15.08.2013 Generator Hostels führt Exact Globe ein

Neue Städte erschließen

Von: Sandra Schwan

Im Zuge der Eröffnung von sechs neuen Standorten in europäischen Touristenzentren hat sich die Hostel-Kette Generator Hostels dazu entschlossen, eine neue Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) einzuführen.

Generator Hostels betreibt acht Hostels, die eine Mischung aus hippem Partyhotel und erschwinglicher Jugendherberge sein sollen.

Es ist ein besonderes Konzept, das die Generator Hostels anbieten: eine Mischung aus hippem Partyhotel und erschwinglicher Jugendherberge, die Jahr für Jahr mehr Gäste europaweit auf ihren Reisen begleitet. Seit 2007 hat die Hostelgruppe sechs neue Standorte eröffnet und beherbergt damit derzeit 5.200 Betten. Im Zuge dessen hat der Konzern die internationale ERP-Lösung Exact Globe eingeführt und möchte von dem vereinheitlichten Berichts- und Rechnungswesen durch eine effizientere Ausschöpfung von Personalressourcen profitieren. Der Forderungskatalog, den die Finanzabteilung der Hostelgruppe an die neue ERP-Software formulierte, war umfangreich: Sie sollte einfach bedienbar, in vielen Sprachen verfügbar, steuerrechtlich an die europäischen Standorte anpassbar sein und zudem eine hohe Standardisierung aufweisen. „Das System international einheitlich nutzen zu können, war für uns als expandierendes Unternehmen die wichtigste Anforderung“, sagt Marion Bräuer, Finance Director der Generator Hostels.

Herausforderung: Steuervorschriften

Ein effizientes Berichtswesen sollte der Finanzabteilung schnell Zugriff auf Finanzberichte bieten. Zudem sollte der Export nach Excel möglich sein, ohne neue Schnittstellen einzurichten. Doch die größte Herausforderung waren die europäischen Steuervorschriften. „Jedes Land hat seine Spezialitäten, was das Steuerrecht betrifft“, erklärt Bräuer. Denn die Rechnungen werden in den einzelnen Hostels mithilfe der Hotel-Management-Software „Sihot“ erstellt und an das ERP-System übermittelt. „Die Schnittstelle von unserem Reservierungssystem an die ERP-Software musste für jedes Land individuell angepasst werden“, erinnert sich Marion Bräuer. In Italien und Spanien basiert das Rechnungswesen beispielsweise – anders als in Deutschland – auf einem Rechnungsausgangsbuch, in dem zahlreiche Informationen berichtet werden. Doch nicht all diese Informationen müssen in die Buchhaltung übernommen werden. „Die Software muss die Möglichkeit bieten, bereits bearbeitete Informationen zusammenzufassen oder einzeln zur umsatzsteuerlichen Weiterbearbeitung darzustellen“, beschreibt Marion Bräuer die Anforderungen. Mittlerweile ist die neue Lösung an allen Standorten installiert und wird für die Finanz- und Anlagenbuchhaltung eingesetzt. Damit hat die ERP-Software die zuvor genutzte Lösung vollständig abgelöst.

Eine weitere Herausforderung bei der Implementierung war es, die konzerninternen Standards mit den lokalen Steuervorschriften zu kombinieren. „Wir haben davon profitiert, dass die neue Lösung schon in vielen Ländern eingesetzt wird“, so Bräuer. Der Anbieter hat die Implementierung auch vor Ort begleitet. „Bei der Installation hat uns für ein bis zwei Tage ein Berater unterstützt, um sicherzugehen, dass wir alle lokalen Einstellungen korrekt vorgenommen haben“, berichtet die Finanzchefin. Das Einsparpotential, das Generator Hostels mit der neuen Lösung erzielt, liegt alleine dadurch, dass keine externen Steuerbüros beauftragt werden müssen, laut eigenen Angaben zwischen 1.000 und 2.000 Euro im Monat pro Standort.

Seit der Einführung hat die Hostelgruppe nicht nur in sechs Länder expandiert, sondern auch ihre IT-Infrastruktur von einer lokalen Serverstruktur auf eine Cloud-Lösung umgestellt. Die ERP-Software selbst ist auch in der Cloud installiert und steht den Usern über ihr Windows-Nutzerprofil zur Verfügung. Was sich Marion Bräuer künftig wünscht, ist eine Lösung für Intercompany-Transaktionen: Momentan werden Buchungen zwischen den einzelnen Häusern, z.B. Marketing- und Merchandisingmaterial für die ganze Gruppe, von einem zum anderen System gebucht. „Das ist aufwendig. Eigentlich könnte eine Buchung die Gegenbuchung im anderen Unternehmen direkt auslösen.“ Aber die Finanzchefin weiß, dass der Anbieter an einem Intercompanymodul zur Lösung dieses Problems arbeitet. Konkret ist geplant, eingescannte Rechnungen direkt in Buchungssätze umzuwandeln.

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