„Nicht den zweiten Schritt vor den ersten setzen“

ITM: Herr Terzer, die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu veranlasst, hybride Arbeitsmodelle einzuführen. Welche Rolle spielt in diesem Kontext ein digitales Dokumenten-Management?
Manfred Terzer: Der Pandemie-bedingte Umzug vieler Belegschaften ins Homeoffice hat Unternehmen gezwungen, passende Lösungen zu finden, mit denen die Mitarbeiter ortsunabhängig («remote») Zugriff auf alle benötigten Dokumente und Ressourcen für geschäftskritische Aufgaben erhalten. Zu den Voraussetzungen für diese neue Arbeitswelt gehört der Einsatz Cloud-basierter Anwendungen, die einen sicheren ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Arbeitsdokumente, Belege und Akten gewähren. Ein digitales Dokumenten-Management aus der Cloud ist demzufolge eine wirksame Unterstützung für jeden Mitarbeiter im Homeoffice und die Voraussetzung für die langfristige Umstellung auf das „papierlose Büro“. 

ITM: Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage sieht sich etwa die Hälfte (51 Prozent) der mittelständischen Unternehmen als Nachzügler, wenn es um die Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse geht. Wie lässt sich dieses Zögern erklären?
Terzer: Gerade kleine und mittelständische Unternehmen tun sich häufig noch mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen schwer. Oftmals wissen sie nicht, wo sie sinnvoll ansetzen können. Hier kann ein DMS helfen und die nötigen Grundlagen schaffen. 

Kleine und mittelständische Unternehmen nehmen sich im Rahmen ihrer Digitalisierungsprojekte häufig zu viel auf einmal vor. Meine Empfehlung lautet daher: «First Things First». Bei der Digitalisierung von Prozessen sollten Mittelständler keine Anforderungsmonster generieren, für deren Einführung sie weder die Zeit noch die Kapazität haben. Dies gilt auch für die Einführung eines DMS-Systems. Hier profitieren diejenigen am meisten, die schrittweise die wichtigsten Dinge zuerst umsetzen und damit ein Basis-System einführen, welches sie später ausbauen. Es ist wichtig, erst einmal die Grundlagen zu beherrschen und die Elemente, die man eingeführt hat, auch wirklich anwenden zu können, so dass ein sofortiger Nutzen entsteht. 

ITM: Welche Vorteile bringt ein digitales Dokumenten-Management? Inwiefern lassen sich damit tatsächlich alle papiergebundenen Abläufe beseitigen?
Terzer: Das Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt für die Basis der Digitalisierung in Unternehmen, und liefert eine zentrale, geordnete und gesetzeskonform organisierte Struktur zur Verwaltung und Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Gleichzeitig sind Daten und Dokumente zeit- und ortsunabhängig an einer Vielzahl von Geräten im Firmennetzwerk oder in der Cloud verfügbar. 

Gerade in den klassischen «Einstiegsbereichen» wie im Finanz- und Rechnungswesen sowie im Einkauf wird die Effizienz in den Unternehmen massiv gesteigert, indem Prozesse vollständig digital und ganz ohne Papier abgebildet werden. Aber auch in anderen Bereichen eines Unternehmens lässt sich durch ein DMS sehr schnell eine große Effizienzsteigerung erzielen – beispielsweise indem Informationen als virtuelle Akten auf beliebigen Endgeräten bereitgestellt werden. Das systematische Digitalisieren von Geschäftsprozessen kann auf dieser Basis sukzessive auf sämtliche Geschäftsbereiche ausgedehnt werden. 

ITM: Worauf gilt es bei der Umstellung zu achten?
Terzer: Neben ihrer eigentlichen Kernfunktionalität sollten DMS-Lösungen für Unternehmen heute drei Dinge mit sich bringen: Das sind a) ihre Fähigkeit zur Integration in digitale Plattformen wie Amazon Web Services (AWS), Microsoft und Google, b) ihre Fähigkeit zur Einbindung von KI-nahen Anwendungen und intelligente Verfahren für die automatisierte Dokumentenerkennung und Klassifizierung, sowie c) die Fähigkeit für intelligente Zusammenarbeit in virtuellen bzw. hybriden Teams. Dies geht einher mit einer offenen, Cloud-basierten Architektur, die eine für den Anwender nahtlose und medienbruchfreie Integration mit Drittlösungen wie beispielsweise ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs-, HR- oder Logistik-Lösungen erlaubt. 

