Nichts dem Zufall überlassen

Was seit der Implementierung im Herbst 2020 bereits erreicht wurde und welche Ziele die Verantwortlichen des ostwestfälischen Anlagenbauers noch verfolgen, erläutert der ERP-Projektleiter Lars-Erik Bischoff im Gespräch mit IT-MITTELSTAND.

ITM: Herr Bischoff, können Sie die Schirmer Maschinen GmbH kurz vorstellen?
Lars-Erik Bischoff: Die Anfänge des Unternehmens liegen im Jahre 1979, als mit wenigen Fachkräften ein erstes automatisiertes Profilbearbeitungszentrum für die Holz- und Fensterindustrie gefertigt wurde. In der Folge entwickelte sich Schirmer zu einem international renommierten Technologievorreiter mit Fokus auf das Gebiet der Konstruktion, Fertigung und Montage individueller Maschinenlinien für die Bearbeitung von PVC- und Alu-Profilen für den Fenster- und Türenbau sowie für den Fassaden- und Hallenbau. Seit 2016 gehört die mittelständisch geprägte Schirmer GmbH zur Beckhoff-Automation-Gruppe, die mit ihren 5.000 Mitarbeitern ihrerseits zu einem der Weltmarktführer im Bereich „Elektroindustrie“ aufgestiegen ist. Auch wir als Tochterunternehmen werden mit den hochwertigen E-Steuerungen von Beckhoff versorgt.

ITM: Wer sind die Abnehmer Ihrer Maschinen?
Bischoff: Unser Kundenspektrum reicht von handwerklich geprägten Fensterbauern mit 20 Mitarbeitern, die vielleicht eine kleine Anlage mit nur einer Säge bestellen, bis hin zu multinationalen Konzernen, für die wir nonstop laufende, vollautomatisierte Fertigungsstraßen bauen. Diese breite Spanne sorgt bereits dafür, dass alle Anlagen hinsichtlich ihrer Leistungsstärke individuelle Merkmale und Ausstattungen besitzen. Hinzu kommen die stets unterschiedlichen Platzverhältnisse am Aufstellort, die für die Maschinenmaße entscheidend sind.

ITM: Würden Sie Schirmer vor diesem Hintergrund als Einzelfertiger bezeichnen?
Bischoff: Wir sind kein klassischer Sondermaschinenbauer, sondern betreiben eher modularen Sonderbau mit hoher Varianz. Dies bedeutet, dass unsere Kunden die für sie passenden Komponenten und Module aus einer Art Baukasten zusammenstellen können. Aus Effizienzgründen versuchen wir an möglichst vielen Stellen zu standardisieren, was uns allerdings niemals in Gänze gelingen wird. Jedes Projekt weist kundenspezifische Besonderheiten auf, die wir konstruktionsseitig erfüllen müssen.

ITM: Wie organisiert sich das Unternehmen mit Blick auf diese anspruchsvolle Aufgabenstellung?
Bischoff: Wir benötigen die Unterstützung eines durchgängigen ERP-Systems, das uns als unternehmensweite Datendrehscheibe jederzeit mit den aktuellen Kennzahlen versorgt. Ein solches System befindet sich seit Herbst 2020 bei Schirmer im Einsatz. Ohne diese Software wäre das Wachstum des Unternehmens schon in dem Zeitraum bis jetzt nicht mehr adäquat zu steuern gewesen.

