Mit neuer ERP-Software Auslandsmärkte erschließen

Schon seit gut zwanzig Jahren konzipiert und beliefert die Unternehmensgruppe MBG International Premium Brands GmbH aus Paderborn den deutschen Markt mit Getränken wie Prosecco, Energydrink und Fruchtsäften. Die neuen Marken entstehen im eigenen Labor und werden im sogenannten „Lohnabfüllverfahren“ produziert. So erhalten Gastronomen, Getränkefachgroßhändler und der Lebensmitteleinzelhandel in Deutschland über das Paderborner Unternehmen ein umfangreiches Getränkeportfolio – von Almdudler aus Österreich bis zum Ice Tea aus England.

Exportwachstum

Wachstumspotentiale sieht das Unternehmen mit seinem Portfolio vor allem im Export. Den ersten Schritt unternahm MBG vor rund drei Jahren mit einer zunächst kleinen Niederlassung auf Mallorca. Mit einer schnell installierten, allerdings rudimentären Betriebswirtschaftssoftware ausgestattet, baute das Team nach und nach einen festen Kundenstamm auf.  Den gleichen Weg ging das Unternehmen in einer weiteren Wachstumsregion – Middle East. In Dubai wurde das zentrale Büro für die Region Asien/Afrika aufgebaut.

Mit dem Erfolg meldete sich jedoch ein Problem, das vor allem in Deutschland aufschlug. „Die damalige Betriebswirtschaftssoftware verfügte teils nicht einmal über ein Artikelmanagement“, erinnert sich Kay Goldner, Leiter Controlling bei MBG. Dadurch fiel es der Geschäfts- und Vertriebsleitung in Paderborn schwer, sich schnell einen Überblick über das Geschäft der Unternehmenstöchter zu verschaffen. Zwar erhielt die Zentrale auf Anruf Zahlen, jedoch in unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlichen Inhalten. Goldner: „Jede Niederlassung hatte ihr spezifisches Reporting aufgebaut, mit der Folge, dass auch jedes Reporting anders aussah.“  Es war klar: Das MBG-Controlling brauchte einheitliche Daten.

Statt Excel-Falle – einheitliche Datenbasis

„Ohne eine homogene und internationale ERP-Software, die die regulatorischen Anforderungen des jeweiligen Landes abdeckt, sowie einem Softwarepartner, der das Ganze übergreifend betreut, landet man schnell in der Excel-Falle“, bekräftigt Goldner, der sich kaum vorstellen kann, wie er sich - ohne einen globalen Softwarepartner - bei jeder kleinen gesetzgeberischen Änderung selbst um jedes Update kümmern muss.

Eine gemeinsame Plattform in allen ausländischen MBG-Einheiten sollte für eine einheitliche Datenbasis sorgen. Die Wahl fiel auf die Mittelstandssoftware Sage ERP X3 und das Konzept der Berater. Ausschlaggebend für MBG waren die Fähigkeiten zur Vereinheitlichung von Stammdaten und Prozessen und die Anpassung des ERP-Programms an die länderspezifischen legislativen Gegebenheiten. Auch die Möglichkeit, das Intercompany-Geschäft zu vereinfachen, gehörte zu den Auswahlkriterien.

Anbindung an Fremdsoftware

Bei MBG in Paderborn nutzt ein Management-Information-System auf Basis von Lotus Notes die ERP-Zahlen für Analysen und Reportings. Statt aufwändige Brücken zwischen Lotus Notes und den einzelnen ERP-X3-Lösungen der Länder zu schlagen wurde laut Anbieter ein unkomplizierteres Konzept erstellt. Heute ist allein die zentrale Datenbank von ERP X3 mit dem Management-Informations-System verbunden. Sie stellt die notwendigen Daten – Kundeninformationen, Artikel, Preise, Mengen und Rechnungen bis zu den Daten des Mahnwesens – für die Reports bereit, heißt es. Das Lotus Notes System greift dafür mithilfe von SQL auf eine Tabelle mit den aufbereiteten Datenextrakten zu.

Der wesentliche Schritt zu einer Vereinheitlichung der Daten in den Auslandsgesellschaften war die interne Festlegung bei MBG, dass alle Stammdaten aus Deutschland, also Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten, auch für die Auslandstöchter gelten und nicht jedes Land seine eigenen Nummern bestimmt.  

In einer gemeinsamen Bestandsaufnahme wurde festgehalten, wie die Prozesse auszusehen hatten und umzusetzen waren: von den Artikel-und Lieferantenkategorien über den Waren-Ein- und -Ausgang zur Kommissionierung sowie Lagerverwaltung. Dass die jeweiligen Legislativ-Ausprägungen der ERP-Software für die Auslandstöchter berücksichtigt wurden, war eine laut Anbieter Selbstverständlichkeit.

Automatisiertes Intercompany-Geschäft

Eine weitere Funktion der neuen Software findet man im automatisierten Prozess von Bestellung, Lieferung und Verrechnung zwischen zwei Unternehmensteilen. Dies wurde zunächst für die beiden MBG-Gesellschaften Dubai etabliert. Ein solcher Auftrags- und Rechnungs-Verkehr kann z.B. aber auch zwischen der Niederlassung auf Mallorca, Spanien, und The Feel Good Drinks Company Ltd in London genutzt werden, heißt es. Die Berater des ERp-Anbieters richteten für den Bestell- und Abrechnungsprozess einen Automatismus ein, der die Mitarbeiter davon entlasten soll, jeden Ablaufschritt extra vorzunehmen: Bestellt etwa die spanische MBG-Tochter einen Artikel in London, wird der Auftrag automatisch weiterverarbeitet und als Bestellung beim Lieferanten in London eingestellt – bis zur internen Verbuchung.  

Ein weiterer Vorzug, den die neue ERP-Lösung der Auslands-„Töchter“ für das MBG-Controlling eröffnen, ist die Möglichkeit, praktisch immer „wissen zu können, was im Ausland läuft.“ Dafür muss sich Kay Goldner auf den Server in Paderborn einloggen, in dem die Prozesse der ausländischen Gesellschaften ablaufen. Und das von überall aus in der Welt. „Ich kann mir live anschauen, was gerade in Spanien gebucht wird, wie viel Auftragseingänge in dieser Woche in Dubai hereinkamen und so weiter“, erklärt der Controller und unterstreicht: „Das Warten auf Daten hat jetzt ein Ende. Das ist eine Erleichterung fürs Controlling, aber auch für unsere Planung und für die Vertriebssteuerung“, bekräftigt Goldner: „Damit sind wir exzellent für weitere Expansionen aufgestellt!“



MBG International Premium Brands GmbH

• Branche: Getränkeindustrie
• Hauptsitz: Paderborn
• Mitarbeiter: rund 200
• Umsatz: 200 Mio. EUR (2012)

www.mbgglobal.net

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