Mit "Spocs" wird die De-Mail international

ITM: Herr Janhoff, welche konkreten Einsatzszenarien von De-Mail sind in mittelständischen Unternehmen denkbar bzw. lohnen sich für Mittelständler am meisten?

Axel Janhoff: Ein Szenario, das sicher für viele Mittelständler interessant ist, ist die Umstellung ihres Rechnungsversands und -empfangs auf die De-Mail. Im Gegensatz zu einer normalen E-Mail ist diese deutlich sicherer und obendrein gesetzeskonform, so dass die Zustellungen an sich und damit auch Fristen nachgewiesen werden können. Im Vergleich zu einem normalen Brief kostet der Versand zudem deutlich weniger Geld. Auch Gehaltsabrechnungen können sie per De-Mail verschicken, genauso wie viele andere sensible Dokumente.  

ITM: Welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter sollten auf jeden Fall mit einem De-Mail-Account versehen werden?

Janhoff: Eigentlich alle, die es ab und an mit geschäftskritischen und sensiblen Dokumenten zu tun haben – allen voran also die Geschäftsführung, aber zum Beispiel auch Buchhaltung und Controlling, die Personalabteilung, die IT und der Vertrieb. 

ITM: Inwiefern können bereits vorhandene Systeme an De-Mail angebunden bzw. integriert werden – zum Beispiel E-Mail-Programme (z.B. Exchange, Lotus Notes), ERP-Systeme, Archiv- oder Dokumenten-Management-Lösungen?

Janhoff: Unser De-Mail-Gateway, über den sich ein Mittelständler an den De-Mail-Verbund anbinden kann, arbeitet mit jedem gängigen E-Mail-Server – also auch mit den oben genannten – zusammen. Für den Benutzer bzw. die sendende Fachapplikation lässt sich eine De-Mail wie eine E-Mail versenden und empfangen, so dass keine neuen Applikationen eingeführt werden müssen.

ITM: Wie teuer ist Ihr De-Mail-Service für ein mittelständisches Unternehmen pro Monat?

Janhoff: Der Empfang von De-Mails ist kostenlos, wie bei einem normalen Brief auch. Die Preise für den Versand einer De-Mail beginnen ab 28 Cent (zzgl. Mwst.). Für die Erstidentifizierung fällt eine einmalige Gebühr in Höhe von circa 14 Euro (inkl. MwSt.) an. Wollen Behörden und Unternehmen De-Mail bequem in das eigene Netzwerk integrieren und an den E-Mailserver anbinden, ist der kostenpflichtige Betrieb eines De-Mail-Gateways notwendig.

ITM: Wie gestalten sich die Kündigungsfristen für Ihre De-Mail-Services?

Janhoff: Der Vertrag für De-Mail-Gateway und De-Mail-Dienste wird mit einer vorab zu wählenden, festen Laufzeit ab zwölf Monate geschlossen.

ITM: Was passiert nach einer Kündigung des Accounts mit den vorhandenen Daten? Inwieweit kann auf alte De-Mails bzw. inaktive Accounts zugegriffen werden? Wo genau und wie lange werden diese vorgehalten?

Janhoff: Nach Kündigung kann der Benutzer bzw. der Mittelständler noch drei Monate auf seine Daten zugreifen und migrieren, aber nicht mehr senden. Bei Einsatz eines De-Mail-Gateways – im Übrigen inklusive einer Archivschnittelle – landen im Betrieb sämtliche De-Mails in der Einflusssphäre des Nutzers. 

ITM: Was passiert, wenn ein Kunde auf die Dienste eines anderen De-Mail-Providers wie der Deutschen Telekom oder den Konkurrenzdienst E-Postbrief umsteigen möchte? Inwieweit ist die Übernahme beziehungsweise Migration von Altdaten bzw. De-Mails möglich?

Janhoff: Der E-Postbrief ist kein gesetzeskonformer De-Mail-Dienst, so dass hier keine Aussage getroffen werden kann. Er wäre bei Bedarf parallel zu De-Mail einzusetzen. Im De-Mail-Gesetz ist geregelt, dass Daten auch nach einer Kündigung noch im Zugriff bleiben, so dass eine Migration zu einem neuen De-Mail-Dienste-Anbieter immer möglich ist.

ITM: Wie viele mittelständische Unternehmen nutzen heute bereits Ihre De-Mail-Services? Können Sie uns bitte ein konkretes Kundenbeispiel nennen?

Janhoff: Aus Gründen des Wettbewerbs nennen wir keine eigenen Zahlen, gehen aber von einem deutlichen Wachstum aus. Mit De-Mail lassen sich nach Schätzungen grundsätzlich rund ein Drittel der jährlich 17 Milliarden Briefe versenden. In den nächsten drei bis fünf Jahren werden voraussichtlich zehn Prozent davon bereits per De-Mail versandt.