ITM: Können Sie die Gründe erläutern?
Bischoff: Als ich Anfang 2020 ins Unternehmen eintrat, umfasste die Belegschaft ca. 160 Mitarbeiter. Nicht einmal drei Jahre später waren es bereits rund 250. Da reicht es längst nicht mehr, seine Geschäfts-Software – wie es früher der Fall war – nur punktuell einsetzen zu können, um beispielsweise Bestellungen zu tätigen. Stattdessen benötigten wir eine einheitliche Datenbasis über alle Abteilungen hinweg. Diese war zuvor deshalb nicht vorhanden, weil das alte System nie vollumfänglich implementiert worden war. Durchgängigkeit ist jedoch die Voraussetzung für die abteilungsübergreifende Informationsversorgung und damit auch für die Akzeptanz der Software innerhalb der Belegschaft. Die Akzeptanz ist deshalb so entscheidend, weil das neue System im Zentrum unserer langfristigen Digitalisierungsstrategie steht. Es sollte die Richtung nicht nur für die ersten beiden, sondern für die kommenden 15 Jahre vorgeben. Folglich war das ERP-Projekt viel mehr als eine reine Software-Einführung, es war der Startschuss für einen kompletten Strukturwandel unserer Organisation.

ITM: Auf welche Software fiel Ihre Wahl und was musste sie funktional mitbringen?
Bischoff: Neben dem Aspekt der Durchgängigkeit war eine weitere Grundvoraussetzung, dass sie einen besonderen Zuschnitt auf die Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung haben musste. Gleichzeitig sollte sie flexibel genug sein, um die Prozesse entsprechend unserer Anforderungen bestmöglich zu gestalten. Wir wollten kein ERP-System, das lediglich den Status quo abbildet, sondern eine offene und moderne Plattform, mit der wir das weitere Wachstum gestalten können. In all diesen Punkten konnte uns ams.erp von ams.Solution am meisten überzeugen.

ITM: Was macht den Zuschnitt auf die Einzelfertigung aus?
Bischoff: Dazu zählt u.a. die Möglichkeit, Artikel mit und ohne die sonst in ERP-Systemen obligatorischen Artikelnummern durch einen Auftrag führen zu können. Dadurch reduziert sich die Pflege des Artikelstamms immens. Mindestens ebenso wichtig war, dass das System mit dynamischen Produktstrukturen umgehen können muss, da sich im Verlauf der Projekte eigentlich immer Anpassungen an der Maschinenauslegung ergeben. Die sogenannte „wachsende Stückliste“ bildet versionssicher alle Änderungen ab, die sich aus unserer fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Dies ermöglicht es uns, Teile und Material zum frühestmöglichen Termin zu bestellen und mit der Fertigung zu beginnen, während im Hintergrund fortlaufend weiter konstruiert wird.

ITM: Sie sind vergleichsweise jung für einen ERP-Projektleiter im Mittelstand. Wie kam es dazu?
Bischoff: Ursprünglich bin ich Betriebswirt mit Schwerpunkt auf das Controlling. Erste intensive Berührungspunkte mit der IT machte ich bei meinem vorherigen Arbeitgeber, als dort ein Data-Mining-System eingeführt wurde. In Zuge dessen beschäftigte ich mich eingehend mit den Themen „Datenbanken“ und „Datenanalyse“ sowie mit der zentralen Rolle des ERP-Systems in diesem Kontext. Im Rahmen dieser Tätigkeit wurde mir noch mehr bewusst, wie eng die Bereiche „Controlling“ und „IT“ miteinander verknüpft sind. Mein Interesse für die ERP-Thematik war definitiv geweckt. Dann hörte ich von der Ausschreibung bei Schirmer und erhielt tatsächlich die Möglichkeit, mich hier zu beweisen. Ich war 24, als ich das ERP-Projekt hier angehen durfte, was von Unternehmensseite tatsächlich einigermaßen ungewöhnlich war. Für mich war es ebenfalls ein großer Schritt, aber auch ein riesiger Anreiz. Ich fand die Aussicht spannend, in einem mittelständischen Unternehmen, das zu einer größeren Gruppe gehört, Verantwortung übernehmen zu dürfen. Eigenständig zu arbeiten und Ideen einzubringen ist hier nicht nur möglich, sondern ausdrücklich erwünscht.

