Ordern per App

Ein Höhepunkt im Geschäftsjahr der Für Sie eG stellen die eigens für ihre über 200 Mitglieder veranstalteten Warenbörsen dar. Im Rahmen einer dieser Veranstaltungen erhielten die Teilnehmer im vergangenen Jahr einen Tablet-PC ausgehändigt – inklusive einer auf Microsoft Windows 8 basierenden App. Damit konnten sie direkt vor Ort sämtliche Warenbestellungen elektronisch durchführen. Worauf es bei der App-Entwicklung besonders ankam, erklären Lars Weiler, Leiter IT bei Für Sie, sowie Fabian Dressler, als Projektleiter verantwortlich für die Bereiche Web, Qualitätssicherung sowie Prozesse. Überdies geben sie einen Einblick in die alltäglichen IT-Prozesse der mittelständischen Handelsgenossenschaft.

ITM: Herr Weiler, Herr Dressler, welche Geschäftsfelder deckt Ihre Genossenschaft ab?
Lars Weiler: Unser Unternehmen wurde 1963 im Delkredere*-Umfeld  gegründet und agierte ursprünglich als klassisches Abrechnungskontor. 1973 wird die „Für Sie“-Discount eingetragene Genossenschaft Mitglied der Rewe Zentralfinanz eG, Aktionärin der Rewe-Zentral-AG und Mitglied des Rewe Prüfungsverbandes. Sie gehört seitdem zur Rewe-Handelsgruppe und bietet den über 200 Mitgliedern besondere Warenkonditionen der Rewe-Gruppe an und fungiert somit für den Handelskonzern als Vermittler zwischen Hersteller und Abnehmer.

Fabian Dressler: Dabei sind wir vor allem im Getränke- und Lebensmittelhandel sowie im Großhandel für Friseurbedarf aktiv. Zudem agieren wir in den Bereichen Kaufhaus, Pharma und Drogerie. Zuletzt haben wir mit der Drogeriekette „Ihr Platz“, die ehemals zur Schlecker-Gruppe gehörte, nicht nur ein neues Geschäftsfeld, sondern auch rund siebzig Filialen gewonnen.

ITM: Von welchen Leistungen profitieren Ihre Mitglieder?
Weiler: Wir decken ein breites Aufgabengebiet ab: Vom Großhandel über Finanzdienstleistungen im Rahmen der Zentralregulierung bis hin zum Einzelhandel. Damit können wir die gesamte Retail-Kette abbilden. Einzige Ausnahme ist die Logistik, denn wir bewegen die Warenströme nicht mit eigenen LKWs, sondern bedienen uns der Rewe-Logistikkette.

ITM: Wie sind Sie IT-seitig aufgestellt?
Weiler: Unsere IT agiert vollkommen eigenständig. Daneben können wir bei Bedarf die im Rewe-Konzern vorgehaltenen Applikationen oder Ressourcen nutzen. Die meisten unserer Kernkompetenzen bilden wir jedoch mit eigener IT sowie eigenem Personal ab.

ITM: Wie rechnen Sie die Kosten mit dem Konzern ab?
Dressler: Unsere eigene Nutzung von IT-Services rechnen wir über eine gruppeninterne Leistungsverrechnung ab. Darüber hinaus existiert ein Leistungsentgeltkatalog, in dessen Rahmen wir bestimmte IT-Leistungen auf Basis verschiedener Abrechnungsmodelle – etwa per Benutzer, Transaktion oder Volumen – in Anspruch nehmen können.

ITM: Wie groß ist Ihre IT-Mannschaft?
Weiler: Aktuell umfasst sie zwanzig Mitarbeiter; insgesamt beschäftigt unser Unternehmen 110 Mitarbeiter.

ITM: Welche Schwerpunkte setzen Sie hinsichtlich Ihrer IT-Strategie?
Dressler: Wir betreiben sowohl die Infrastruktur als auch den Applikationsbereich eigenverantwortlich. Allerdings überlegen wir gerade, ob wir nicht Teile des Infrastrukturbetriebs nach außen verlagern sollen. Denn unsere Stärken liegen vor allem im Management von Applikationen und Prozessen. Dabei versuchen wir, sämtliche Geschäftsprozesse möglichst mit unserem zentralen ERP-Standardsystem Microsoft Dynamics AX abzubilden.

