Mit Low-Code schnelle Erfolge erzielen

In zahlreichen Branchen waren bis 2020 persönliche Kunden- und Lieferantenverhältnisse elementar. Vor drei Jahren änderte sich das schlagartig mit Ausbruch der Corona-Pandemie – so auch bei der Prodinger-Gruppe, die seit 1925 individuelle Verpackungslösungen anbietet. Das vielerorts verordnete Homeoffice erschwerte persönliche Vertragsunterzeichnungen. Ausdruck, Einscannen und E-Mail-Versand der Unterlagen wurden zu einem umständlichen, sogar fast unmöglichen Prozess. Bei Verträgen mit typischen Laufzeiten von einem Jahr, fixen Preisen und hohen Auftragsvolumina brauchte es aber stabile vertragliche Gerüste. „Wir mussten den Kunden die Möglichkeit geben, in diesem Umfeld dennoch mit uns Verträge abschließen zu können“, sagt Christian Graupner, CFO und Geschäftsführer beim Familienunternehmen. „Dank unserer von Pragmatismus, Schnelligkeit und Agilität geprägten Unternehmenskultur konnten wir zügig ein digitales Vertragswesen einführen.“

Gemeinsam mit dem langjährigen IT-Dienstleister Procomp steckte der Verpackungsspezialist zunächst rechtliche Rahmenbedingungen ab: Ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung notwendig? Wie muss die Unterschrift aussehen? Es wurde klar, dass der große zeitliche Druck eine schnell implementierbare, agile Lösung erforderte. Graupner sagt: „Low-Code schien der Schlüssel, weil wir damit schneller eine individuelle Lösung bekommen, als es mit traditioneller Software-Entwicklung der Fall wäre.“ Mit Low-Code-Digitalisierungsplattformen lassen sich komplett webbasierte Prozesse und Workflows eigenständig und schnell visualisieren und erstellen. Mitarbeiter von Prodinger waren nach nur zwei Wochen Implementierungszeit in der Lage, Kundenverträge komfortabel, rechtssicher und effizient digital abzuschließen – ein großer Gewinn in angespannter Pandemiezeit.

Das Gesamtbild im Blick

Es zeigte sich, dass das Unternehmen die Jobrouter-Technologie auch für andere Prozesse effektiv nutzen konnte. „Ich arbeite sehr prozessfokussiert und will Prozesse schnell wirtschaftlich gestalten. Mit Low-Code ist genau das möglich“, führt Graupner aus. Prodinger verzahnte die Low-Code-Digitalisierungsplattform mit dem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) und der gesamten Unternehmens-IT. Intern gibt es nun einen Verantwortlichen, der das Thema in die Breite trägt und das Gesamtbild im Blick hat. Geeignete Prozesse werden identifiziert und in die Digitalisierungsplattform hineingebracht.

Heute nutzt das Anwenderunternehmen die Technologie auch für das Reisekosten-Management, das betriebliche Vorschlagswesen und für das interne IT-Ticketsystem. Erfolge sind klar messbar. Was beispielsweise die Reise­kosten betrifft, haben Außendienstmitarbeiter sie früher in Excel-Listen eingetragen und an die Zentrale geschickt. Einmal pro Monat wurde abgerechnet und bezahlt. Heute reichen Mitarbeiter ihre Kosten digital ein. Auch ein Handy-Upload ist möglich. Vorgesetzte oder deren Vertreter sind in der Lage, die Angaben direkt zu prüfen und freizugeben. Die HR-Abteilung macht den letzten Plausibilitätscheck, bevor die Buchhaltung zahlt – und zwar täglich. Der Zeitraum vom Einreichen der Kosten bis zur Erstattung auf das Konto konnte von einem Monat auf maximal eine Woche reduziert werden.

Verträge mobil einsehen

Das Unternehmen will Low-Code auch in Zukunft verstärkt einsetzen. Konkret und fast abgeschlossen ist die Nutzung eines Vertragsgenerators für den HR-Bereich. Die Vertragserstellung von Arbeitsverträgen erfolgt automatisiert, sobald entsprechende Stammdatenfelder ausgefüllt sind. Künftige Mitarbeiter können damit Verträge mobil einsehen und unterschreiben. In Zeiten von Fachkräftemangel ist Geschwindigkeit im Einstellungsprozess ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Der Vertragsgenerator gewährleistet, dass Vertragsmuster nicht mehr geändert werden können. Die so erreichte standortübergreifende Standardisierung des Prozesses sorgt für hohe Sicherheit.

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„Die Unternehmenskultur hat sich von konservativ zu modern verändert, was auch in unserem neuen Erscheinungsbild von der Prodinger Verpackung zur Prodinger-Gruppe sichtbar wird“, so Chief Sales Officer Birger Johnsen. „Digitalisierung ist für die Verpackungsindus­trie genauso wichtig wie für alle anderen Branchen auch. Wir haben darauf geachtet, jeden Mitarbeiter in den Prozess miteinzubinden. Bin ich ein Teil der Veränderung, fällt mir Veränderung leichter, als wenn ich Veränderung diktiert bekomme. Und wir haben darauf geachtet, nicht alles auf Teufel komm raus zu digitalisieren.“

Prodinger-Gruppe
Branche: Großhandel
Gründung: 1925
Hauptsitz: Coburg
Mitarbeiterzahl: 500
Umsatz: über 250 Mio. Euro/Jahr

Kurz und knapp

Christian Graupner
Alter: 45 Jahre
Werdegang: 2004 Diplom-Wirtschaftsjurist (FH), 2007 Master of Mediation (Hagen), 2004 bis 2008 Consultant im Problemkreditbereich Sparkasse Bamberg, 2008 bis heute 15 Jahre Berufserfahrung als kfm. Leiter/Prokurist in produzierenden Unternehmen, Maschinenbau sowie Großhandel
Derzeitige Position: CFO und Geschäftsführer der Prodinger-Gruppe

In unserem Betrieb spielt die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) ...
... eine führende Rolle und dient dazu, die Gruppe noch schneller und noch besser in die Zukunft zu bringen.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten investiert werden ...
... in die Optimierung von Prozessen, in die Digitalisierung von analogen und oft manuellen Informationsquellen sowie in die Datensicherheit.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich ...
... sofort in ein innovatives IT-Projekt investieren, das uns einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich, dass ...
... sie Lösungen anbieten, die auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
... er schnell, kompetent und kundenorientiert ist und auch außerhalb regulärer Geschäftszeiten zur Verfügung steht.

Bildquelle: Prodinger-Gruppe