Offen für Veränderung

Die Auswahl an ERP-Lösungen mit unterschiedlichstem Funktionsumfang oder gezielter Branchenorientierung ist groß. Verfügt ein Unternehmen jedoch über ein eher ungewöhnliches Geschäftsmodell mit einem breiten Portfolio an Produkten und Services, eventuell sogar ergänzt durch Entwicklungs- und Produktionsaktivitäten, werden die Konfiguration und Implementierung einer maßgeschneiderten ERP-Lösung zur Herausforderung. 

Die dynamische Weiterentwicklung des hochspezialisierten Angebots an Produkten und Services bescherte der X-TEK-Unternehmensgruppe in den vergangenen Jahren ein rasantes Wachstum. Unternehmensprozesse mussten teilweise von Grund auf neu strukturiert und den steigenden Erfordernissen des Marktes angepasst werden. Aufgaben, bei denen auch die bislang eingesetzte und für typische Kleinunternehmen konzipierte ERP-Komplettlösung Sage Office Line Evolution zunehmend an funktionale Grenzen stieß. 2017 entschlossen sich die X-TEK-Geschäftsführer daher, im Rahmen eines umfassenden „IT-Upgrades“ nicht nur die Rechenleistung und Betriebssicherheit der vorhandenen Serverinfrastruktur spürbar zu erhöhen, sondern auch die Weichen für die Implementierung einer leistungsstarken und zukunftssicheren ERP-Plattform zu stellen. Die Wahl fiel dabei auf Sage 100 inklusive xRM.

ITM: Herr Dr. Weiner, eine dynamisch erfolgreiche Unternehmensentwicklung, wie wir sie in Ihrem Unternehmen sehen, setzt die ständige Bereitschaft zu Veränderungen voraus. Das „Gesicht“ Ihres Unternehmens hat sich in den vergangenen 14 Jahren in vielerlei Hinsicht verändert. Ist diese Flexibilität die Basis für Ihr Erfolgsrezept?
Uwe Weiner: Ich denke, Anpassungsfähigkeit ist eine notwendige Voraussetzung. Gestartet mit drei Personen, beschäftigen wir heute 39 Mitarbeiter. Eine Geschäftsentwicklung, die dadurch ermöglicht wurde, dass wir sehr genau hingeschaut haben, welche Bedürfnisse bei unseren Kunden existieren. Mit diesem Wissen und dem Ziel, unseren Kunden Lösungen aus einer Hand zu liefern, konnten wir unser Angebotsportfolio an Produkten und Services immer wieder gezielt ausbauen und erweitern. Parallel dazu haben wir auch die Unternehmensstrukturen den Erfordernissen des Marktes angepasst. Wir haben die Qualität unserer Bearbeitungsprozesse durch Zertifizierungen nachgewiesen, unsere Produktionsfähigkeiten durch Investitionen in neue Maschinen erweitert, die Zahl unserer mobilen Serviceteams aufgestockt sowie die Mitarbeiter mit modernen digitalen Endgeräten ausgestattet.

ITM: Im Jahr 2019 fand zudem eine Neufirmierung in die X-TEK-Unternehmensgruppe statt. Was waren die Gründe?
Weiner: In der Vergangenheit liefen alle Geschäftsaktivitäten gebündelt über die IWS Handling. Ziel der neuen Firmenstruktur einer übergeordneten X-TEK Holding und den Tochtergesellschaften
X-TEK GmbH und X-TEK Innovations GmbH war es, unser umfangreiches Angebot an Produkten und Services logisch zu strukturieren und damit für unsere Kunden transparenter darstellbar zu machen.