ITM: Nutzen Sie das System tatsächlich ausschließlich im Standard?
Weiler: Wir versuchen stets, so nahe wie möglich an den Standardprozessen zu bleiben. Allerdings müssen auch wir an der einen oder anderen Stelle von unserem Microsoft-Partner ein Customizing vornehmen lassen.

Dressler: Neben externen Partnern entwickeln auch acht IT-Mitarbeiter, unsere Geschäftsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen weiter. Dies ist wichtig, da wir einerseits seit über zehn Jahren kontinuierlich wachsen und dadurch andererseits auch immer wieder neue Anforderungen an die IT herangetragen werden. So mussten wir etwa nach der Übernahme von Ihr-Platz neue Filial- und Einzelhandelsprozesse aufsetzen, was alles andere als trivial war.

ITM: Anders als Sie nutzt die Rewe-Gruppe konzernweit ein mächtiges SAP-System – wie binden Sie Ihre IT daran an?
Dressler: Da wir auf die Standards der Gruppe – insbesondere hinsichtlich der Rechnungsdaten – angewiesen sind, haben wir in unseren Systemen die entsprechenden Datenschnittstellen integriert. Über abgesicherte Leitungen läuft darüber ein automatisierter Datenaustausch ab.

ITM: Beim Handel mit Nahrungsmitteln müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden ...
Weiler: ... wie beispielsweise die Rückverfolgbarkeit. Ein enorm geschäftskritischer Prozess, der über den Lebensmittelbereich hinaus auch für andere Produkte immens wichtig ist, insbesondere bei Rückrufaktionen seitens der Industrie. Dann müssen wir innerhalb fester Fristen – in der Regel zwischen acht bis 24 Stunden – alle betroffenen Kunden über die fehlerhaften Waren informieren. Im nächsten Schritt wird gefordert, sämtliche Rückrufaktionen genau zu dokumentieren.

ITM: Welche Microsoft-Produkte haben Sie über die ERP-Software hinaus im Einsatz?
Dressler: Unser Extranet basiert seit über zehn Jahren auf Java und PHP. Wir konsolidieren dieses aktuell in ein neues Sharepoint-Portal. Über die Plattform soll künftig die gesamte Kommunikation mit unseren Mitglieds- und Partnerunternehmen ablaufen. Derzeit haben wir das neue Portal bereits intern aufgesetzt, probieren kleinere Projekte aus und sammeln eifrig Erfahrungen. Dabei wird die Plattform nicht nur von unseren Mitarbeitern intensiv genutzt, sondern auch von ersten Partnern aus dem Coiffeur-Bereich.

Weiler: Desweiteren nutzen wir den Biztalk Server, die üblichen Exchange- und Office-Programme sowie SQL Server als Datenbank. Künftig wollen wir alle Produkte im Rahmen des Sharepoint-Portals weiter miteinander vernetzen. Nicht zuletzt haben wir mit Microsoft im vergangenen Jahr eine mobile App für unsere Ordermesse entwickelt.

ITM: Was kann man sich unter einer Ordermesse vorstellen?
Weiler: Es handelt sich um eine im klassischen Handel übliche Warenbörse. Dabei laden Handelskonzerne wie Edeka oder Rewe ihre Produktlieferanten ein, die den Fachbesuchern wiederum Produkte zu günstigen Konditionen anbieten. Zur Veranstaltung im Juli 2013 in Köln kamen vor allem Großverbraucher, die dort Produkte von Herstellern wie Kraft Foods oder Unilever ordern konnten.

Dressler: Generell führen wir solche Fachmessen jedes Jahr an verschiedenen Standorten durch. Zusätzlich veranstalten wir mehrere Onlinebörsen, in deren Rahmen unsere Mitglieder vergünstigt bei unseren Lieferanten bestellen können.