ITM: Welche Faktoren waren in Ihren Augen entscheidend für die erfolgreiche ERP-Implementierung?
Bischoff: Das A und O war die konsequente Unterstützung seitens der Geschäftsführung. Das Projekt war von Beginn an Chefsache, was sich u.a. darin zeigte, dass unser Geschäftsführer in den wichtigen Besprechungen zur Geschäftsprozessmodellierung immer anwesend war. Er ließ nie Zweifel daran aufkommen, dass er hinter allen Entscheidungen stand. Die Dringlichkeit und die Wichtigkeit des Projekts waren damit allen Beteiligten bewusst. Ein Aspekt war zudem, dass neben vielen jüngeren Mitarbeitern auch leitende Angestellte erkannten, dass es mit dem alten System nicht mehr möglich war, eine zukunftsfähige Ablauforganisation zu etablieren. Der Leiter der Arbeitsvorbereitung z.B. brachte sich intensiv in das ERP-Projekt ein, was sich nun auszahlt, weil er laut eigener Aussage noch nie so schnell neue Maschinen auflegen konnte. Inzwischen sind sich alle Prozessteilnehmer einig darüber, dass unser hohes Pensum mit der Vorgänger-Software nicht mehr zu schaffen gewesen wäre.

ITM: Was meinen Sie mit Pensum?
Bischoff: Wir hätten die Menge an Maschinen nicht mehr durchgebracht, weil wir immer mit Fehlteilen zu kämpfen gehabt hätten. Diese Problematik haben wir behoben. Aufgrund der zeitweise extremen Lieferengpässe und der Rohstoffknappheit erhielten wir eine direkte Vorgabe unseres Gesellschafters Hans Beckhoff, eine gewisse Menge bestimmter Materialien und Teile stets vorrätig zu halten. Für die Umsetzung dieser Maßnahme benötigten wir mit ams.erp genau einen Tag, was zuvor undenkbar gewesen wäre. Aus der Vormontage erhalten wir die Rückmeldung, noch nie so gut in der Materialbeschaffung gewesen zu sein. Früher fehlten Motoren oder Bleche, wodurch die Projektabwicklung natürlich immens behindert wurde. Heute können wir hingegen vorausarbeiten und im Bedarfsfall auch einmal Sonderschichten einlegen, weil immer alle Teile vorhanden sind. Wir nutzen die Fehlteileprüfung der Software, kennen den aktuellen Lagerbestand sowie die Lagerorte und arbeiten erstmals mit einem Arbeitsvorrat.

ITM: Wie lief die Prozessdefinition ab? Inwieweit haben Sie sich an den vorgegebenen Abläufen von ams.erp orientiert?
Bischoff: Es war das explizite Anliegen der Geschäftsleitung, den vordefinierten ERP-Standard zu übernehmen. Wir wollten nicht den Fehler begehen, die Software an Schirmer anzupassen. Vielmehr wollten wir uns bewusst den branchenbewährten Software-Prozessen anpassen. Dies war die absolut richtige Entscheidung. Einerseits, weil wir damit jederzeit Release-fähig bleiben, andererseits, weil Anpassungen sowohl zeitlich als auch finanziell immer einen hohen Aufwand verursachen. In diesem Rahmen war die ams-Geschäftsprozessmodellierung, kurz GPM, enorm hilfreich.