ITM: Geleitet wird die Unternehmensgruppe durch eine „Doppelspitze“, bestehend aus den zwei Geschäftsführern Dr. Uwe Weiner und Tom Gans, der als „Mitarbeiter der ersten Stunde“ seit 2007 an Bord ist. Wie sind die Verantwortlichkeiten unter Ihnen beiden aufgeteilt? Gibt es so etwas wie einen kaufmännischen und einen technischen Geschäftsführer? 
Tom Gans: Tendenziell beschreibt diese Aufteilung unsere Zuständigkeiten recht gut. In der Praxis legen wir das eher „variabel“ aus. Generell ist es aber richtig, dass sich Dr. Weiner schwerpunktmäßig um die Aktivitäten in den Geschäftsbereichen „Forschung“, „Technik“ und „Produktion“ kümmert, während ich mich mit den 
Themen „Marketing“ und „Vertrieb“ auseinandersetze. Die kaufmännische Verwaltung der Unternehmensgruppe verantworten wir gemeinsam. 

ITM: In welchem personellen Rahmen werden IT-Entscheidungen getroffen und wie werden IT-Investitionen finanziert? Über ein festes jährliches Budget? 
Gans: Extrem wichtig ist es uns, dass diejenigen Mitarbeiter, die später mit einer bestimmten Software-Anwendung arbeiten sollen, komplett in das Auswahlverfahren – wenn es beispielsweise um die Definition eines Anforderungsprofils geht – involviert sind. Die endgültige Entscheidung passiert nach Abwägung aller Aspekte natürlich auf Geschäftsführungsebene. 

Ein festes jährliches IT-Budget gibt es nicht. Da uns die hohe strategische Bedeutung der IT für die erfolgreiche Geschäftsabwicklung bewusst ist, sind wir bereit, auch höhere Summen in IT-Lösungen und -Anpassungen zu investieren, wann immer es uns notwendig und sinnvoll erscheint.

ITM: Wie halten Sie es mit dem IT-Management? Legen Sie Wert darauf, die Kontrolle über die IT-Infrastruktur in den eigenen Händen zu halten, oder können die Bereitstellung und Verwaltung auch über einen externen Dienstleister passieren?
Gans: Aufgrund der Tatsache, dass wir ein breites Spektrum an IT-Applikationen, von CAD- und Zeichenprogrammen wie Solidworks bis zur Datev-Anwendung, im Einsatz haben, ist es uns wichtig, die Software im eigenen Haus auf eigenen Servern zu betreiben. Wann immer wir mit unserer eigenen IT-Kompetenz an Grenzen stoßen, holen wir uns projektbezogen die Unterstützung von IT-Experten. Beispielsweise konsultieren wir das Systemhaus Ritter Technologie GmbH in Oberhausen, wenn es um spezifische technische Anpassungen wie die Programmierung von Schnittstellen geht. Hier steht uns das Team von Geschäftsführer Uwe Rücker stets mit seiner Expertise zur Seite. Darüber hinaus arbeiten wir eng mit dem praxiserfahrenen Sage-Partner Rodiac zusammen, insbesondere wenn es um die Konfiguration oder Erweiterung unserer ERP-Plattform geht.

ITM: Das bedeutet, Cloud-Technologien und -Services sind für Sie kein Thema?
Weiner: Ich stehe Cloud-Lösungen nicht generell ablehnend gegenüber, sehe in unserem Fall diesbezüglich aktuell jedoch keinen Handlungsbedarf. Wie viele Geschäftsführer von Unternehmen auch, die über wertvolle Entwicklungsexpertise verfügen, bin ich momentan noch zurückhaltend, wenn es darum geht, dieses in digitaler Form vorliegende Know-how außer Haus zu geben. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Ende 2017 haben Sie sich dazu entschlossen, ein umfangreiches „IT-Upgrade“ durchzuführen. Was war der Auslöser für diese Entscheidung?
Weiner: Zu diesem Zeitpunkt haben wir eine ganze Reihe richtungsweisender Geschäftsentscheidungen getroffen. Dazu zählten die Verlegung des Firmensitzes, der Ausbau unseres Angebots an mobilen Services, verbunden mit einer Erhöhung der Mitarbeiterzahl, und auch die Erweiterung unserer Produktionsmöglichkeiten, konkret um das Laserschneiden und die Umformtechnik. Generell wollten wir all das zum Anlass nehmen, unsere Prozessstrukturen zukunftsfähig zu machen. 