ITM: Wie viele Besucher zählen solche Veranstaltungen?
Weiler: Das ist unterschiedlich. Vergangenen Sommer zählten wir rund 70 Aussteller sowie um die 100 Mitglieder, die jeweils mit mehreren Mitarbeitern vor Ort waren. Das heißt, wir kamen auf rund 300 Teilnehmer.

ITM: Warum haben Sie für die Messe eine spezielle App entwickelt?
Dressler: Bislang gestaltete sich der interne Aufwand für die Organisation der Ordermesse extrem hoch, z.B. da wir ausschließlich mit Papierbelegen arbeiteten. Die Messebesucher erhielten lange Listen, in denen sie die gewünschten Waren und Mengen notieren konnten.

Die Listen haben wir im Vorfeld anhand unserer Stammdaten vorbereitet und ausgedruckt. Damit kamen wir 2012 auf zehn Umzugskartons, randvoll mit Papier. Da die Teilnehmer auf den Listen nicht nur ihre Warenbestellungen ankreuzten, sondern Inhalte einfach durchstrichen oder um eigene Notizen ergänzten, mussten wir vielfach vor Ort weitere Listen kopieren.

Weiler: Am Ende der Veranstaltung sammelten wir die Dokumente ein und pflegten die Daten anschließend manuell in unsere Softwaresysteme ein. Danach wurden die Bestellungen auf elektronischem Wege erneut an die Mitglieder geschickt, die dann die Bestellungen auf deren Richtigkeit überprüften. Es folgte meist eine sehr zähe, lang andauernde Abstimmungs- bzw. Korrekturphase. Erst wenn alle Inhalte von den Mitgliedern abgesegnet waren, wurden die Bestellungen an die jeweiligen Hersteller weitergeleitet. Mit der mobilen App wollten wir die papierbasierten Prozesse nun komplett digital abbilden.

ITM: Wie lange dauerte die Entwicklung der App?
Weiler: Erste Überlegungen hierzu gab es im Januar 2013, worauf weitere konzeptuelle Ideen folgten. In dieser Phase nahmen wir sämtliche Anforderungen der betroffenen Fachbereiche auf. Die konkrete Umsetzung erfolgte im April; Anfang Juni war die App fertiggestellt.

Dressler: Das Projekt dauerte insgesamt rund fünf Monate. Die Zeit für die eigentliche App-Entwicklung inklusive der Anbindung an unsere IT-Systeme, z.B. das Extranet und ERP-System, ging in sechs Wochen über die Bühne. Nach entsprechenden Testverfahren kam die App schließlich im Rahmen der Ordermesse am 3. Juli 2013 zum Einsatz.

ITM: Warum haben Sie sich für das mobile Betriebssystem Windows 8 entschieden?
Weiler: Aufgrund der guten Partnerschaft, die wir innerhalb der Rewe-Gruppe mit Microsoft pflegen. In diesem Zusammenhang betrachten wir etwa .Net als zukunftsträchtige Entwicklungsplattform, auf deren Basis wir auch die Ergänzungen unserer ERP-Standardprozesse realisieren.

Dressler: Hätten wir uns für iOS oder Android entschieden, wäre die Anbindung an unser Extranet und ERP-System deutlich komplizierter geworden. Von daher birgt das Zusammenspiel von Windows 8 Phone und .Net-Technologien insbesondere hinsichtlich der Schnittstellen für uns deutlich mehr Möglichkeiten.

ITM: Für welche Hardware haben Sie sich entschieden?
Dressler: Wir setzen seit langem auf Lenovo als Vertragslieferant für sämtliche Devices unseres Hauses. Von dem Hardwarepartner erhielten wir 80 einfach zu bedienende Tablets, auf die wir unsere App spielten.

ITM: Welche funktionellen Anforderungen hatten Sie an die mobile Applikation?
Weiler: Sie musste für alle Besucher sofort verständlich sein und daher eine einfache Nutzerführung ermöglichen.