ITM: Können Sie das Vorgehen beschreiben?
Bischoff: Wir haben uns für die GPM viel Zeit genommen und gemeinsam mit dem Beraterteam von ams und unserer Geschäftsführung ausgelotet, welchen Weg wir gehen wollen. Ich habe mich im Vorfeld der Besprechungen regelmäßig mit den Key Usern und den Abteilungsleitern ausgetauscht, um immer alle Beteiligten einzubeziehen. Dabei entbrannten zuweilen intensive Diskussionen hinsichtlich bestimmter Funktionalitäten, der besten Funktionsweise oder der Sinnhaftigkeit bestimmter Vorhaben. Um stets fokussiert zu bleiben, haben wir extra ein Projektbüro eingerichtet, in dem es allein um die Belange der ERP-Einführung ging. Dort waren alle Anwesenden immer auf dieses eine Thema fokussiert, wodurch die Gespräche zielführend waren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Wie passt es zusammen, den ERP-Standard zu nutzen und zugleich Prozesse flexibel modellieren zu können?
Bischoff: ams.erp bringt die benötigte Flexibilität mit, weil innerhalb des Standards verschiedene Optionen und Vorgehensweisen möglich sind. Wichtig war in diesem Zusammenhang die gute Zusammenarbeit mit den ams-Beratern, die genau wussten, wie wir die Prozesse am besten einrichten sollten. Natürlich ist ein ERP-System im Vergleich zu Excel oder Word immer starr. Aber dies ist ja exakt so gewollt, um den Gesamtprozess so nachvollziehbar und transparent wie möglich zu gestalten. Dennoch sind wir im Rahmen des Standards flexibel genug, u.a. mittels selbst konfigurierbarer Workflows und Dashboards. Auch hinsichtlich SQL-Abfragen können wir dank der anfänglichen Unterstützung der Experten eigenständig arbeiten.

ITM: Kann eine moderne IT-Landschaft mit digitalisierten Prozessen ein Faktor sein, der einen Mittelständler wie Schirmer für qualifizierte Mitarbeiter attraktiver macht?
Bischoff: Digitale Arbeitsmethoden können in dieser Hinsicht sicherlich ein wichtiger Faktor sein – vor allem, wenn es gelingt, sich darüber von anderen Unternehmen abzuheben. Wir betrachten das ERP-System als Taktgeber für eine gesunde Unternehmensentwicklung, denn die Kenntnis über die aktuellen Unternehmenskennzahlen bietet ja erst die Voraussetzung dafür, Personal einstellen zu können. Dank des ERP-Systems kennen wir die Auftragslage der kommenden Monate und können entsprechend vorausschauend und wirtschaftlich handeln, indem wir beispielsweise zu guten Konditionen Material und Teile beschaffen. Die Software gibt uns Sicherheit und bietet Optionen für die Zukunft – auch mit Blick auf die Personalgewinnung und -bindung.

ITM: Bezüglich Personalbindung müsste die Belegschaft die digitalen Prozesse als Chance sehen.
Bischoff: Definitiv. Im Falle von Schirmer glaube ich aber tatsächlich, dass die Mitarbeiter die modernen, digitalen Arbeitsplätze zu schätzen wissen und die getätigten Investitionen über gestiegene Motivation und mehr Leistungsbereitschaft „zurückzahlen“. Wenn die Schlosser ihr Material nicht mehr im Lager zusammensuchen müssen, sondern auf einen Blick im System sehen, wann die benötigten Teile verfügbar sind, bedeutet dies eben eine Erleichterung ihres Alltags.

ITM: An welchen weiteren Stellen konnten Verbesserungen erzielt werden?
Bischoff: Papierbasierte Prozesse, die etwa das Bestellwesen früher fehleranfällig und langsam machten, konnten wir größtenteils ablösen. Die Digitalisierung führt dazu, dass wir insgesamt viel strukturierter arbeiten. Dies zeigt sich u.a. darin, dass wir aufgrund der exakten Daten im System viel sicherer hinsichtlich der Einhaltung unserer Liefertermine geworden sind.

ITM: Konnten auch Kosten reduziert werden?
Bischoff: Durch Bündelungseffekte konnten wir die Preissteigerungen in mehreren Bereichen über Mengeneffekte ausgleichen. Es wirkt sich also auch kostenseitig positiv aus, dass wir Artikel, die zu späteren Zeitpunkten benötigt werden, frühzeitig mitbestellen können und Unterdeckungen vermeiden. Mit unseren Vorbestellungen liegen wir mittlerweile anderthalb Jahre im Voraus.

