„Ohne Datenbasis bleibt nur das Bauchgefühl“

ITM: Herr Gerber, oftmals scheuen vor allem kleinere Unternehmen die ERP-Einführung, etwa wegen des Kostenfaktors oder weil sie befürchten, mit der Komplexität des Systems überfordert zu sein. Inwiefern sind diese Sorgen berechtigt?
Karl Gerber: Rückblickend auf 25 Jahre Erfahrung mit ERP-Implementierung kann ich diese Bedenken nur bestätigen. Auch wir bei Step Ahead waren jahrelang darauf spezialisiert, unsere ERP-Systeme auf den Kundenbedarf anzupassen und das mit teilweise extrem hohen Kosten.  Bitte verstehen Sie mich nicht falsch, das war im Vorfeld mit den Kunden alles genau so besprochen. Wir haben es – fast – immer geschafft, im geplanten Rahmen (+/-10 Prozent) zu bleiben, aber nichtsdestotrotz waren es hohe Kosten. Um diese Aussage greifbar zu machen: Bei einer Vollkostenrechnung auf fünf Jahre hatten wir eine Ratio von 1:8, das heißt für einen Euro Lizenz waren acht Euro Dienstleistung fällig. Damit lagen wir genau im Trend. Ab 2011 haben wir dann begonnen, spezielle Branchenlösungen zu entwickeln und sind damit auf eine Ratio von 1:5 gekommen. Das sind immer noch hohe Kosten. Die Sorgen von Unternehmen sind daher nicht unberechtigt und es ist klar, dass sich das ändern muss. Zugleich soll das ERP-System flexibel und anpassbar bleiben. Ich nehme es schon einmal vorweg: Das geht!

ITM: Warum sollten kleine und mittlere Unternehmen nicht auf ein ERP-System verzichten? Inwieweit lohnen sich ERP-Lösungen auch für Start-ups?
Gerber: Wäre ich Marketingspezialist, würde ich sagen: Ein ERP ist prädestiniert als Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierung. Aber es ist doch so: In der Wirtschaft zählen letztendlich Zahlen, Daten, Fakten. Egal ob Sie mit Banken, Investoren, potenziellen Käufern, Gesellschaftern oder Managern sprechen: Ohne eine vernünftige Datenbasis bleibt nur das Bauchgefühl. Wer ohne ERP arbeitet, braucht viel Zeit und Geduld, um die Voraussetzung für Entscheidungen zu schaffen und wird sich schwertun, Vertrauen gegenüber Dritten aufzubauen. Das ist jetzt keine Predigt für das perfekte und vollumfänglich integrierte ERP, aber ein Apell, zumindest ERP-Basisfunktionen im Unternehmen zu etablieren. Davon profitieren Firmen unabhängig von ihrer Größe – egal ob Start-up, Mittelständler oder Großkonzern.

ITM: Welche ERP-Funktionen sind insbesondere für kleinere Unternehmen besonders wichtig?
Gerber: Es ist abhängig vom Geschäftsmodell und vom Kerngeschäft des Unternehmens, in welcher Reihenfolge die ERP-Module eingeführt werden sollten. Was ich jedem Unternehmen empfehlen kann, ist alle Finanzprozesse zu standardisieren und dabei den Fokus auf die entsprechenden KPIs zu legen. Die müssen dann automatisch und in real time kommen. Am wichtigsten ist es, das System so zu implementieren, dass es dem Anwender die Arbeit erleichtert und nicht nur ein Controlling-Werkzeug ist. Leider haben wir in der Vergangenheit immer wieder gesehen, dass Kunden ein ERP-Projekt als fertig deklarieren, sobald das Dashbord die ersten Diagramme zeigt. Aber ein ERP-Projekt ist mitnichten finalisiert, wenn die Anwender in der Kaffeeküche sagen „Es hilft uns sehr“.

ITM: Welche Stolpersteine sollten KMU bei der Implementierung einer neuen ERP-Software beachten?
Gerber: Ich kann Unternehmen nur raten: Lieber wenige Module zu 100 Prozent einführen als alle Module zu 80 Prozent! Ganz viele Dinge, die zu 99 Prozent fertig sind, bringen im Ergebnis nichts. Bei einem ERP-Projekt müssen Unternehmen alle betroffenen Abteilungen integrieren und dann eine Prioritätenliste erstellen. Erst wenn klar ist, was gemacht werden soll, sollten sie es mit dem Budget abgleichen und entschieden, was sie sich wann leisten können und wollen. Dann heißt es, diesen Weg Schritt für Schritt zu gehen – und zwar bis zum Ende. Halbfertige Sachen helfen keinem und werden nie zufriedene Anwender mit sich bringen.

