Nicht ohne detaillierte Migrationsplanung

Im Grunde wirkt die Krise wie ein Innovationskatalysator. Arbeitsformen müssen plötzlich viel agiler sein. „Auch der Mittelstand hat durch Corona einen größeren ‚Drang‘ zur Digitalisierung und zum Umsetzen von Homeoffice-Modellen erlebt“, so Stefan Schäfer von OVHcloud. Dieser Digitalisierungsdrang bringe einen erhöhten Bedarf an Cloud-basierten Lösungen mit sich, „weil der Großteil der Mittelständler nicht ausreichend über eigenes IT-Know-how verfügt oder dieses nicht dauerhaft vorhalten möchte“, so der Head of Global Product Marketing. Der Trend habe sich zwar schon vor Jahren herausgebildet, durch die Pandemie wurde er jedoch weiter beschleunigt. Jerome Evans, Managing Director Data Centers & Cloud der Diva-e Cloud GmbH, kann das bestätigen: „Teils in die Jahre gekommene Infrastrukturen auf der Seite der Unternehmen wurden substituiert durch moderne Private- oder Public-Cloud-Lösungen, welche primär in externen Rechenzentren betrieben werden.“

Auch Dominik Hohmann von Maincubes spürt, dass das IT-Outsourcing krisenbedingt an Fahrt aufgenommen hat – doch jedes Unternehmen habe individuell seine Weichen gestellt, meint der Channel Manager: „Unternehmen, die ihre IT bereits in Colocation-Rechenzentren betreiben, haben verstärkt ihre Installationen erweitert, bedingt auch durch die zunehmende Nachfrage nach IT-Services und Digitalisierungs-Tools.“ Andere hätten ihre neu geplanten Outsourcing-Projekte erst mal zurückgestellt, weil sie sich um andere Herausforderungen kümmern mussten. „Das hat sich inzwischen jedoch egalisiert“, stellt er fest.

Lösungen aus der Cloud

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen merken, dass sie die komplexen Anforderungen der Digitalisierung nicht mehr alleine stemmen können. Das betrifft laut Hohmann u.a. Themen wie Datenverfügbarkeit, Skalierbarkeit und (Ausfall-)Sicherheit. „In der Regel werden Tätigkeiten ausgelagert, die in keinem direkten Zusammenhang mit dem Kerngeschäft stehen“, betont Laura Keddi, Head of Marketing bei Ebuero. Dazu gehören bei vielen KMU Bereiche wie die Buchhaltung, Steuer- und Rechtsberatung oder klassische Sekretariatsaufgaben wie die Anrufannahme. „Aber auch Tätigkeiten wie das Online-Marketing oder die Medienproduktion werden oft an externe Spezialisten ausgelagert“, weiß Keddi aus Erfahrung. Der Grund: IT-Dienstleister sind in jenen Bereichen oftmals viel versierter und können für Effizienzsteigerung sorgen.

Außerdem gibt es gerade im IT-Bereich viele Anbieter, die maßgeschneiderte Anwendungen zur Verfügung stellen – damit gemeint sind nicht nur Remote- bzw. Homeoffice-Tools für das mobile Arbeiten, die Unternehmen derzeit verstärkt in Form von Software as a Service (SaaS) aus der Cloud beziehen. Die Verantwortung über die Betriebsbereitschaft jener Anwendungen liegt dabei in den Händen der Dienstleister. Das Anwenderunternehmen behält jedoch die Kostenkontrolle und „kann sich oft für Zusatzleistungen wie Support auf einen Festpreis verlassen“, verspricht Laura Keddi. Das schaffe Planungssicherheit und gleichzeitig behalte man die Flexibilität, einen Dienstleister auch mal zu wechseln, wenn die Zusammenarbeit nicht das gewünschte Ergebnis bringe.

