25.08.2022 ERP-Releasewechsel in den Standard

Mit kluger Strategie und starkem Team

Von: Michael von Hören

Wächst eine IT-Landschaft über viele Jahre in einzelnen Systemen, gerät das Zusammenspiel zwischen Arbeitsabläufen und der eingesetzten Soft- und Hardware früher oder später ins Stottern. Deshalb beschritt IMI Z&J mit der Migration des etablierten ERP-Systems über zwei Major-Releases hinweg konsequent neue Wege.

Im Zentrum der Migrationsstrategie standen die Nominierung und Organisation engagierter Key-User sowie Oberflächenschulungen.

„Heavy Metal made in Düren“ lautet das Motto von IMI Z&J. Seit über 140 Jahren fertigt das Unternehmen Hochtemperaturarmaturen und beliefert weltweit Kunden aus der petrochemischen Industrie sowie aus der Raffinerie-, Eisen- und Stahlindustrie. Das Besondere: Jede Lösung ist in jeder Hinsicht „heavy“: Bis zu 60 Tonnen wiegt eine große Anlage.

Anspruchsvoll sind auch die Anforderungen an die Planung und Produktion dieser Einzelfertigungen – eine moderne IT-Landschaft mit durchgängigen, abteilungsübergreifenden Prozessen ist unverzichtbar. Doch genau die fehlte, als Bernd Rüland 2018 die Leitung der IT-Abteilung bei dem Dürener Metallverarbeiter übernahm, der seit 2010 zum britischen Konzern IMI gehört.

Stattdessen fand er eine Vielzahl manueller Prozesse, undokumentierte Insellösungen und eine veraltete Version des ERP-Systems vor. Diese Konstellation führte zu einer schlechten Stammdatenqualität, die auch ein gezieltes Filtern, Auswerten oder Analysieren von Informationen schlichtweg unmöglich machte. Sein Fazit: „Es fehlte an vielen Stellen an ERP-Prozessverständnis im Allgemeinen und an Systemkompetenz im Speziellen.“ Schnell war Rüland auch klar, dass das vorhandene System Psipenta – richtig eingesetzt und in seiner neuesten Version – das Passende war. „Was wir brauchten war eine kluge Migrations- und Kommunikationsstrategie, um durchgängige Abläufe zu schaffen – und zwar nahe am Standard und mit so wenigen Begleitsystemen wie möglich“, so der IT-Chef.

Regelmäßige Key-User-Treffen

Im Zentrum diese Strategie stand die Nominierung und Organisation engagierter Key-User sowie intensive Oberflächenschulungen. „Ein Key-User-Team, das motiviert ist, ein ERP-Projekt mitzutragen, dabei neue Wege zu gehen und auch skeptische Kollegen oder sogar Vorgesetzte mit auf die Reise zu bringen, ist erfahrungsgemäß ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Denn nur so lassen sich fachübergreifende Strukturen schaffen und Prozesse immer im Sinne der gesamten Organisation kontinuierlich verbessern. All diese Aspekte schaffen die notwendige hohe Akzeptanz unter den Anwendern“, betont Rüland. Die Key-User vertreten bei IMI Z&J die Interessen ihrer jeweiligen Fachbereiche und haben sich auf die entsprechenden ERP-Funktionen oder -Module spezialisiert. Bis heute trifft sich die Gruppe einmal wöchentlich mit dem Ziel, im gegenseitigen Austausch Strukturen und Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern.

Prozess- und Systemdesign für den Standard

Im Fokus stand schließlich ein neues Prozess- und Systemdesign – und damit die Frage, wie sich die Prozesse der vielen Inselprogramme zukünftig in den ERP-Standard integrieren lassen. Bis auf eine einzige Insellösung fand das Team jeweils eine Antwort im Standard. Dabei erwiesen sich die „Best-Practice-Dokumentationen“ des ERP-Partners als besonders große Hilfe. Standardisiert und mithilfe von Bildern beschreiben sie Schritt für Schritt die Prozesse der unterschiedlichen Funktionsbereiche und dienten so als roter Faden in den Systemdesign-Workshops. „Bis heute leisten uns diese Beschreibungen wertvolle Dienste, z.B. wenn sich ein Systemberater einen Überblick darüber verschaffen will, wie wir in gewissen Dingen vorgehen“, beschreibt der IT-Leiter. „Das spart unheimlich viel Zeit.“ Wichtige Puzzleteile für den Erfolg der Migration und für eine dauerhaft hohe Datenqualität waren schließlich eine intensive Bereinigung der Stammdaten sowie die Ausgestaltung effizienter Workflows.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Go-live unter Corona-Bedingungen

Den detaillierten System- und Integrationstests folgten die Datenmigration und schließlich der Go-live. „Wir haben das alles unter Corona-Bedingungen geschafft und ohne einen einzigen Ausfall seit dem Startschuss“, so Rüland. Dazu zählt auch, dass der Client, über den die Mitarbeiter sogar aus dem Homeoffice mit dem ERP-System arbeiten können, über eine Citrix-Umgebung ausgerollt wurde. Zudem hat die Lösung einen 100-Tage-Audit des IMI-Konzerns sowie den Audit der Wirtschaftsprüfer erfolgreich durchlaufen. Auch die System- und Prozess-Roadmap bis 2023 steht bereits. Mit dabei: die Einführung des Servicemanagements, des Leitstands sowie einer CAD-Schnittstelle.