Moderne HR-Software macht vieles einfacher

Der sich verschärfende Fachkräftemangel wird ständig beklagt. Er trifft nicht nur die IT-Abteilungen, sondern praktisch alle Branchen und Unternehmen jeder Größe. Aufgrund der demografischen Veränderungen droht bis 2030 ein Defizit von mindestens zwei Millionen Fachkräften. Angesichts dieser Herausforderung haben die Expense Reduction Analysts (ERA) das Whitepaper „Herausforderung Fachkräftemangel“ erstellt, das Strategien und Lösungsansätze präsentiert, um diesem Problem zu begegnen.

Fachkräftemangel als Chance begreifen

Nicht nur laut Robert Simon, Senior Partner bei ERA, stellt der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften für viele Unternehmen eine ernsthafte Bedrohung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und ihres Wachstums dar. Eine Lösung könnte die Kombination aus Qualifizierung, Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle und Zuwanderung von Fachkräften sein, eine andere Chance Automatisierung und Digitalisierung. Insbesondere die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) und Process Mining könnte Routineprozesse auch im Personalwesen automatisieren und die Effizienz steigern.

Jammern und Klagen hilft nicht weiter, warnt Robert Simon. Unternehmer seien vielmehr aufgefordert, diese Herausforderung als Chance zu begreifen und ihre Geschäftsmodelle und Prozesse entsprechend anzupassen. Das gilt insbesondere auch für die Personalabteilungen, weiß Christian Ruhland, Produktmanager Cloud-Software und Experte für digitale HR-Prozesse bei der Agenda Informationssysteme GmbH, denn spätestens seit Corona gestaltet sich auch die Suche nach HR-Fachkräften schwierig. Deswegen hält er es für wichtiger denn je, auch die HR-Abteilung als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren, denn auch HR-Fachkräfte möchten flexibel arbeiten. Für die Personalabrechnung bedeutet das laut Ruhland: „Zum einen müssen die Lohnsachbearbeiter auch außerhalb des Personalbüros allen Abrechnungspflichten nachkommen können. Zum anderen müssen sie damit rechnen, dass die abzurechnenden Kollegen seltener im Büro erscheinen.“ Insofern sind die Personalabteilungen auch gefordert, Wege für Konzepte wie Arbeiten 4.0 und New Work zu bahnen.

Zentrale Datenhaltung in digitaler Form

Remote Work erfordert also eine zentrale Datenhaltung in digitaler Form und elektronische Abrechnungsprozesse. „Moderne Arbeitgeber setzen deswegen auf digitale Personalakten, eine Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung in der Cloud und die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung über ein Online-Self-Service-Portal“, so Ruhland weiter. „Davon profitiert die gesamte Belegschaft: Jeder ist in Personalangelegenheiten unabhängig vom Büro.“

Die Frage lautet also: Wie meistern HR-Verantwortliche die Extremverhältnisse im deutschen Mittelstand und wie entwickelt sich die Situation speziell im IT-Bereich? „Um den Change hin zum gesunden Hochleistungsunternehmen zu meistern, müssen HR-Verantwortliche die Beschleunigungsfalle zunächst als Bremsklotz identifizieren und eigene Hemmnisse abbauen“, kennt Silke Masurat, Gründerin und Geschäftsführerin des Zentrums für Arbeitgeberattraktivität (Zeag), eine Antwort. „Wer ‚Pain Points‘ evaluiert, Mitarbeiterbefragungen durchführt und Raum für offenen Austausch schafft, legt damit den Grundstein für eine gelungene Transformation.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Ein klares Commitment des Managements betrachtet sie hier als unverzichtbares Element auf dem Weg zu einer gesunden und produktiven Organisation. „Per Bottom-up-Ansatz rückt der ‚Purpose‘ in den Fokus“, so Masurat weiter. Zusätzlich beflügelt werde das durch eine gezielte Führungskräfteentwicklung, „die ihr Hauptaugenmerk auf inspirierende, gesundheitsorientierte und empowernde Leadership legt. Im Branchenvergleich ist die Anzahl erschöpfter IT-Unternehmen bislang unauffällig. Einen starken Anstieg hingegen verzeichnen die Bauindustrie sowie der Handel“, verweist Masurat auf Studienergebnisse der Universität St. Gallen.

Obwohl die deutsche Wirtschaft sich in der Rezession befindet, bleibt die Nachfrage nach Fachkräften trotzdem hoch, konstatiert Petra von Strombeck, CEO der New Work SE. Dank der Einbindung externer Kanäle werden die Stellenanzeigen nicht nur im Jobnetzwerk Xing veröffentlicht, sondern automatisch auch auf bis zu 900 weiteren Job-Boards von reichweitenstarken Recruiting- und Social-Media-Kanälen – und seit dem Sommer zusätzlich auf dem Arbeitgeberbewertungsportal Kununu.

Auf diese Weise können sich Talente laut Petra von Strombeck nicht nur über eine offene Position informieren, sondern erhalten zeitgleich authentische Einblicke in das Unternehmen. Die Anzeigen richten sich ausdrücklich an Zielgruppen aus unterschiedlichsten Alters- und Berufsgruppen: von Managern und Wissensarbeitern über Beschäftigte in Industrie, Produktion, Logistik und Handwerk bis hin zu Gesundheits- und Pflegeberufen.

Mehrgleisige Personalsuche

Dass auch der Mittelstand bei der Personalsuche längst mehrgleisig fährt, zeigt auch das Beispiel der Johann Dettendorfer Spedition Ferntrans GmbH aus Nußdorf am Inn. Das familiengeführte Logistik­unternehmen nutzt Spedijobs der Inn-ovativ GmbH aus dem nur wenige Kilometer entfernten Kiefersfelden. Mit dieser auf die Transport- und Logistikbranche spezialisierten Rekrutierungsplattform kann die Spedition in wenigen Schritten neue Stellenanzeigen erstellen und auf mehr als 160 Internetportalen veröffentlichen. Auch eine internationale Verbreitung in bis zu 26 Ländern ist möglich; dazu wird jedes Inserat automatisch in 13 Sprachen übersetzt.

Das Ergebnis: Innerhalb weniger Monate gelang es, mehr Bewerbungen über die Plattform zu generieren als durch jede andere Maßnahme zur Personalgewinnung. „Bei der Rekrutierung hat sich in den vergangenen Jahren viel getan. Wie in anderen Bereichen ist auch hier die Präsenz im Internet mittlerweile das A und O“, sagt Samantha Pöschl, Verantwortliche für Recruiting und Onboarding bei Dettendorfer. Der internationale Aspekt komme wegen der Personalsuche in Polen ins Spiel, denn dort gibt es eine Niederlassung. „Mit Spedijobs kann ich gezielt nach Fahrern suchen, die polnisch sprechen“, erklärt Pöschl. „Das ist uns wichtig, denn unsere Beschäftigten müssen miteinander kommunizieren können.“

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