Gemäß den Wünschen unserer Mitglieder sollten die früher genutzten Listen eins zu eins elektronisch abgebildet werden. Die Darstellung von Excel-Listen lässt sich jedoch auf einem Tablet-Bildschirm nur schwer nachbilden. Von daher lag unsere Herausforderung darin, ein Din-A4-Format auf einen 10-Zoll-Bildschirm anzupassen.

Dressler: Wichtig war überdies die Offline-Fähigkeit der App. Damit lagen Daten auf dem Tablet vor, die wir nach der Veranstaltung in unsere Systeme überspielen konnten. Dies war allerdings nur in wenigen Fällen notwendig, da die meisten Daten bereits während der Messe per WLAN synchronisiert werden konnten.

ITM: An welchen Stellen hakte es?
Weiler: Wir hatten den Informationsbedarf unserer Mitglieder unterschätzt. Denn im Rahmen der App-Einführung hatten wir zunächst allein unsere Prozesse automatisiert. Nachdem die Bestelldaten in der App vorlagen, wollten die Messebesucher eine Überblicksfunktion für die getätigten Bestellungen.

Dressler: Vor diesem Hintergrund reagierten wir noch während der Veranstaltung und integrierten ein solches Modul in die App. Es zeigte beispielsweise auf, wie viele Transkationen ein Besucher getätigt hat. So konnte man das Interesse der Besucher an den präsentierten Produkten genau nachvollziehen.

ITM: Könnten die per App ermittelten Informationen auch in den IT-Systemen Ihrer Mitglieder abgebildet werden?
Weiler: Nach dem Event leiteten wir die Listen elektronisch an den jeweiligen Kunden weiter, damit er sieht, welche Waren und Mengen bestellt wurden. Dieses Vorgehen wollen wir künftig weiter verbessern und den Nutzern dann bereits während der Messe einen Einblick in die getätigten Bestellungen geben.

ITM: Wie viele Tablets haben die Besucher mit nach Hause genommen?
Weiler: Es ist kein einziges Gerät abhanden gekommen, auch da wir darauf achteten, alle Tablets wieder einzusammeln. Überdies gab es weder Defekte noch ging ein Gerät durch Unachtsamkeit – etwa durch Herunterfallen oder das Umkippen eines Wasserglases – kaputt. Alle Messeteilnehmer gingen sehr sorgsam mit den Tablets um.

ITM: Welche Zugriff erlaubten Sie den Nutzern?
Weiler: Neben der App-Nutzung konnten sie über ein lokales WLAN auf das eigene Extranet zugreifen oder im Internet surfen.

ITM: Und die Devices gingen danach an Lenovo zurück?
Weiler: Genau, wir hatten die Tablets allein für unseren Veranstaltungszeitraum gemietet, was die Kosten in überschaubarem Rahmen hielt. Die Gesamtkosten für die Leihstellung lagen im unteren vierstelligen Bereich.

ITM: Wer stand Ihnen bei der App-Entwicklung zur Seite?
Weiler: Die Microsoft Consulting Services. Da wir einen Premium-Support-Vertrag mit dem Anbieter besitzen, können wir auf verschiedene Services zurückgreifen und diese für Neuentwicklungen – wie etwa die Messe-App – nutzen.

ITM: Inwiefern war Ihre IT-Abteilung in die Entwicklung eingebunden?
Weiler: Wir übernahmen die gesamte Koordination des Projektes – angefangen von der Anmietung der vor Ort benötigten Infrastruktur über die Testphasen und Qualitätssicherung im Vorfeld bis hin zur Anpassung unserer Policies, etwa hinsichtlich der genutzten Firewall und Zugriffsrechte. Denn im Rahmen der App-Nutzung musste ein Bereich unseres Extranets von außen über die Devices erreichbar sein. Insgesamt haben wir rund 50 bis 60 Manntage in das Projekt gesteckt, inklusive der Konzeptionen sowie Absprachen mit den betroffenen Fachbereichen.

Dressler: Im Projektverlauf haben wir die App intensiv auf ihre Ergonomie getestet. Dieses Vorgehen trug maßgeblich zum Erfolg bei, denn während der Veranstaltung gab es kaum Nachfragen zur Bedienung der App. Dies lag auch daran, dass wir parallel zur Ausgabe der Geräte den Besuchern eine kurze Anleitung zur Nutzung der Applikation mit auf den Weg gegeben haben.

