Modegroßhändler setzt auf digitale Workflows

Das Dokumenten-Management-System (DMS) kommt zum Einsatz für die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnungen und der Kassenbelege in den Filialen. Zuvor wurden Rechnungen, Bankbelege, Kassenbelege und andere Dokumente ausschließlich in Papierform bearbeitet. Eingehende Rechnungen wurden in Papierform in den einzelnen Sachabteilungen geprüft und anschließend in Aktenordnern archiviert. Entsprechend groß war das stark wachsende Archiv. Allein die Kassenabschlussberichte füllten früher etwa 300 Ordner pro Jahr.

Die Rechnungseingangsverarbeitung wird zentral in der Holding gesteuert. Jährlich werden dort ca. 30.000 bis 40.000 Eingangsrechnungen bearbeitet. Hinzu kommen die wöchentlichen Kassenabschlussberichte der Filialen. Diese mussten früher jede Woche per Post an die Zentrale gesendet werden, wo sie geprüft, in der Buchhaltung verarbeitet und dann ebenfalls in Ordnern archiviert wurden.

Grundgedanke des neuen Prozesses war es, Dokumente in einfacher Form elektronisch archivieren zu können. Bei der Auswahl der neuen Customer-Relationship-Management-Software legte die Finanzabteilung besonderen Wert auf die Integration mit vorhandenen IT-Lösungen. Die neue Lösung sollte über eine Schnittstelle zur FiBu-Software „Mesonic Winline“ verfügen und eine Anbindung der Software „CAS Genesisworld“ ermöglichen. Zudem wünschte sich die Geschäftsleitung eine Lösung, die eine hohe Flexibilität bei den Endgeräten erlaubt, da insbesondere im Außendienst Tablets und andere mobile Endgeräte genutzt werden. Da sich sowohl die technischen als auch die fachlichen Anforderungen mit der neuen Lösung gut abbilden ließen und das Team überzeugte, fiel die Entscheidung im Auswahlprozess auf den Anbieter Kendox.

Umstellung auf digitale Workflows

Heute gelangt ein Großteil der jährlich ca. 40.000 Rechnungen per E-Mail in das System, wird dort indexiert, automatisch an die Fibu-Software weitergeleitet und anschließend verbucht. Vor allem bei Eingangsrechnungen von den Hauptlieferanten läuft die Kontierung vorwiegend automatisiert ab. Im Anschluss an die Vorkontierung durchlaufen die Rechnungen prozessgesteuert die einzelnen Prüfungs- und Freigabeschritte bis zur endgültigen Erledigung bzw. Bezahlung. Allein durch die Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses entfällt in der Finanzabteilung die manuelle Bearbeitung von über 50 Prozent der Rechnungen pro Jahr, was den Arbeitsaufwand verringert.

Im nächsten Schritt wurde zudem ein Workflow für die Verarbeitung der Tagesabschlüsse umgesetzt. Diese werden zunächst in den einzelnen Filialen zusammen mit den dazugehörigen Belegen digitalisiert und elektronisch an die Zentrale übermittelt. Dort stehen sie unverzüglich zur Verfügung, werden geprüft und automatisiert abgelegt. In einem weiteren Prozessschritt werden die Belege automatisch in die Buchhaltung übernommen. Die Verbuchung erfolgt dann in einer monatlichen Sammelbuchung. Auch hier entfällt der Aufwand für manuelle Kontierung und Verbuchung der Kassenbelege. Zudem hat die Finanzabteilung stets eine verlässliche Liquiditätsübersicht in Echtzeit.

Dass man jederzeit nachvollziehen kann, wo bzw. in welchem Status die Bearbeitung eines Belegs sich gerade befindet, ist auch deshalb von großer Bedeutung, weil die Außendienstmitarbeiter sehr selten in der Zentrale sind. Dank Einführung der digitalen Dokumenten-Management-Lösung können Mitarbeiter, die außerhalb der Zentrale arbeiten, jederzeit auf die Dokumente zugreifen und profitieren ebenfalls von der einfachen und schnellen Suchfunktion.

Mittlerweile bekomme das Unternehmen höchstens noch zehn Prozent der Rechnungen in Papierform, rund 90 Prozent der Lieferanten konnten auf elektronische Rechnungseinreichung umgestellt werden. Weitere Integrationen, u.a. mit Kartenlesegeräten für bargeldlose Zahlungssysteme sowie mit dem CRM-System, seien bereits in Planung.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus