorientierung des Systems wird eine Unabhängigkeit von Speicherort und -medium erreicht. Beliebige Speichersysteme lassen sich für die Archivierung nutzen und kombinieren. So kann die bestehende Lösung jederzeit schrittweise erweitert werden und das Langzeitarchiv mit den Anforderungen mitwachsen.

Bereits vor der Umstellung verzeichnete das Unternehmen ein permanentes Datenwachstum, das schließlich zu der Entscheidung für iCAS führte. Aktuell steigen die Datenmengen im ERP-System um etwa drei GByte monatlich. Für die Zukunft gehen die Verantwortlichen bei Ille Papier-Service sogar von fünf GByte täglich aus. Daher war die Erneuerung des Speichersystems unumgänglich. Der Vorteil des neuen Speicherkonzepts: Selbst bei Aktualisierungen der Hardware oder Erweiterungen des Systems bleibt der Administrationsaufwand dauerhaft minimal. Schon durch die Zusammenlegung von zwei getrennten Systemen wurde die Administration komfortabler und damit auch einfacher.

Die Umstellung von den alten Systemen auf die neue Lösung ließ sich schnell durchführen: Die Benutzer schlossen ihre Arbeiten an einem Tag bis 15.00 Uhr ab. Anschließend wurden die letzten Datenänderungen auf das neue System übertragen. Noch in der gleichen Nacht konnte die neue Umgebung aktiviert werden. iCAS wurde bei Ille Papier-Service durch den Anbieter aus der Ferne konfiguriert und an das ECM-System sowie auch den Storage angebunden. Die Migration der bestehenden Archivdaten von der Jukebox auf das neue Speichersystem wurde im laufenden Betrieb direkt nach der Implementierung der Middleware abgewickelt.

Die neue Speicherinfrastruktur kommt gut an: „Wir haben die Migration nicht bereut“, sagt Timo Kauffmann, und weiter: „Die Zugriffszeiten auf die Daten haben sich von Minuten auf Sekunden reduziert. Hinzu kommt eine einfachere Verwaltung. Während unsere Techniker vorher mit zwei getrennten Managementtools arbeiten mussten, können sie nun ein einziges Werkzeug nutzen. Einfacher und klarer wird auch der Service. Statt wie bisher zwei Techniker einzeln kontaktieren zu müssen, läuft nun alles in
einer Hand zusammen.“  

Die Ille Papier-Service GmbH
Geschäftsfeld: Anbieter von Hygiene-spendersystemen und Nachfüllmaterialien
für Waschräume in Hotels, Gastronomie und sonstigen öffentlichen Räumen
Gründung: 1965
Hauptsitz: Altenstadt
Mitarbeiter: rund 330
www.ille.de

Bildquelle: Ille Papier-Service