Nicht zu kurz denken

Heute stellen viele mittelständische Unternehmen ihre Enterprise-Resource-Planning-Systeme vor dem Hintergrund von Altsystemen (z.B. AS/400) oder endender Serviceperioden (z.B. SAP R/3) um. Dabei glauben einige Entscheider, schon mit dieser Umstellung eine ganzheitliche Transformation gemeistert zu haben. Doch dies ist laut Neonex Consulting leider zu kurz gedacht. Das ERP-System ist das führende IT-System für komplexe und abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse – allen voran für den vollständigen Auftragsabwicklungsprozess. Im umfassenden Datenmodell des Systems werden die Produktions-, Logistik- und indirekten Prozesse (z.B. im Finanzwesen) realisiert.

Damit bildet das ERP-System diese Prozesse digital ab, vernetzt sie horizontal und kann in der Tat der Ausgangspunkt für eine Digitale Transformation sein. Eine tatsächliche Digitalisierung findet aber erst dann statt, wenn alle abgebildeten Prozesse im Zuge der Einführung hinterfragt und dabei so effizient und ergonomisch wie möglich gestaltet werden.

Prozessoptimierung durch Process Mining

Deshalb sollte die Digitale Transformation ganzheitlicher gedacht werden. Mit einem Blick auf die Automationspyramide wird klar, was gemeint ist: Das ERP-System findet sich auf der höchsten Ebene, dem Management-Level. Eine ganzheitliche Digitalisierung sollte jedoch alle Ebenen der Pyramide betrachten – und die zugrundeliegenden Prozesse sinnvoll vertikal vernetzen.

In dieser Digitalen Transformation spielt das ERP-System selbstverständlich eine zentrale Rolle: Schließlich bildet es über die Stamm- und Strukturdaten einen Großteil der Wertströme des Unternehmens ab. Die entstehenden Transaktionsdaten im System beschreiben außerdem das Verhalten des Unternehmens und sind eine hervorragende Basis für Prozessoptimierung durch Process Mining. Doch wie sollte die ERP-Umstellung im Rahmen der Digitalen Transformation ablaufen? Als gelungenes Beispiel kann ein Projekt dienen, das vor einiger Zeit bei einem kroatischen E-Hypercar-Start-up durchgeführt wurde.

Im ersten Schritt wurden die End-to-End-Geschäftsprozesse wie „Order-to-Cash“ und „Plan-to-Deliver“ im Detail definiert. Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei darin, eine Balance zwischen den bewährten Best-Practice-Ansätzen für Industrialisierung und einem pragmatischen Ansatz bei der Gestaltung der einzelnen Prozessschritte zu finden.

Datenbasierte Wertstromdesign-Methode

Um im nächsten Schritt die optimale Gestaltung aller Produktionsprozesse zu erreichen, kam eine datenbasierte Wertstromdesign-Methode zum Einsatz. Das Ergebnis war ein auf der Overall Equipment Effectiveness (OEE) und auf Kapazitätsdaten basierender Wertstrom, der die Durchlaufzeiten durch die Einrichtung eines kontinuierlichen Materialflusses reduziert und im ERP-System für verschiedene Abteilungen implementiert werden konnte.

Auch die Logistikprozesse wurden in diesem Schritt optimiert: Der Entwurf umfasste die Lagerstruktur, Versorgungsstufen sowie die Milkrun-Systeme; letztere basieren auf einem Logistikkonzept, um Material bedarfsgerecht inner- und überbetrieblich bereitzustellen. Das Ergebnis waren Prozesse, die nicht nur perfekt mit den konzipierten Produktionsprozessen integriert sind, sondern auch die spezifischen Standortanforderungen berücksichtigen.

Dieses Beispiel macht deutlich, welche Chancen bei der ERP-Umstellung ergriffen werden können. Statt die Prozesse aus dem alten System einfach in das neue zu übernehmen, wurde die Möglichkeit genutzt, die Prozesse nachhaltig zu verbessern. Diese Chance wird nur von wenigen Unternehmen wahrgenommen – und so haben diese trotz der Investition von etwa zehn Prozent des Jahresumsatzes nach der Einführung nahezu identische Prozesse im neuen System, jedoch keine Verbesserung im Betrieb. Ebenso werden neue Funktionen nicht eingesetzt, sodass die Vorteile des neuen ERP-Systems gar nicht genutzt werden.

Weitere Chancen, die sich durch die Einführung eines modernen ERP-Systems ergeben, liegen in dem entstehenden Veränderungsmomentum und in den Erfolgserlebnissen für die Mitarbeiter. Hier stellt sich beim Blick auf die anfangs erwähnte Automatisierungspyramide die Frage, welche konkreten Schritte in der vertikalen Vernetzung und damit bei der Digitalen Transformation auf dem Planungs- und Shopfloor-Level gemacht werden können.