Die Vorteile des Auslagerns bestimmter Aufgaben und Anwendungen hebt auch Stefan Schäfer hervor: „Durch Outsourcing können Unternehmen enorm an Geschwindigkeit gewinnen.“ Das gelte besonders für den Mittelstand, der häufig mit vergleichsweise geringen IT-Ressourcen auskommen müsse. Deshalb setzen die entsprechenden Unternehmen auf externe Experten, welche die Digitalisierungsprozesse schon oft durchlaufen haben und daher nicht erst lange den Markt evaluieren müssen. Das ermöglicht den Anwenderunternehmen neben Kosteneinsparungen, Planungssicherheit und Flexibilität auch eine hohe Wettbewerbsfähigkeit.

Schnell, nachhaltig und bestens aufgestellt

Nicht zuletzt trägt IT-Outsourcing aus Sicht der Experten auch zur Nachhaltigkeit eines Unternehmens bei. Dominik Hohmann beschreibt die Auslagerung in ein Colocation-Rechenzentrum gar als Booster für mehr Energieeffizienz. Schließlich haben Konzepte wie Mitwohnzentralen, Carsharing oder Tauschbörsen gezeigt: Die Zukunft liegt darin, Ressourcen zu teilen, statt sie zu besitzen. So bietet etwa ein Colocation-Rechenzentrum Platz für die IT von vielen Unternehmen, die diese Ausstattung und Sicherheitsvorkehrungen selbst nur mit einem immensen Ressourcenverbrauch vorhalten könnten. Der Betrieb eines eigenen Rechenzentrums verzeichnet zudem in der Regel einen „sehr schlechten Power-Usage-Effectiveness-Wert (PUE)“, meint Jerome Evans. Dieser Wert beschreibt die Energieeffizienz eines Rechenzentrums. Je größer und moderner ein RZ sei, desto höher sei auch dessen Energieeffizienz im Sinne der Nachhaltigkeit.

Bewachung rund um die Uhr

Schon bei der Wahl des Outsourcing-Partners sollte darauf geachtet werden, wie dieser selbst mit dem Thema „Nachhaltigkeit“ umgeht, ob er seine Rechenzentren etwa mit grünem Strom betreibt und diese umweltschonend kühlt. Wählt man einen IT-Dienstleister wie etwa OVHcloud, der Klimaneutralität anstrebt, unterstützt dies natürlich auch die Bilanz der eigenen IT-Umgebung und der ökologische Fußabdruck wird optimiert. Laut Dominik Hohmann von Maincubes ist es ohnehin so, dass Rechenzenten gemäß EU-Beschluss bis 2030 klimaneutral werden müssen. „Davon können auch deren Kunden profitieren“, ist er sich sicher, „denn Rechenzentren ebnen durch innovative Technologien und Infrastrukturen anderen Unternehmen den Weg, ihre eigenen Klimaziele in Hinblick auf die IT zu erreichen.“

Zu beachten ist, dass hochsensible unternehmenskritische Daten nicht in externe Hände gehören, also nicht etwa in die Public Cloud ausgelagert werden sollten. Laut Hohmann sind sie auf dem eigenen Server mit gesicherten Zugriffsrechten am besten aufgehoben. Das schließe jedoch nicht aus, dass Unternehmen diese Server in ein externes RZ auslagern. Fakt ist: Mit Security- und Serviceeinrichtungen sowie bescheinigter Ausfallsicherheit sind zertifizierte Colocation-Rechenzentren „made in Germany“ häufig deutlich sicherer und die Daten dort besser geschützt und verfügbar, als das im unternehmenseigenen Serverraum möglich ist.

So sieht es auch Jerome Evans, der in der heutigen Zeit kaum noch IT-Services kennt, die nicht von Unternehmen ausgelagert werden: „Dies hängt primär damit zusammen, dass die Unterbringung von Kundendaten in externen Rechenzentren meist sicherer ist als eine Unterbringung in eigens betriebenen Serverräumen.“ Wer sich für das Auslagern bestimmter Ressourcen und damit für die Zusammenarbeit mit einem IT-Service-Provider entschieden hat, sollte vor einem Projektstart stets ein professionelles Lastenheft zusammenstellen, in dem sämtliche Anforderungen, Wünsche und Ziele auflistet werden. Die Kommunikation ist dabei ebenso wichtig wie eine detaillierte Migrationsplanung, „sodass es zu einer minimalen oder im besten Fall keiner Ausfallzeit der operativen Dienste kommt“, erläutert Evans.

