Outsourcing-, ASP- oder Cloud-Modell?

ITM: Herr Meyer, welche Bedeutung schreiben Sie generell dem Thema „Finanzbuchhaltung in der Cloud“ zu?
Udo Meyer: Die Bedeutung wächst, auch bei uns. Gerade im angelsächsischen Raum ist die Finanzbuchhaltung in einen Outsourcing-, ASP- oder Cloud-Modell immens weit verbreitet. Selbst die öffentliche Hand, welche in der Regel bei aktuellen Themen und Trends häufig zurückhaltend agiert, nutzt dort Outsourcing-Lösungen für den Finanzbereich. Deutschland muss und wird da nachziehen, um den Anschluss nicht zu verlieren.

ITM: Inwiefern ist das Thema für den Mittelstand interessant und wird von diesem auch nachgefragt?
Meyer: Gerade die Finanzbuchhaltung ist in vielen mittelständischen Unternehmen von Traditionen geprägt. Outsourcing ist die Chance, alte Zöpfe abzuschneiden ohne Revolutionen anzuzetteln. Da Lösungen aus der Cloud per se mit hohen Prozessstandards ausgestattet sind, bedeutet deren Einführung eine gleichermaßen systemische wie inhaltliche Verbesserung.

Auch als Mittelständler muss ich heute im Gespräch mit Kunden oder Lieferanten direkten Zugriff auf Umsätze, das Zahlungsverhalten oder die offenen Posten haben, um auf Augenhöhe verhandeln zu können. Cloud-Lösungen schaffen hier schnelle Möglichkeiten zur Einführung eines strategischen Finanzmanagements, welches inhouse nur sehr schwer oder aufwändig umzusetzen wären.

ITM: Welche konkreten Vorteile und Möglichkeiten bietet eine Fibu-Cloud-Lösung im Vergleich zu einer klassischen Buchhaltungssoftware/Inhouse-Lösung?
Meyer: An dieser Stelle vielleicht zunächst eine Begriffsdefinition. Bei Finanz- oder Personaldaten sprechen wir bei uns von einer Lösung, die nicht öffentlich und nur über definierte Zugriffe nutzbar ist, bei der die Daten auf definierten Servern liegen. Bei uns heißt diese Lösung ASP – viele Anbieter sprechen von der Private oder Exclusive Cloud. Der größte Vorteil einer solchen Finanzlösung ist sicherlich deren permanente Aktualität und Verfügbarkeit. Zudem sinken Investitionsvolumen und -risiken sowie die Prozesskomplexität.

ITM: Welche Aspekte werden vom Mittelstand eher kritisch hinterfragt bzw. halten die Anwender noch davon ab, auf Fibu aus der Wolke zu vertrauen?
Meyer: Die Angst vor der Wolke ist verbunden mit der Unsicherheit, sensible Daten auszulagern. Wobei gerade der Aspekt „Datensicherheit“ die Entscheidung für Outsourcing beeinflussen sollte. Aufgrund immer weitergehender Anforderungen und steigender Komplexitäten kann (und muss) ein professioneller Anbieter Datenschutz viel ernsthafter betreiben als ein KMU. Bei Outsourcing-Dienstleistern gehören höchste Sicherheitsstandards zum Kerngeschäft. Diese objektive Sichtweise hilft, die Vorteile der Cloud zu verstehen und Bedenken zu beseitigen.

ITM: Welche grundsätzlichen und insbesondere technischen Voraussetzungen muss ein Unternehmen mitbringen, um eine Onlinebuchhaltungssoftware nutzen zu können?
Meyer: Das ist das Gute an der Cloud – technische Voraussetzungen benötigt sie nicht, denn ein Internetzugang reicht. Die grundsätzliche Bereitschaft ist hingegen wesentlich: Das Unternehmen muss bereit sein, seinen Finanzbereich auf moderne Beine zu stellen. Hier hilft nicht nur der Wille der Geschäftsführung, auch der „Buchhalter“ muss umdenken. Am einfachsten können dies Controller, die das steuernde Element der Finanzbuchhaltung verinnerlicht haben und Optimierungen aus dieser Sichtweise heraus begrüßen.

