Perfekt zugeschnitten

Kleidung, Schuhe, Accessoires – beim Online-Shopping führt insbesondere für modebegeisterte Menschen kaum ein Weg an About You vorbei. 2014 als Tochtergesellschaft von Otto gegründet, ist About You eines der am schnellsten wachsenden E-Commerce-Unternehmen Europas. Heute engagiert sich ein Team von 1.500 Mitarbeitern dafür, den Kunden ein personalisiertes Einkaufserlebnis zu bieten.

Um dem schnellen Wachstum des Unternehmens Rechnung zu tragen, entschied sich der Modehändler, die Systemlandschaft im HR-Bereich auf die nächste Stufe zu heben. Zunächst wurde das Stammdatensystem unter der Regie von Marcel Ziebold, der die Bereiche „HR Controlling“, „Data“ und „Systems“ verantwortet, komplett ausgetauscht. Um Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren, nahmen er und seine Kollegen in einem nächsten Schritt die Harmonisierung der angeschlossenen Systemlandschaften in den Fokus.

Hierbei stellte sich heraus, dass die bisherige Expense-Management-Lösung bei allen Beteiligten für Frustration sorgte: Der gesamte Prozess war umständlich und zeitraubend. So mussten Mitarbeiter, die Reisekosten abrechnen wollten, zunächst eine E-Mail an das Payroll-Team schreiben, das dann die Person als Nutzer anlegte und aktivierte – bei 1.500 Mitarbeitern ein enormer Aufwand für das Team. Auch für die Mitarbeiter selbst war der Prozess alles andere als komfortabel, bestätigt Ziebold: „Mit dem alten System hat die Abrechnung von Auslagen keine Freude gemacht. Wenn ich an Teams bei uns denke, die viel reisen und ständig Belege einreichen müssen, hätte ich nicht mit ihnen tauschen wollen.“

Deutlichen Optimierungsbedarf gab es auch aus der Sicht von Katharina Baldus, die als Senior Accountant die Bereiche „Group Accounting“ sowie „Löhne“ und „Gehälter“ verantwortet und als Schnittstelle zwischen HR und Accounting fungiert. Denn auch hier verursachte der Prozess einen hohen manuellen Aufwand, da es keine Möglichkeiten gab, Schnittstellen zu nutzen. Zudem kostete das manuelle Einreichen und insbesondere das komplizierte Splitten der Belege viel Zeit.

Automatisierte Prozesse

Da die Einführung einer neuen Expense-Management-Lösung Teil einer größeren Transformation der Systemlandschaft bei About You war, sollte die neue Lösung eine reibungslose Integration bieten. Für das Accounting zählte hier vor allem die Schnittstellenanbindung an SAP und das Auszahlungs-Tool, um manuelle Prozesse zu eliminieren. Die Verbuchung sollte sowohl steuerlich als auch in SAP einwandfrei funktionieren. Für Marcel Ziebold war die Anbindung an das Lohnbuchhaltungssystem Datev und das Stammdatensystem Personio essenziell – unter Erfüllung der rechtlichen Anforderungen. Sowohl im Accounting als auch im HR-Bereich sollte die Lösung das Personal durch automatisierte Prozesse entlasten und eine komfortable Abrechnung von Auslagen und Reisekosten ermöglichen.

Auf der Suche nach der Best-in-Class-Lösung für das Auslagen-Management fiel die Entscheidung zugunsten des Expense-Tools des Software-as-a-Service-Fintechs (SaaS) Circula. Ausschlaggebend waren zum einen die bereits vorhandenen Schnittstellen, wodurch sich die Lösung optimal in die Systemlandschaft des Modehändlers einfügt. Zum anderen überzeugte die Benutzerfreundlichkeit: Die Belege lassen sich einfach unterwegs mit der Smartphone-App einscannen oder per E-Mail einreichen.

Zufriedene Mitarbeiter

Gemeinsam legten die Partner die notwendigen Schritte und die aktuellen sowie zukünftigen Anforderungen fest und vereinbarten Anpassungen der Schnittstellen. Schon wenige Wochen nach dem Kick-off wurde ein umfangreiches Testing durchgeführt. Vor dem Go-live spielte man unterschiedliche Szenarien durch und prüfte ausführlich, ob alle Schnittstellen funktionierten. Seit September 2022 ist das Expense-Management-Tool im Einsatz.

Die Einführung wertet der Online-Händler als Erfolg, denn die Lösung erfüllt die Anforderungen in vollem Umfang: Sie fügt sich nicht nur ideal in die Systemlandschaft ein und kommuniziert reibungslos mit allen Schnittstellen. Das Tool kommt auch bei den Mitarbeitern ausgezeichnet an. Ihr Feedback ist durchweg positiv, denn die Einreichung von Belegen per App ist jetzt denkbar einfach. Bestimmte Faktoren wie die Kostenstelle sind bereits voreingestellt und die Belege werden mithilfe eines smarten OCR-Scans gescannt und vervollständigen so automatisiert die angelegte Ausgabe. Das kommt im Unternehmen gut an. „Unsere Mitarbeiter sind von dem neuen Tool für die Abrechnung ihrer Auslagen begeistert. Wir hören immer wieder, dass es viel Zeit und Nerven spart“, erklärt Marcel Ziebold.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Auch aus Perspektive der verantwortlichen Mitarbeiter in den Bereichen „HR“ und „Accounting“ hat die Einführung des neuen Tools zahlreiche Verbesserungen gebracht. Zum einen richten sich die Mitarbeiter aufgrund der einfachen Handhabung des Tools mit weniger Fragen an sie. Zum anderen entfällt das komplette User-Management, denn Nutzer werden nun automatisch über die Personio-Integration erstellt. Der gesamte Prozess von der Einreichung bis zur Auszahlung konnte verschlankt und so weit wie möglich automatisiert werden. Das bestätigt Katharina Baldus: „Die vorherige Lösung für das Auslagen-Management hat nicht mehr zu unserem Unternehmen und unseren Mitarbeitern gepasst. Jetzt haben wir eine Plattform, die perfekt auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist. Unsere Arbeit wird so vereinfacht.“ 

About You Holding SE
Branche: E-Commerce, Modeversand
Gründung: 2014
Hauptsitz: Hamburg
Mitarbeiter: 1.500
Umsatz: 1,73 Mrd. Euro
(Geschäftsjahr 21/22)

Marcel Ziebold
Alter: 29 Jahre
Ausbildung und Werdegang: B. Sc. Wirtschaftspsychologie, M. A. Human Resource Management, seit fünfeinhalb Jahren bei About You
Derzeitige Position: Teamlead HR Analytics & Systems

Kurz und knapp

In unserem Betrieb spielt die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) ...
... eine zentrale Rolle, da die richtigen Tools ein Boost für effiziente Prozesse und Kommunikation sind.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten investiert werden ...
... in Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt, würde ich ...
... sofort in ein effizientes All-in-one-System investieren, das alle Stärken unserer Best-of-Breed-Systemlandschaft vereint.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich, dass …
... sie neben den Systemfunktionen selbst die UI und UX nicht aus dem Fokus verlieren.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass …
... er die Ziele des Kunden versteht und nicht nur Help-Center-Artikel zitiert.

Bildquelle: About You