Damit Digitalisierungsinitiativen erfolgreich umgesetzt werden können, sollten Unternehmen strategisch vorgehen und nicht den zweiten Schritt vor den ersten setzen. Daher müssen zunächst Daten und Dokumente digital und maschinenlesbar vorliegen. Nur auf dieser Basis können Automatisierungsschritte umgesetzt werden, die nachhaltige Effizienzsteigerungen für das Unternehmen ermöglichen. 

ITM: Mit welchem Aufwand (zeittechnisch, personell, kostenbezogen) ist bei der Umstellung im Regelfall zu rechnen?
Terzer: Mit welchem Aufwand Unternehmen bei der Einführung eines DMS rechnen müssen, lässt sich pauschal nicht sagen. Jedoch können Lösungen in der Cloud deutlich schneller eingeführt werden. Zum einen heißt das, dass mehr neue «Ideen» und «Ansätze» in kürzerer Zeit umgesetzt und ausprobiert werden können. Zusätzlich bindet eine Cloud-Lösung intern auch deutlich weniger Manpower und Investitionen – und das sowohl in der Einführungs- als auch in der Betriebsphase. Damit kann im Gegensatz zu konventionellen Projekten auch kostengünstig geprüft werden, ob die gewählte Cloud-Lösung auch wirklich zum Unternehmen passt. 

Anwenderunternehmen erkennen zudem mehr und mehr den Vorteil von weitestgehend standardisierten Anwendungen. In vielen Fällen ist der Betrieb einer Cloud-Lösung durch einen externen, hochqualifizierten Dienstleister auch deutlich effizienter und kostengünstiger als die Bereitstellung und der Betrieb einer individuellen Lösung im eigenen Rechenzentrum. Das gilt vor allem dann, wenn das Unternehmen noch nicht über die notwendigen Ressourcen und das entsprechende Know-how verfügt. 

ITM: Inwieweit müssen mit der Einführung eines neuen DMS auch ganz neue Arbeitsprozesse erlernt werden? Wie lässt sich hierbei die gesamte Belegschaft mitnehmen?
Terzer: Um effizient in hybriden Arbeitsumgebungen zu arbeiten, in denen die Belegschaft flexibel sowohl in Präsenz als auch ortsunabhängig («remote») arbeitet, sind Cloud-basierte Lösungen zwar zwingend erforderlich – allerdings braucht es neben der reinen Technik auch die erforderlichen Soft-Skills bei den Mitarbeitenden und den Führungspersonen. Unternehmen sind daher gut beraten, sich mit diesen neuen Arbeitskonzepten seriös auseinanderzusetzen. Das bedeutet zum einen, dass Mitarbeiter sich daran gewöhnen müssen, zuhause im Interesse des Unternehmens zu arbeiten, und dort auch die richtige Ausrüstung zu haben. Zum anderen bedeutet es jedoch auch für Führungspersonen, Vertrauen in die Mitarbeitenden zu haben. 

Auf Seiten der Lösungsauswahl sollten Unternehmen darauf achten, dass diese sich leicht mit anderen Lösungen integrieren lassen und intuitiv zu bedienen sind. Hier erweist sich der Trend zu Low-Code und No-Code zweifelsohne ein großer Hebel für eine nachhaltige Effizienzsteigerung. Low-Code- bzw. No-Code-Programing bedeutet, dass nur wenig bzw. gar keine Programmierung erforderlich ist und Anwender sich sozusagen ihre Anwendungen und Apps zur Automatisierung von Routineprozessen selbst erstellen können. Einsatzbereiche für solche Technologien finden sich grundsätzlich überall – ob im Bereich ERP, CRM, sowie in der Produktion oder in der Verwaltung. Da viele Informationen in Dokumenten gespeichert sind, sind dabei auch immer digitale Dokumente involviert. 