ITM: Wie lautet Ihr Fazit?
Weiler: Angesichts geringer Investitionen – im kleinen fünfstelligen Bereich für die App-Entwicklung, die internen Personalkosten sowie die Hardwaremiete – bei einem durchschlagenden Marketingeffekt, hat sich das Projekt auf jeden Fall gelohnt. Dabei haben wir die intern eingesparten Prozesskosten noch gar nicht eingerechnet.

Dressler: Früher brauchten wir für die Nachbearbeitung der Veranstaltung mehrere Wochen. Dank der Digitalisierung liegen uns alle Daten unmittelbar vor und sind sowohl für die Produkthersteller als auch die Mitglieder verfügbar. Damit reicht uns nun für die Nacharbeit eine Woche aus.

ITM: Was haben Sie sich für die nächste Ordermesse vorgenommen?
Dressler: Zum einen wollen wir den Teilnehmern über die Endgeräte noch mehr Informationen zur Verfügung stellen und zum anderen die Performance verbessern. Denn bei größeren Datenmengen stießen die Tablet-Prozessoren an ihre Grenzen und die Übertragung verief etwas langsamer.

ITM: Wollen Sie künftig auch in anderen Geschäftsbereichen mobile Apps einsetzen?
Dressler: Unser Vertrieb möchte künftig wichtige Inhalte wie Stammdaten oder aktuelle Umsätze per App abrufen. Zudem denken wir darüber nach, die Gesprächsprotokolle der Außendienstmitarbeiter in einer App abzubilden. Nicht zuletzt überlegen wir, speziell für den B2C-Bereich von „Ihr Platz“ und anderen Fachbereichen eine App für Endkunden einzuführen.



Lars Weiler

• Alter: 36 Jahre
• Familienstand: verheiratet
• Beruflicher Werdegang: Von 1999 bis 2002 Abteilungsleiter & Account Manager Ley GmbH, von 2002 bis 2009 IT-Leiter Abrechnung LEH / Gastronomie Geva GmbH & Co KG, seit Oktober 2009 Leiter IT bei der Für Sie Handelsgenossenschaft eG (Rewe Group)
• Derzeitige Position: Leiter IT

Fabian Dressler

• Alter: 32 Jahre
• Familienstand: ledig
• Beruflicher Werdegang: Von 2002 bis 2010 Web- und Anwendungsentwickler bei der Deutz AG, Werbeagentur Aha! und Geva GmbH, seit April 2010 bis heute stellvertretende Leitung-IT und Teamleiter bei der Für Sie Handelsgenossenschaft eG (Rewe Group)
• Derzeitige Position: Team- und Projektleiter

Die Für Sie eG
Ziel der auf den Handel spezialisierten Genossenschaft ist die wirtschaftliche Förderung der überwiegend mittelständischen Mitgliedsfirmen. Unter dem Dach der Für-Sie-Handelsgruppe arbeiten über 200 Unternehmen mit mehr als 30.000 Absatzstellen zusammen. Gemeinsam erzielen sie wichtige Wettbewerbsvorteile, ohne ihre unternehmerische Selbstständigkeit aufzugeben. Dabei erreicht das Handelsunternehmen Umsätze in Milliardenhöhe.

• Gründung: 1962
• Standort: Köln
• Mitarbeiter: 110

www.fuer-sie-eg.de

* Unter Delkredere ­versteht man das Risiko ­eines Forderungsausfalls und speziell im Handelsrecht eine besondere Art des Garantievertrags, die bei Handelsvertretern und Kommissionären vorkommt. Der Kommissionär übernimmt gegenüber dem Kommittenten die ihm obliegende unmittelbare persönliche Haftung für die Verbindlichkeiten des Vertragspartners aus dem von ihm abgeschlossenen Geschäft in Form der Gewährleistung für den Eingang der ­Forderung.
Quelle: Wikipedia