„Mobility spielt eine immer größere Rolle“

ITM: Herr Markowski, welche Rolle spielt der Faktor „Mobility“ beim ERP-Einsatz im deutschen Mittelstand?
Markowski: Der Aspekt „Mobility“ spielt auf ganzer Linie eine immer größere Rolle. Und zwar nicht nur bedingt durch die Pandemie, die den Digitalisierungsgrad in vielen Bereichen erhöht und den Trend zu mobilen Lösungen deutlich vorangetrieben hat. Auch die Mitarbeiterstrukturen verändern sich und bringen durch die Einflüsse der verschiedenen Generationen neue Ansichten und Anforderungen mit sich. So haben auch in vielen Bereichen des deutschen Mittelstands, in denen Homeoffice früher eine Ausnahme war, inzwischen neue Arbeitskonzepte Einzug gehalten. Und nicht zuletzt ist durch Smartphones und Tablets inzwischen jeder „Mobility“ im privaten Alltag gewohnt und setzt entsprechende Tools auch im Job voraus. Als Rückgrat der Unternehmen müssen ERP-Systeme auf diese Anforderungen Antworten liefern und mobilen Zugriff sowie entsprechende Lösungen anbieten.

ITM: Welche Vorteile bringt ein mobiler ERP-Zugriff für das Management der Prozesse?
Markowski: Mobile Anwendungen liefern den Mitarbeitern alle wichtigen Informationen „direkt in die Hand“ – egal wo sie sich gerade befinden. Dieser orts- und zeitunabhängige Zugriff sorgt für ein hohes Maß an Flexibilität und kann in vielen Bereichen zu einer enormen Produktivitätssteigerung führen. Des Weiteren sind dadurch in vielen Fällen eine bessere Kommunikation und auch Kollaboration gegeben, da Entscheidungen auf schnellem Wege getroffen und Reaktionszeiten deutlich reduziert werden können. Hinzu kommt, dass viele mobile Anwendungen für spezielle Einsatzgebiete ausgelegt und somit wesentlich einfacher zu bedienen sind. Das heißt, die Anwender benötigen keine aufwendigen Schulungen, werden sicher durch die Arbeitsschritte geführt und die Unternehmen profitieren im Ergebnis von einer deutlichen Prozessoptimierung.

ITM: In welchen Bereichen ist der mobile ERP-Einsatz aus Ihrer Sicht am sinnvollsten? Wo sind dem mobilen ERP bislang noch Grenzen gesetzt?
Markowski: Bei unseren Kunden im Mittelstand gibt es verschiedene Szenarien, in denen der Einsatz mobiler ERP-Lösungen von großem Interesse ist: Inhouse betrifft das unter anderem eine effiziente Betriebsdatenerfassung auf mobilen Endgeräten, mit denen die Unternehmen eine papierlose Fertigung umsetzen. So werden die Mitarbeiter z.B. an der Maschine geführt, sehen welchen Arbeitsschritt sie als nächstes erledigen müssen und können direkt Rückmeldungen durchführen. Ein weiterer sinnvoller Einsatzbereich ist die Lagerwirtschaft, da die Kunden mithilfe einer mobilen Scanner-Lösung alle Lagerbewegungen schnell, einfach und sicher durchführen können, die Daten direkt im Gerät erfasst werden und den Unternehmen somit in Echtzeit zur Verfügung stehen. Zu den wichtigen Anwendungen für unterwegs zählen für mich wiederum Lösungen, mit denen der Kundenservice Wartungseinsätze planen bzw. durchführen kann, sowie Tools, die dem Vertrieb im Außendienst Zugriff auf das CRM gewähren und so für eine hohe Effizienz bei Kundenterminen sorgen: beispielsweise durch die Möglichkeit, während des Vor-Ort-Gesprächs Daten abzufragen und Angebote oder Aufträge anzulegen. Weiterhin ist es auch wichtig, aus dem Homeoffice auf das ERP zugreifen zu können. Grenzen existieren dabei in meinen Augen mittlerweile nur noch wenige, da zum Beispiel ein früheres Problemfeld, wie die Qualität der Internetverbindung, inzwischen eine Ausnahme darstellt. Dennoch ist nicht immer alles, was technisch möglich ist, auch für jedes Unternehmen sinnvoll und es gilt stets die individuellen Voraussetzungen und Ziele zu betrachten.

ITM: Welche Voraussetzungen müssen im Betrieb geschaffen werden, damit ein mobiler Zugriff auf die Daten und die Abbildung der Prozesse auch einwandfrei funktionieren?
Markowski: Grundsätzlich sollte das ERP-System die entsprechenden Voraussetzungen mitbringen und den Anforderungen der Anwendenden mit einer passenden Lösung begegnen. Zunächst ist zu klären, welche Abläufe es konkret zu optimieren gilt und welche Funktionen dafür benötigt werden. Zudem sollten die mobilen Lösungen aufgrund der Schnelllebigkeit von Prozessen und Anforderungen stets über die notwendige Flexibilität verfügen, sich ohne große Programmierkenntnisse dank Low-Code bzw. No-Code bei Bedarf an Veränderungen anpassen zu lassen. So können Abas-Nutzer z.B. dank Templates für den Außendienst und Kundenservice sowie diverser Tools zur Anpassung der Anwendungen direkt mobil durchstarten und haben zugleich die Sicherheit, dass sie sich – falls notwendig – stets individuell erweitern lassen.

ITM: Wo betriebsrelevante Daten im Umlauf sind, ist Sicherheit unabdingbar. Worauf ist beim Einsatz von mobilen ERP-Lösungen in puncto „(Daten-)Sicherheit“ zu achten?
Markowski: Essenziell ist auf jeden Fall, die Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren und regelmäßig in puncto Datenschutz zu schulen. Des Weiteren sollten die Unternehmen bei den eingesetzten Geräten und Apps auf höchste Sicherheitsstandards setzen sowie regelmäßige Updates und Wartungen sicherstellen. Dabei ist es auch wichtig, dass der Datenschutz seitens des Softwareanbieters nicht nur in der Lösung gewährleistet wird. Vielmehr müssen die Kunden auch hinsichtlich der Aktualisierungen an die Hand genommen und beispielsweise durch entsprechende Service Subscriptions dabei unterstützt werden, die ERP-Lösungen sicher und auf dem neuesten Stand zu halten.

Bildquelle: Abas Software