ITM: Gibt es darüber hinaus Möglichkeiten, die Projekte exakter zu kalkulieren?
Bischoff: Unsere ERP-Software bringt sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und aktuelle mitlaufende Kalkulation mit. Dadurch haben wir in Echtzeit Zugriff auf den Status der laufenden Projekte – unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten. Kostenseitige Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung erkennen wir frühzeitig. Unter Einbeziehung des optionalen Moduls ams.bi sind wir noch weitergegangen. Wir zapfen die ERP-Daten an und erhalten nun auf Knopfdruck pro Maschine sämtliche Informationen zum jeweiligen Anteil der unterschiedlichen Kostenarten wie Konstruktion, Kaufteile, Fertigung, Vor- und Endmontage oder Inbetriebnahme. Außerdem kennen wir den Deckungsbeitrag und die Marge für jede einzelne Maschine. Zusätzlich habe ich eine SQL-Auswertung geschrieben, die uns sagt, was uns dieselbe Maschine zu den Maximalpreisen von 2020 oder 2021 gekostet hätte. Denn wir vermuteten immer, dass es eine Preissteigerung von x Prozent gegeben habe, nun wissen wir es.

ITM: Zu welchem Ergebnis gelangten Sie?
Bischoff: Im Mittel lagen wir in dem genannten Zeitraum bei einer Preissteigerung im einstelligen Prozentbereich, wobei es auch viele Teile gab, die 30 bis 40 Prozent zugelegt hatten. Die Ermittlung dieser Zahlen haben wir natürlich fortgeführt und sie wird immer wichtiger, denn auf dieser Basis wissen wir, wie wir unsere Preise gestalten müssen. Es lassen sich jeder Artikel und jeder fremd vergebene Arbeitsgang auswerten.

ITM: Diese präzise Einzelbewertung schafft auch einen besseren Überblick über das Unternehmen, oder?
Bischoff: Natürlich. Der Gesamtprozess inklusive Kostenrechnung und Halbfertigenbewertung ist transparent. Apropos Halbfertigenbewertung: Diese war früher eine strukturierte Excel-Schätzung und wird jetzt komplett über ams gefahren. Unser Wirtschaftsprüfer hat sie bereits nach einem Jahr abgenommen, nachdem er uns zunächst vorhergesagt hatte, wir würden mindestens zwei Jahre benötigen. Der Materialfluss, die Materialbeschaffung und der kaufmännische Teil rund um die Bewertung der Halbfertigen sind drei maßgebliche Prozesse, die uns enorm weitergebracht haben.

ITM: Wie bewerten Sie die Beratungsleistung des ERP-Anbieters über den gesamten Projektverlauf?
Bischoff: Vorweg gesagt: Es entstand nie der Eindruck einer klassischen Kunden-Lieferanten-Beziehung, stattdessen fühlte sich die Zusammenarbeit eher an wie ein rein internes Projekt. Unabdingbar war natürlich, dass die Consultants sowohl umfangreiche Praxiserfahrung als auch das erforderliche kaufmännische Wissen bezüglich unserer Branche mitbrachten. Sie haben unsere Anforderungen schnell erfasst und konnten ihre Lösungswege anschließend auch umsetzen.  Ein solches Projekt lässt sich nur erfolgreich umsetzen, wenn alle Beteiligten wissen, worüber sie sprechen. Die Berater genießen auch deshalb ein hohes Ansehen im Hause, weil sie realistische Einschätzungen darüber abgaben, was aus ihrer Sicht machbar und sinnvoll ist. Und sie gaben auch einmal zu, wenn etwas mit dem System nicht realisierbar war. Dies ist in meinen Augen die richtige Herangehensweise, da keine falschen Erwartungen geweckt werden.