Laura Keddi sieht eine der größten Gefahren für Unternehmen beim Outsourcing im Qualitäts- und Kontrollverlust. Unternehmen sollten frühzeitig sicherstellen, dass der Dienstleister auch wirklich das halten kann, was er ihnen bei Vertragsabschluss zugesichert hat. Hier kann es helfen, monatliche Ziele zu definieren, die mithilfe des Partners erreicht werden sollen, und eine regelmäßige Soll-Ist-Analyse durchzuführen. Ein guter Dienstleister sollte ein Unternehmen weit über die bloße Kosten- und Zeitersparnis hinaus unterstützen. Idealerweise gewinnt man in den ausgelagerten Prozessen an Qualität und verschafft sich so einen Wettbewerbsvorteil.

Unbedingt langfristig denken

Unternehmen sollten grundsätzlich umfassend und über günstige Einstiegspreise hinausdenken und eher die langfristigen Laufzeitkosten im Auge behalten. Ausreichende Preistransparenz seitens des Anbieters ist demnach ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Dienstleisterwahl. Unternehmen müssen sich auch darauf verlassen können, dass die Anbieter DSGVO-konforme Dienste bereitstellen. Eine Orientierung bieten laut Stefan Schäfer Zertifizierungen wie die C5-Zertifizierung des BSI für Cloud-Lösungen oder – sofern man im Ausland aktiv ist – die dort geltenden Zertifizierungen wie SecNumCloud in Frankreich oder G-Cloud in Großbritannien. „Zudem sollten Unternehmen darauf achten, dass die von ihnen gewählten Anbieter offene technische Standards unterstützen“, so der Experte. Das gewährleiste u.a., dass ein etwaiger Anbieterwechsel in der Zukunft durch einen Vendor Lock-in nicht unnötig erschwert wird.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Neben Support-Dienstleistungen rückt auch Jerome Evans das Thema „Zertifizierungen“ bei der Anbieterwahl und Vertragsgestaltung in den Vordergrund. Zudem hält er es für wichtig, stets zu erörtern, welche Bestandteile der Infrastruktur in puncto Verwaltung komplett ausgelagert werden sollen und welche in der Verwaltungshoheit der eigenen IT liegen. Ferner sollten Outsourcing-Anbieter mit Qualität und Referenzkunden aufwarten können, findet Laura Keddi. Auch die Transparenz bei der Kommunikation, Flexibilität sowie die Messung erzielter Ergebnisse inklusive interner Kontrollen sollten an oberster Stelle stehen, damit Prozesse tatsächlich einfacher statt komplexer werden.

Der Markt ist im Wachstum

Beim Blick auf den künftigen Outsourcing-Markt sind sich die Experten einig: Es wird  einen stetigen Zuwachs im Bereich der IT-Auslagerung geben. Gerade aufgrund der rasant steigenden Nutzerzahlen im Cloud Computing geht Evans davon aus, dass mehr Unternehmen eine professionelle Unterbringung der IT-Infrastruktur als Grundvoraussetzung ansehen. Hybride Betriebsinfrastrukturen stünden dabei künftig stärker im Fokus. Neue gesetzliche Vorgaben und Regularien, Datenschutzkriterien, Fachkräftemangel, klimapolitische Maßnahmen – all diese komplexen Anforderungen kann ein Unternehmen alleine kaum umsetzen. Daher sieht auch Dominik Hohmann das IT-Outsourcing als Bestandteil des „Relevant Set“ der Unternehmen. Umso wichtiger sei es, mit dem richtigen Partner zusammenzuarbeiten und Bereiche wie den IT-Betrieb in einem sicheren Colocation-RZ zu wissen, um von den Mehrwerten zu profitieren und sich auf das  Kerngeschäft konzentrieren zu können.

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