Mit der mhplus Betriebskrankenkasse aus Ludwigsburg wird künftig beispielsweise ein Unternehmen aus der Versicherungsbranche auf unsere De-Mail-Lösung vertrauen. Nach der Fusion mit der Gemeinsamen Betriebskrankenkasse Köln (GBK) zählt die mhplus mehr als 560.000 Versicherte. Das Unternehmen bietet ein Full-Service-Angebot in Sachen Gesundheit.

ITM: Stichwort Sicherheit: Die Nationale Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V. bezeichnet die De-Mail beispielsweise als „offenes Scheunentor“ für Geheimdienste. Grund dafür sei das „fundamental unsichere Verschlüsselungskonzept“. Was entgegnen Sie auf solche Kritik?

Janhoff: Diese Kritik will ich so nicht stehenlassen. Um die Sicherheit einer De-Mail zu gewährleisten, wird sehr viel Aufwand betrieben. So mussten wir als Provider – wie die anderen De-Mail-Anbieter auch – ein aufwendiges Akkreditierungsverfahren durchlaufen. In dessen Rahmen hat das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) genau unter die Lupe genommen, dass auf die De-Mail-Systeme nicht von außen zugegriffen werden kann, Daten immer verschlüsselt abgelegt werden, technische und organisatorische Maßnahmen gegen internen Missbrauch eingerichtet werden und die De-Mail-Webseiten Hackerangriffen widerstehen können. Jede De-Mail wird darüber hinaus mit einer Hochleistungsverschlüsselung versehen, genau wie der Kanal, über den sie verschickt wird. Dazu wird sie wird automatisch auf Viren überprüft, sofern nicht eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eingesetzt wird. Es gibt keinen Ansatzpunkt, wie auf De-Mail aus dem Internet heraus zugegriffen werden kann. 

Im Vergleich zu einer herkömmlichen E-Mail – die im Moment immerhin einen riesigen Prozentsatz der digitalen Kommunikation ausmacht – ist die De-Mail ein Quantensprung: Die Sicherheit einer E-Mail im Netz kann man sich in etwa so vorstellen wie die einer Postkarte in der analogen Welt: Um dort mitzulesen, braucht es nicht allzu viel.   

ITM: Fakt ist, dass die De-Mail nicht über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verfügt. Inwieweit könnte hier in Zukunft seitens des Gesetzgebers bzw. der De-Mail-Provider nachgebessert werden?

Janhoff: Das ist so nicht richtig: Unsere Kunden können ihre De-Mails auf Wunsch mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf den Weg schicken. Grundsätzlich ist in diesem Zusammenhang wichtig zu verstehen, dass sich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ein Virencheck, den eine De-Mail normalerweise durchlaufen muss, gegenseitig ausschließen. Jede De-Mail ist verschlüsselt, und zwar sowohl die De-Mail selbst als auch der Kanal, auf dem sie unterwegs ist. Von jeder verschickten De-Mail erstellen wir – genau wie die anderen Provider auch – eine Kopie, die auf unseren Servern kurz entschlüsselt und nach Viren durchsucht wird. Das ist übrigens ein vollautomatischer Prozess, kein Mitarbeiter wird dabei einen Blick in eine De-Mail werfen können. 

Ist die De-Mail virenfrei, geht sie weiter ins Postfach des Empfängers. Eine Kopie fertigen die Anbieter deshalb an, weil das Original während des ganzen Prozesses unangetastet bleiben muss. Sie wird sofort nach der kurzen Entschlüsselung für den Virencheck wieder automatisch vernichtet. Mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung jedoch verschlüsselt der Absender die De-Mail, und erst der Empfänger kann sie wieder entschlüsseln. Zwischen diesen beiden Optionen können sich unsere Kunden entscheiden. 

Außerdem bieten wir unseren Kunden eine Gateway-zu-Gateway-Verschlüsselung an, die ausgehende De-Mails nicht am Arbeitsplatz, sondern beim Verlassen des Firmennetzwerks verschlüsselt und beim Eingang in das Netzwerk des Empfängers wieder entschlüsselt wird. Die Schlüssel bleiben dabei immer unter der Kontrolle der Firma selbst. So entfällt die Notwendigkeit, Software für Verschlüsselung am Arbeitsplatz zu installieren.

ITM: Stichwort Internationalität: Inwieweit kann De-Mail für den internationalen Dokumentenaustausch mit Kunden oder Lieferanten genutzt werden? Inwieweit ist künftig geplant, De-Mail-Services auch international anzubieten?

Janhoff: Die Mentana-Claimsoft hat im Rahmen des Pilotgroßprojektes „Spocs“ der EU-Kommission die Anbindung von De-Mail an die EU-weite Kommunikationsplattform realisiert. Damit wird die grenzüberschreitende Verbindung und technische Zusammenarbeit von nationalen, qualifizierten elektronischen Zustelldiensten vorangetrieben, um den Aufbau eines Netzwerkes für den grenzüberschreitenden elektronischen Datenaustausch in der EU zu unterstützen.