„Mobiles Office darf nicht am ERP-System scheitern“

ITM: Herr Dr. Langenstein, welche Rolle spielt der Faktor „Mobility“ aktuell beim ERP-Einsatz im deutschen Mittelstand?
Langenstein: Wir nehmen wahr, dass „Mobility“ zwischen den zahlreichen anderen Faktoren deutlich an Relevanz gewinnt. Und das nicht nur in den klassischen Bereichen, wie dem Außenvertrieb und Service, wo die Digitalisierungswelle schon lange rollt und für mehr Effizienz sorgt. Auch die steigende Bedeutung der Themen Homeoffice und Mobile Work spielt eine maßgebliche Rolle. Schließlich stehen die Mittelständler auch in diesen Belangen immer mehr unter Konkurrenzdruck und müssen moderne Arbeitsbedingungen schaffen, um qualifiziertes Personal zu gewinnen. Dabei gilt es sicherzustellen, dass sich Prozesse und Aufgaben, die von den Mitarbeitenden ortsunabhängig erledigt werden können, auch softwareseitig von überall aus abwickeln lassen. Also zusammenfassend: Mobiles Office darf nicht am Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) scheitern.

ITM: Welche Vorteile bringt ein mobiler ERP-Zugriff für das Management der Prozesse?
Langenstein: Kurz gesagt: Transparenz, Effizienz und Qualität. Ersteres spiegelt sich insbesondere darin wider, dass die Mitarbeiter allerorts just-in-time auf sämtliche Daten zugreifen können, die sie in der jeweiligen mobilen Situation benötigen. So sieht der Außendienst z.B. auf einen Blick, wann die Maschine das letzte Mal gewartet wurde, welche Ersatzteile verbaut sind und welche Auffälligkeiten zuvor gegebenenfalls schon einmal aufgetreten sind. Zur Effizienz und Qualität trägt darüber hinaus bei, dass die Außendienstmitarbeiter auch direkt vor Ort die Möglichkeit haben, einen Service-Auftrag zu erstellen und zu dokumentieren. Das birgt zudem den Vorteil, dass der manuelle Aufwand zur Übertragung von handschriftlichen Notizen entfällt – dadurch sinkt nicht nur das damit einhergehende Fehlerrisiko, sondern die Mitarbeiter sparen auch wertvolle Zeit, die sie für andere Aufgaben nutzen können.

ITM: In welchen Bereichen ist der mobile ERP-Einsatz aus Ihrer Sicht am sinnvollsten? Wo sind dem mobilen ERP bislang noch Grenzen gesetzt?
Langenstein: Wie schon im obigen Beispiel mit der Datenübertragung angedeutet: Aus meiner Sicht macht der mobile ERP-Einsatz überall da Sinn, wo Informationen in irgendeiner Weise doppelt erfasst werden. Aber auch in Situationen, in denen valide Aussagen benötigt werden – z.B. um Interessenten mit Produktdaten zu versorgen oder zur Ankündigung von Lieferterminen – entsteht durch mobile Tools ein enormer Mehrwert. Grenzen sehe ich dabei ehrlich gesagt keine. Wenn wir die Anforderungen unserer mittelständischen Kunden aufnehmen, wird bereits in der Konzeptionsphase schnell klar, ob eine mobile Lösung sinnvoll ist oder nicht. Und wenn wir zu dem Entschluss kommen, dass sie erforderlich ist bzw. gewinnbringend eingesetzt werden kann, haben wir dafür stets eine passende Lösung parat.

ITM: Welche Voraussetzungen müssen im Betrieb geschaffen werden, damit ein mobiler Zugriff auf die Daten und die Abbildung der Prozesse auch einwandfrei funktionieren?
Langenstein: Das kommt insbesondere darauf an, wie der konkrete mobile Zugriff aussieht. Grundsätzlich wird natürlich ein ERP-System benötigt, das im besten Fall eine eigene mobile Lösung anbietet oder zumindest so offen gestaltet ist, dass sich Drittanwendungen anbinden lassen. Der Blick ins Detail offenbart aber leider immer noch, dass in Deutschland durchaus auch zu bedenken ist, was passiert, wenn kein Zugang zum Internet besteht. An dieser Stelle kommt dann die Offlinefähigkeit der mobilen Lösung ins Spiel, wobei es immer eine Gratwanderung ist, welche Daten letztendlich lokal auf dem Endgerät gesichert werden sollen. Um ein Beispiel zu nennen: 100.000 Produktbilder zwischenzuspeichern wäre eher wenig sinnvoll, während das Ergebnis einer individuellen Preisfindung des Kunden, bei dem gleich ein Vor-Ort-Termin ansteht, sehr wohl nützlich ist. Zudem sollte stets sichergestellt werden, dass die mobile Lösung – wie bei unserer E.bootis-ERPII Suite – bei Wiederherstellung der Internetverbindung eine automatische Datensynchronisation durchführt und das Fehlerpotenzial somit gering hält.

ITM: Wo betriebsrelevante Daten im Umlauf sind, ist Sicherheit unabdingbar. Worauf ist beim Einsatz von mobilen ERP-Lösungen in puncto „(Daten-)Sicherheit“ zu achten?
Langenstein: Mit sehr viel Risiko verbunden ist sicherlich der BYOD-Ansatz (Bring Your Own Device), weshalb ich den Unternehmen in jedem Fall empfehlen würde, die mobil tätigen Mitarbeiter mit dedizierten Endgeräten auszustatten. Eine weitere Gefahr ist, dass die mobilen Devices gestohlen werden oder verloren gehen. Den damit einhergehenden Risiken sollten die Unternehmen durch ein mehrstufiges Sicherheitsverfahren vorbeugen. Für ein Plus an Sicherheit sorgen zudem Funktionen, die einen Kill-Switch der Daten ermöglichen, sodass die Zugänge im Falle einer Bedrohung schnell und ohne großen Aufwand gesperrt werden können. Dazu zählen auch Automatismen, die zum Beispiel bei der mehrmalig falschen Eingabe des Passworts greifen. Und außer Frage steht denke ich, dass die Passwörter grundsätzlich von einer gewissen Qualität sein sollten und zudem regelmäßig erneuert werden.

Bildquelle: E.bootis AG