Ziel war der sukzessive Aufbau einer ganzheitlichen ERP-Plattform, die nicht nur die geschäftsüblichen kaufmännischen Prozesse verwaltet, sondern auch Warenflüsse im Bereich der Fertigung koordiniert, den Außendienst aktiv unterstützt und durch die Anbindung eines Webshops einen neuen Vertriebskanal eröffnet. Uns ist schnell klar geworden, dass unsere bisherige ERP-Lösung Sage Office Line Evolution nicht die dafür notwendigen Funktionalitäten besaß.

ITM: Was hat Sie dazu veranlasst, bei der Neustrukturierung Ihrer ERP-Plattform auf Sage 100 inklusive xRM zu setzen?
Weiner: Zum einen waren es die positiven Erfahrungen, die wir in der Vergangenheit mit der Vorgängerversion und dem Unternehmen gemacht hatten. Zudem kannten unsere Mitarbeiter die Sage-Bedienoberfläche und wir konnten uns langwierige Einarbeitungszeiten sparen. Entscheidend aber war das modulare Konzept von Sage 100, das es uns erlaubte, eine integrierte Lösung für unsere spezifischen Anforderungen zu konfigurieren. 

ITM: Können Sie konkrete Beispiele nennen?
Weiner: Nehmen wir Sage 100 xRM. Das ist ein Modul zum Management des vielfältigen Beziehungsgeflechts, in dem sich ein Unternehmen befindet. Hierzu zählen u.a. Kunden und Lieferanten. Mit Sage 100 xRM ist die Anbindung unserer zahlreichen Außendienstmitarbeiter ganz einfach per iPad möglich. So lassen sich durchgeführte Arbeiten, Inspektionen oder fehlende Verbrauchsmaterialien direkt vor Ort dokumentieren. Auch die Unterschrift des Kunden erfolgt über das iPad und ist somit sofort im System verfügbar – ohne Zeitverlust, Systembrüche oder Übertragungsfehler. Die Rechnungsstellung kann bereits erfolgen, wenn der Außendienstler auf dem Weg zum nächsten Einsatz ist. Weitere Prozessoptimierungen bringt das Produktionsmodul: Es liefert uns den kompletten Überblick über benötigte Ressourcen, veranlasst automatisiert die Auslösung von Nachbestellungen und gewährleistet so die Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Nachkalkulation der erstellten Produkte, die uns entscheidende Hinweise für Folgeprojekte liefert.

ITM: Wie liefen die einzelnen Projektschritte ab und wie lange hat die Implementierung der neuen ERP-Plattform gedauert, von der ersten Idee bis zum Produktivstart?
Weiner: Die erste Aufgabe bestand darin, dass Herr Gans und ich ein konkretes Anforderungsprofil mit allen spezifischen Wünschen zu Papier gebracht haben. Dieses Dokument bildete die Grundlage für die Abstimmung der einzelnen Projektschritte mit dem Partner Rodiac, der von uns mit der Realisierung beauftragt wurde. Aufgrund des umfangreichen Anforderungskatalogs entstand ein – selbst für den praxiserfahrenen Sage-Partner – ungewöhnliches und vielschichtiges Projekt. Anfang 2018 begann die Implementierung einer komplett neuen IT-Struktur, nicht nur auf Software-, sondern auch auf Hardware-Ebene. Als Grundlage wurde zunächst die Produktion auf Sage umgestellt, sodass Warenwirtschaft und ein neuer zusätzlicher Webshop an diese Daten anknüpfen können. Außerdem erfolgte die bereits erwähnte Erweiterung um die Kundenmanagement-Lösung.

Von der ersten Idee bis zur ersten Version einer produktiven ERP-Plattform ist sicher ein Jahr vergangen. Die Gründe für den vergleichsweise langen Zeitraum waren nicht etwa technische Probleme bei der Umsetzung, sondern die Tatsache, dass sich im Laufe des Projekts unsere Ansprüche an die nunmehr verfügbaren Funktionalitäten ständig weiterentwickelt haben und sich in Zukunft weiterentwickeln werden. Aktuell haben wir eine – wie wir es nennen – „stabile Zwischenlösung“, mit der wir recht gut leben können. 