ITM: Nach welchen Kriterien sollten Unternehmen entsprechende Anbieter und Lösungen auswählen?
Meyer: Was ist heutzutage der Sinn einer Finanzbuchhaltung? Die reine Erfüllung gesetzlicher Vorschriften? Oder soll sie auch Risiken frühzeitig erkennen und Liquidität sowie Ertragskraft des Unternehmens langfristig sichern? Letzteres kann nur eine Lösung, die Entwicklungen im Unternehmen antizipiert und unterstützt und alle heutigen sowie absehbare zukünftige Anforderungen abdeckt. Zu so einer Cloud-Lösung gehört zwingend ein Outsourcing-Anbieter mit hoher Beratungskompetenz, der Prozesse und Bedarf genau abdeckt. Grundsätzlich sollte man Anbietern den Vorzug geben, die etabliert und „zum anfassen“ sind. Hosting und Service komplett in Deutschland, das wäre für mich ein wesentliches Kriterium. Zudem zertifizierte Qualität in Sicherheit und Prozess sowie auf die Anforderung des Kunden abgestimmte SLAs.

ITM: Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) ist die Einführung einer Fibu-Cloud-Lösung verbunden?
Meyer: Gegenüber der Einführung einer neuen Inhouse-Lösung ergeben sich natürlich Vorteile. Technische Voraussetzungen sind – siehe oben – schnell geschaffen, und die Nutzung von Best-in-Class-Prozessen etablierter Anbieter verspricht schnelle Akzeptanz der Anwender. Finanziell ist ASP, SaaS oder Cloud immer ein geringeres Risiko als eine Neuanschaffung. Die Anfangsinvestition einer Lizenz entfällt komplett und die laufenden Kosten passen sich flexibel dem Bedarf an.

ITM: Welche Vertrags- und Bezahlmodelle sind hier üblich?
Meyer: Hier gibt es die verschiedensten Modelle am Markt, Abrechnung über Funktionen oder Transaktionen, über User oder über Mandanten. Wir haben hier die Erfahrung gemacht, dass wir mit einem flexiblen Modell am besten den Nerv des Kunden treffen. Outsourcing schafft die Möglichkeit, seine Prozesse schnell an sich ändernde Gegebenheiten anzupassen; diese Agilität muss sich natürlich auch auf Kostenseite spiegeln. Darüber hinaus ist eine gewisse Vertragslaufzeit Garant für Sicherheit und Stabilität – auch und gerade im Preisgefüge.

ITM: Wie gestaltet sich ein möglicher Anbieterwechsel – insbesondere auch im Hinblick auf die Überführung der Buchungshaltungsdaten in die neue Cloud-Lösung? Was sind hier häufige Probleme?
Meyer: Probleme sowie deren Lösung sind nicht anders als beim Wechsel einer Inhouse-Lösung, denn die Daten müssen so oder so überführt werden. Etablierte Anbieter helfen mit gutem Projektmanagement, umfassender Beratung und viel Erfahrung in der Datenmigration.

ITM: Welche Zukunftschancen sehen Sie für „Fibu aus der Cloud“ und welche Rolle wird die Integration von Komponenten wie „Controlling“, „Anlagenbuchhaltung“ etc. spielen?
Meyer: Das fällt für mich nicht in den Bereich Zukunftschancen. Schon heute haben Anbieter (Cloud oder Inhouse), die Anlagenbuchhaltung und Controlling nicht integrieren, keine Chance und sollten auch von den Unternehmen keine bekommen. Beide Komponenten gehören untrennbar zu den Aufgaben einer modernen Finanzbuchhaltung.