ITM: Wann bzw. unter welchen Voraussetzungen sollten KMU Ihrer Meinung nach auf ein ERP-System aus der Cloud, wann auf eine On-Premises-ERP-Lösung setzen?
Gerber: Ein gutes ERP-System bietet die Möglichkeit für den Betrieb sowohl in der Cloud als auch On-Premises. Eine Cloud-Lösung ermöglicht stabilen Betrieb ohne weitere Kosten für eine eigene Infrastruktur. Gerade in Zeiten, in denen IT-Personal schwer zu bekommen ist, ist es von großem Vorteil, wenn sich externe Experten darum kümmern, die das System und die Anforderungen kennen. Cloud ist eben nicht nur ein Hype, sondern ermöglicht auch den professionellen Betrieb wichtiger Software. Jetzt kommt das große ABER: Ein Cloud-ERP ist oftmals starr und kann nicht an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. On-Premises-Systeme hingegen bieten im Regelfall vielfältige Anpassungsmöglichkeiten. Mit mySTEPS haben wir ein komplett neues ERP-System entwickelt, das sowohl in der Cloud als auch On-Premises installiert werden kann. Und das in beiden Betriebsmodellen zu 100 Prozent anpassungs- und updatefähig ist.

ITM: Häufig sind ERP-Systeme für eine bestimmte Betriebsgröße ausgelegt – was sollten stark wachsende und expandierende Unternehmen in Bezug auf die Skalierbarkeit beachten?
Gerber: Wer ein ERP einführt, der plant für die nächsten 10 bis 15 Jahre. Und wer sich so lange bindet, der muss schon genau prüfen. Die Skalierung der meisten ERP-Systeme erfolgt über mehr CPU, Speicher, Platten, Geld. Das ist jedoch oft ein echter Wachstumskiller. Und in einer Wachstumsphase ein neues ERP zu suchen und zu implementieren, ist wie nasse Socken beim Wandern tragen. Oft wird nicht bedacht, dass es nicht um eine reine Skalierung geht, sondern dass sich das System an die Veränderung des Wachstums auch inhaltlich anpassen lässt. Low-Code ist nicht nur ein Schlagwort, sondern die Zukunft der ERP-Systeme. Hier geht es nicht nur darum, schnell ein paar Oberflächen zu ändern, sondern auch Geschäftsprozesse einfach anzupassen. Ein System muss wachsen können – bzgl. Anwenderzahl, Datenmenge und Geschäftsprozessen.

ITM: Aktualisierungen und Updates von ERP-Systemen verbinden viele Unternehmen mit hohem Aufwand. Inwiefern ist die Sorge berechtigt? Wie lässt sich der Aufwand möglichst gering halten?
Gerber: Der hohe Aufwand entsteht ja nicht wegen der Aktualisierungen und Updates der Software, sondern weil mit jeder Aktualisierung das Customizing an die neue Version angepasst werden muss. Dieses Problem lässt sich nur lösen, wenn die Anpassungen anders erfolgen. Auch da ist Low Code ein Zauberwort. Mit neuen Techniken lassen sich Systeme einfach an die Kundenbedürfnisse anpassten und dennoch unkompliziert aktualisieren. Jetzt greife ich kurz eine Aussage von der ersten Frage auf: Mit mySTEPS haben wir eine Ratio von 1:0,7, also für einen Euro Lizenz werden nur noch 70 Cent Dienstleistung benötigt. Damit haben wir den bösen Geist der Updates eingefangen.

ITM: Welche Trends sehen Sie in naher Zukunft in Bezug auf die Weiterentwicklung von ERP-Systemen?
Gerber: Die meisten ERP-Systeme basieren auf Programmarchitekturen aus den späten 1990er- oder frühen 2000er-Jahren. Seitdem wurden sie zwar kontinuierlich mit Updates versorgt, aber das Fundament blieb gleich und wurde nie mehr grundlegend verändert. Jahrelang lautete das Motto „Bleiben Sie im Standard“ und „Passen Sie Ihre Abläufe an die Software an“. Jetzt ist es allerhöchste Zeit, einen neuen Weg zu gehen und die User stärker in den Fokus zu rücken. Dafür reicht es nicht, an der Technik zu feilen. Auch In-Memory-Datenbanken, die eine hohe Performance versprechen, oder No-Code-Oberflächen werden die grundlegenden Probleme nicht lösen.

Vielmehr ist ein Umdenken notwendig: Keine festen Datenbankstrukturen mehr, jeder mit jedem oder wie wir sagen Multi Relation Management. Alle Geschäftsprozesse basieren auf einer Business Process Engine. Es gibt keine Felderwüsten mehr, dafür einfache Bedienbarkeit. Ein Produkt Information Management ist Teil des Systems, ebenso HR Management inklusive Recruiting. Denn ein ERP sollte alle Fragen eines Unternehmens beantworten. Es darf nicht der beste Kompromiss sein, sondern muss 100 Prozent des Bedarfes erfüllen. Das ERP kann sich der Kunde individuell nach seinen Anforderungen zusammenstellen. Mit mySTEPS haben wir solch ein komplett neues ERP-System – leicht anpassbar, hoch flexibel und extrem schnell.

Bildquelle: Step Ahead