ITM: Warum kann ein digitales Dokumenten-Management auch die Arbeit im Homeoffice erleichtern? Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein?
Terzer: Die Nutzung eines Cloud-fähigen DMS stellt einige Vorteile für «remote» Arbeitende zur Verfügung. Das Digitalisieren von Unterlagen und die Zusammenführung in digitalen Dokumenten oder übergeordneten Akten, kann mit einer geeigneten DMS-Lösung sehr viele Herausforderungen der täglichen Arbeitsprozesse im Unternehmen erleichtern. Viele unserer Kunden konnten durch das Digitalisieren ihrer Dokumenten-basierten Prozesse die Durchlaufzeiten der Verarbeitung wesentlich verkürzen – teilweise um mehr als zwei Drittel. Das schont Ressourcen und die Sachbearbeitenden können sich auf andere wichtige Aufgabenbereiche konzentrieren. Gleichzeitig werden laufend Fehlerquellen reduziert und die Sicherheit in Bezug auf Verlust, Ausfall und rechtssichere Ablage der Dokumente erhöht.

Mithilfe einer schlanken webbasierten DMS-Lösung für den mobilen und geräteunabhängigen Zugriff stehen relevante Daten jederzeit für berechtigte Nutzer im Unternehmen zur Verfügung. Sachbearbeiter in Buchhaltung, Finanzwesen und anderen Abteilungen erhalten damit einfach über den Browser, jederzeit auch im Homeoffice Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente. 

ITM: Was gilt es in puncto Datenschutz zu beachten?
Terzer: Die zentrale Anforderung an ein Dokumenten-Management-System ist die Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten. Nur durch eine zentrale Verwaltung und Ablage aller Dokumente auf einem Server ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist.

Im DMS-System sind die Dokumente vor Verlorengehen, Löschen, Vervielfältigung oder anderen Gefahren geschützt. Gleichzeitig kann man durch intelligente Berechtigungssteuerung den Zugriff auf autorisierte Personen beschränken. Darüber hinaus müssen die Anforderungen, die sich aus der EU-DSGVO ergeben, abgedeckt werden können. 

In vielen Unternehmensbereichen ist zudem ein Verlässlicher Schutz sensibler Daten erforderlich, beispielsweise im Vertragsmanagement oder in der Personalabteilung. Dort werden häufig sensible und persönliche Informationen und Dokumente verwaltet, deren Inhalte in jedem Fall zuverlässig vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen. 

ITM: Denken Sie, dass uns die durch Corona angestoßenen Veränderungen im deutschen Mittelstand auch nach der Krise erhalten bleiben werden?
Terzer: Viele Unternehmen haben erkannt, dass es künftig immer wichtiger wird, möglichst alle relevanten Prozesse im Unternehmen so aufzustellen, dass es egal ist, von wo aus auf die Daten zugegriffen wird. Die im Mittelstand aus der temporären Improvisation eingeführten Digitalisierungsmaßnahmen und -Tools im Arbeitsumfeld haben sich bewährt und werden vielerorts in eine permanente Nutzungsform überführt. Aber auch die Art und Weise, wie und von wo aus wir arbeiten, hat sich maßgeblich verändert. Hier hat ohne Zweifel ein langfristig wirksamer Mentalitätswechsel stattgefunden. Laut Analysten planen knapp 80 Prozent der deutschen Unternehmen ein neues Arbeitsplatzmodell, mehr als ein Drittel will künftig hybrid arbeiten. Die Herausforderung liegt für viele Unternehmen jedoch in der Schaffung der dafür notwendigen Voraussetzungen und deren Integration in die Geschäftsprozesse. 

Nicht vernachlässigt werden darf auch der soziale Aspekt, nämlich, dass es erforderlich ist, die Belegschaft des Unternehmens in gewissen Abständen sozusagen aus den Homeoffices herauszuholen und Mitarbeiterveranstaltungen mit persönlichem Kontakt abzuhalten, auch wenn es nur um des Zusammentreffens willen ist. 

Für Unternehmen wird es künftig noch mehr als zuvor darauf ankommen, 100 Prozent Cloud-fähige Systeme für Kernprozesse, wie das rechtssichere Dokumenten-bezogene Arbeiten einzusetzen, um das dezentrale und mobile Arbeiten zu ermöglichen. Diejenigen, die ein vollständig Cloud-fähiges Produkt einsetzen, welches sich in digitale Plattformen integrieren und mit verschiedenen externen Services verbunden werden kann, werden ihre Anforderungen der Zukunft erfüllen können.

Bildquelle: Kendox