ITM: Welche „Baustellen“ gibt es noch?
Gans: Aktuell arbeiten wir an der Einrichtung von Schnittstellen zu den Portalen unserer Stammkunden, beispielsweise den Kraftstoffanbietern. Über deren Plattformen werden per Ticket Aufträge für Produkte und Services gemeldet. Unser Ziel ist es, diese Aufträge automatisiert zu erkennen und in unserem ERP-System zu erfassen. Technologisch betrachtet, ist das eine recht komplexe Herausforderung. Wir sind allerdings optimistisch, dass wir gemeinsam mit unseren Technologiepartnern mittelfristig eine Lösung finden.

Gleiches gilt für Schnittstellen zu den Portalen unserer wichtigsten Lieferanten. Dazu zählt z.B. der Dachdeckereinkauf. In einem branchenspezifischen Programm mit integrierter Datenbank namens Smartdach sind zigtausend Produkte des täglichen Dachdeckerbedarfs mit ihren aktuellen Einkaufspreisen hinterlegt. Auf diese Datenbestände direkt aus unserem ERP-System zugreifen zu können, würde die Angebotskalkulation erheblich vereinfachen.

ITM: Welche weiteren Zukunftsprojekte zum funktionalen Ausbau ihrer ERP-Plattform verfolgen Sie?
Gans: Eine sehr hohe Priorität genießt die Weiterentwicklung unseres Webshops. Hier befinden wir uns noch in einer sehr frühen Entwicklungsphase. In Zukunft können Kunden rund um die Uhr Produkte nachbestellen. Das war bisher nur per E-Mail oder telefonisch möglich. Unser Bearbeitungsaufwand und die Fehleranfälligkeit werden sich erheblich reduzieren. Die Zahl der Produkte, die wir über unseren Webshop anbieten, ist zurzeit noch limitiert. Sobald wir eine „kritische Masse“ an Produkten eingepflegt haben, werden wir Marketing-Maßnahmen starten und diesen Vertriebsweg gezielt bewerben.

Mittelfristig werden wir das ERP-System um ein Dokumenten-Management-System (DMS) ergänzen. Unser erklärtes Ziel ist es, Papierdokumente aus unseren Geschäftsprozessen zu verbannen. Trotz weitgehender Digitalisierung existieren nach wie vor Nischen, in denen – z.B. aufgrund gesetzlicher Vorgaben – noch nicht auf Papierdokumente verzichtet werden kann. Diese Dokumente möchten wir scannen, eventuell einer automatischen Texterkennung unterziehen und dann mit anderen digitalen Datenbeständen verknüpfen. 

ITM: Haben sich Ihre Erwartungen an das Projekt „IT-Upgrade“ rückblickend erfüllt?
Weiner: Die Liste der Prozessoptimierungen, die wir im Rahmen des Projekts realisieren konnten, ist lang. Neben den von uns im Vorfeld angestrebten Verbesserungen, verfügen wir heute dank der konstruktiven Zusammenarbeit mit Sage und den Technologiepartnern über eine Reihe von quasi „unerwarteten“ Vorteilen. Die Transparenz der gesamten Wertschöpfungskette ist spürbar erhöht worden, durch Automatisierung wurden viele Geschäftsabläufe beschleunigt und – sowohl für uns als auch unsere Kunden – nachvollziehbarer und effizienter. Natürlich hätten wir uns an manchen Tagen gewünscht, dass das Projekt schneller realisiert werden kann. Die Komplexität einiger Projektschritte haben wir de facto unterschätzt. Der Markt und auch unsere Anforderungsprofile an die Funktionalität der ERP-Plattform entwickeln sich kontinuierlich weiter, das spiegelt sich in der Projektdauer wider. 

Bildquelle:Ralf König