„Open-Source-Software ist immer die bessere Wahl“

ITM: Frau Wörrlein, UCC-Plattformen haben sich Corona-bedingt in kürzester Zeit zu einem zentralen Werkzeug im Unternehmensalltag entwickelt. Doch welche Schattenseiten bringt die oftmals überstürzte Einführung ohne Beratung in vielen Unternehmen aktuell mit sich?
Andrea Wörrlein: Gleich zu Beginn der aktuellen Situation befanden sich Unternehmen in einem Dilemma: Eine Kommunikations- und Kollaborationslösung musste her, und zwar schnell. Der Zeitdruck führte nicht selten zu einer kopflosen Suche, deren Resultat in der Regel gleichermaßen gefährlich wie kostspielig sein konnte. Gefährlich deshalb, weil Unternehmen Sicherheit und Compliance der Lösungen nur unzureichend testen können, wenn die Zeit drängt. Vor allem die Nutzung einer Public Cloud, wie bei vielen Tools der Fall, kann für Unternehmen ein Problem darstellen. Ob eine solche Lösung für die Verwaltung und Verwahrung von sensiblen Daten geeignet ist, ist fragwürdig. In der Kürze der Zeit haben sich Unternehmen möglicherweise auch für günstige Lösungen entscheiden, weil sie einen ausreichenden Funktionsumfang versprechen. Auf den ersten Blick mag das stimmen. Auf den zweiten Blick haben sich UCC-Lösungen dann aber oft als kostspielig herausgestellt, und dafür gibt es viele Gründe, die unter Zeitdruck schnell übersehen werden: mäßige Benutzerfreundlichkeit, mangelnde Integrationsfähigkeit, fehlende Flexibilität oder Skalierbarkeit.

Ohne gründliche Abwägung der Chancen und Risiken sollten Unternehmen jedenfalls keine neue Plattform etablieren: Die unterschiedlichen Abteilungen haben an Kommunikations- und Kollaborations-Software verschiedene Anforderungen, die das Management stets ausreichend bedenken muss. Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern kann sehr darunter leiden, wenn die UCC-Plattform die Arbeit der Mitarbeiter eher verkompliziert und auch nicht entsprechend den jeweiligen Bedürfnissen anpassbar ist. Die Folge sind notwendige Investitionen in weitere Tools und damit verbundene Kosten.

Daraus resultiert ein weiteres Problem: die Einbindung in die IT-Infrastruktur innerhalb der Unternehmen. Selbst wenn das Management sich für eine UCC-Lösung entschieden hat, ist diese in manchen Fällen eine zusätzliche Insellösung, da sie wegen der Zeitknappheit oder aufgrund eines Funktionsmangels nicht vollständig in die gesamte Infrastruktur des Unternehmens einzubinden ist. Es existieren in so einem Fall dann für eine Anzahl Probleme eine Reihe von Lösungen, aber keine übergreifende Plattform, die alles in sich vereint. Synergien sind so nicht oder nur bedingt nutzbar und ein übergreifendes User Management schwer zu etablieren. Zu allem Überfluss bedeutet der Einsatz einer solchen Lösung im schlimmsten Fall eine weitere bzw. neue Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller oder verstärkt den bereits bestehenden Vendor-Lock-in.

ITM: Worauf sollen Mittelständler demnach bei der Auswahl entsprechender Lösungen zukünftig achten?
Wörrlein: Bevor das Management eine Entscheidung für eine UCC-Plattform trifft, sollte es einen Einsatzplan erstellen, basierend auf folgenden Überlegungen. Die erste und wichtigste Frage ist: Erfüllt das Produkt das geplante Einsatzszenario von der Funktionalität her? Hierzu sollten sich Unternehmen überlegen, welche Tools bereits im Einsatz sind und ob die neue Plattform sie integrieren oder ersetzen kann.