ITM: Können Sie ein Beispiel nennen?
Bischoff: Unsere Konstruktion hätte der Nutzung von ams.erp nur zugestimmt, wenn sie komplett über den Struktur-Explorer hätte arbeiten können. Davon wurde jedoch zu Recht abgeraten, weil an einem ERP-System – anders als an einem Computer-Aided-Design- (CAD) oder Produktdaten-Management-System (PDM) – viele unternehmensweite Prozesse hängen. CAD und PDM sind beide immens wichtig, aber sie haben nicht die Auswirkungen und Reichweite eines ERP-Systems. Im ERP-System muss jede Abteilung zu Hause sein. Daher war die Vorgabe der Geschäftsleitung, auch an dieser Stelle ams.erp als führendes System zu etablieren.

ITM: Sehen Sie den Sinn dieser Vorgabe vor dem Hintergrund des bisher Erreichten bestätigt?
Bischoff: Unser Geschäftsführer Ludger Martinschledde sagte vor einiger Zeit, dass wir ohne die vorausschauenden Qualitäten von ams.erp nicht annähernd so gut durch die Krisenjahre von 2020 bis 2022 gekommen wären. Es ist das Zusammenspiel der neuen Software und der im Zuge der Implementierung umgestalteten Organisationsstrukturen, die uns schlagkräftiger gemacht haben.

ITM: Rückblickend: Worauf lag der Hauptfokus, als es in Richtung „Echtstart“ ging? Gab es so etwas wie einen neuralgischen Punkt?
Bischoff: Größtes Augenmerk lag auf der Schnittstelle zwischen dem CAD- und dem ERP-System, die ab einem definierten Zeitpunkt reibungslos funktionieren musste. Dies war in der Tat der Aspekt, vor dem auch unser Geschäftsführer aufgrund früherer Erfahrungen den größten Respekt hatte. Dank der sehr guten Zusammenarbeit von ams, unserem CAD-Partner ISD und unseren eigenen Fachleuten gelang die Realisierung der Schnittstelle jedoch einwandfrei. Wir haben uns die notwendige Zeit genommen, so dass wir bislang lediglich einige wenige triviale Abbrüche hatten, die zuvor eher regelmäßig auftraten. Die Schnittstelle arbeitet schnell und effektiv, sämtliche Attribute passen. Die Übergabe der jeweils ca. 130.000 Artikel und Stücklisten erfolgt ohne Probleme, was in ERP-Projekten eher selten der Fall ist.

ITM: Wie sehen die Planungen für die Zukunft aus?
Bischoff: Unser Wachstum hat seinen Ursprung derzeit hauptsächlich noch in Deutschland und Europa. Wir peilen jedoch eine zunehmende Internationalisierung an. Eine erste Maschine wurde bereits nach China verkauft. Darüber hinaus sind wir neuerdings auch in den USA, in Kanada und in Indien vertreten. Was die Digitalisierung anbelangt, möchten wir absehbar so weit sein, beispielsweise die Vormontage-Arbeitsplätze mit 42-Zoll-Touchscreens auszustatten. Unser Geschäftsführer verfolgt den Ansatz, Schirmer zu einem komplett digitalisierten Unternehmen aufzubauen. „Digitalisierung 5.0“ lautet das Stichwort, mit dem ERP-System als zentraler Komponente.

Lars-Erik Bischoff
Alter: 28 Jahre
Werdegang: ab 2015 BWL-Studium mit Vertiefung Controlling, nach einem Praxissemester als Controller während des Studiums erster Kontakt zu Themen wie EDI und Process Mining, in Zusammenarbeit mit der FH Bielefeld und dem vorherigen Arbeitgeber Claas Erstellung einer Praxisarbeit (Bachelorarbeit) zu Process Mining.
Derzeitige Position: seit 2020 ERP-Systembetreuer und Controller

Die Schirmer Maschinen GmbH ...
… ist ein Maschinenbauspezialist aus Verl in Ostwestfalen. Gegründet 1979 in Sennestadt, ist das Unternehmen heute an drei Standorten in Verl, Gütersloh und Hövelhof vertreten. Seit 2016 Teil der Beckhoff-Automation-Gruppe, zählt Schirmer inzwischen rund 240 Mitarbeiter.

Bildquelle: Mike Henning