In jeder Organisation findet Kommunikation über unterschiedliche Kanäle statt, das ist nicht erst seit der Situation durch Corona und der damit verbundenen Transition, wie und wo wir arbeiten, der Fall. Eine UCC-Plattform muss diese unterschiedlichen und je nach Unternehmen individuellen Kommunikationswege abdecken können. Die Usability sollte bei der Wahl der Kommunikations-Software in jedem Fall mit im Fokus sein, denn nicht jeder Angestellte ist ein IT-Profi. Das Tool muss einfach und intuitiv nutzbar sein.

Natürlich spielt auch die Sicherheit eine Rolle, denn wenn eine Anwendung kritische oder persönliche Daten verarbeitet, ist Vorsicht geboten. Daher muss bei der Wahl des Tools klar sein, wo die Anwendung läuft und wo die Daten liegen, damit das Unternehmen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen treffen kann. Doch auch die Anwendung selbst muss sicher und im Bestfall transparent sein.

ITM: Worin bestehen die Vor- und Nachteile von Closed-Source-Angeboten, wann sind Collaboration-Plattformen auf quelloffener Basis sinnvoller?
Wörrlein: Die vermeintlichen Vorteile von Closed Source liegen auf der Hand: Hersteller bieten einem Unternehmen eine passende Lösung für ein bestehendes Problem. Das Unternehmen kauft das angebotene Produkt und muss sich um nichts weiter kümmern, als das Tool einzusetzen. Wenn es Probleme gibt, ist der Hersteller gefragt. An dieser Stelle hören die Vorteile aber schon auf. Closed-Source-Angebote sind in beinahe allen Fällen unflexibel und machen die Nutzer abhängig. Brauchen Unternehmen ein neues Feature, ist die nachträgliche Implementierung sehr kostspielig oder schlicht nicht möglich, denn die Hoheit, ob die gewünschte Funktion in das Tool eingebaut wird, trägt nicht der Kunde, sondern der Hersteller. Open-Source-Lösungen sind da unkomplizierter, im Zweifel bauen Entwickler des Unternehmens die gewünschten Kapazitäten selbst nach und tragen damit zu einem Wertgewinn für alle Nutzer bei.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Oft sind Closed-Source-Lösungen auch nicht ohne Weiteres skalierbar und damit für den Einsatz in dynamischen Umgebungen sehr schwer zu gebrauchen. Die quell-offene Variante hingegen läuft entweder bei einem frei wählbaren Cloud-Anbieter oder gleich auf den eigenen Servern, die individuell anpassbar sind. Dass die Sicherheit bei Closed-Source-Angeboten ebenfalls problematisch ist, brauche ich vermutlich nicht zu erwähnen. Wer weiß schon, was genau mit den Daten passiert, wenn ich die Kontrolle über sie an einen Dritten gebe?

ITM: Wie können Unternehmen auch bei Nutzung von Closed-Source-Angeboten einem Vendor-Lock-in entgehen?
Wörrlein: Ich sehe keine Möglichkeit, wie das gehen soll. Closed-Source-Anbieter zielen ja gerade darauf ab, Unternehmen und Nutzer von der eigenen Lösung in irgendeiner Weise abhängig zu machen, egal ob rein psychologisch oder tatsächlich technisch. Natürlich gibt es Plattformen, die die Interoperabilität mit offenen oder anderen Tools ermöglichen, doch warum dann als Basis die proprietäre Lösung verwenden und nicht gleich zu 100 Prozent auf Selbstbestimmung setzen?

Zugegeben, es gibt oft Gründe für Unternehmen, eine Closed-Source-Lösung quasi „von der Stange“ zu erwerben und zu nutzen. Meistens sind diese Entscheidungen aber nur kurzfristig attraktiv. Ich empfehle jedem Unternehmen, sich von der Vorstellung, dass Open-Source-Software in irgendeiner Weise weniger professionell oder sicher ist, zu lösen – im Gegenteil: Open-Source-Lösungen sind oft besser betreut und aktiver in der Entwicklung als proprietäre Projekte. Sie bieten Unternehmen darüber hinaus weitreichende Möglichkeiten, die eigenen Ansprüche abzudecken und die Infrastruktur gemäß den eigenen Richtlinien abzusichern.