Planung ist die halbe Miete

Das Unternehmen und die Marke „Element System“ stehen seit 1954 für flexibel einsetzbare Regalsysteme in privaten Lebensräumen – vom Keller bis zum Dachboden, von der Garage bis ins Wohnzimmer. Als expansives und international ausgerichtetes Unternehmen der Do-it-yourself-Branche setzt DIY sein Know-how in über 40 Ländern ein und vertreibt die Produkte über Baumärkte, Fachhändler sowie diverse Online-Shops. Die Produkte werden in Deutschland entwickelt und direkt in Rottenacker im Alb-Donau-Kreis hergestellt. Eine gute Qualität sowie ein hohes Maß an Funktionalität und Stabilität sollen hier garantiert sein.

Anfrage für Systemwechsel

Ende 2020 fragte DIY-Geschäftsführer Karl Koob bei trend SWM an, ob der Anbieter das bestehende Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) SAP R3 ablösen könne. Koob kannte das trend-ERP-System bereits aus einem früheren Projekt, bei welchem er als Geschäftsführer eines anderen Unternehmens den Systemwechsel begleitet hatte. Seine Erfahrung mit der Lösung in Verbindung mit dem Team des Dienstleisters aus jenem Projekt überzeugten ihn auch dieses Mal, einen Wechsel in Angriff zu nehmen. Hauptgründe waren die komplexe Struktur von SAP R3 mit verschiedenen Insellösungen, die dadurch bedingte intensive externe Betreuung sowie die hohen Wartungs- und Beratungskosten. „Die Entscheidung ist für trend gefallen, weil ich die Projektleiterin gut kenne und dem Geschäftsführer vertraue. Es war bereits vor Projektstart klar, dass die Ablösung kompliziert wird – und das geht nur in einem firmenübergreifenden Team“, berichtet Koob.

Das trend-Projektteam, bestehend aus der Projektleiterin Ines Klein und dem technischen Geschäftsführer Guido Schür, analysierte vorab bei einem dreitägigen Prototyping in Rottenacker die kompletten Abläufe des Unternehmens in enger Zusammenarbeit mit Karl Koob. Auf Basis der Ist-Analyse und den darin enthaltenen Prozessabläufen in Verbindung mit den bestehenden Funktionen des neuen ERP-Systems erfolgte ein verbindliches Projektangebot. Anfang März 2021 wurden schließlich die Verträge in Rottenacker unterzeichnet und somit der Startschuss für das Projekt gegeben.

Straffer Zeitplan

Die Ablösung der Prozesse einer vollumfänglich integrierten SAP-R3-Lösung inklusive der EDI-Anbindung an viele Baumarktkunden sowie einiger gewachsener Insellösungen im Bereich der Kommissionierung und des Versands mit mobiler Datenerfassung stellten den ERP-Dienstleister vor allem durch die zeitliche Vorgabe des Anwenders, dies in nur sechs Monaten zu realisieren, vor eine große Herausforderung. „Die Prozesse in SAP sind über Jahre gewachsen und schlecht bis gar nicht dokumentiert“, erläutert Koob. „Es wurde sehr viel ‚angepasst‘ und versucht, mangelnde Prozesse in einem ERP-System abzubilden. Zudem haben wir einen Partner gesucht, bei dem wir nicht abhängig von einer einzelnen Person sind.“

Der Start der Projektarbeit erfolgte unmittelbar nach Vertragsabschluss im April 2021 mit dem Ziel, im Oktober 2021 bereits in den Go-Live zu gehen und das System produktiv zu nutzen. Durch den straffen Zeitplan war vorab eine intensive Projektplanung unabdingbar. Dem Projektteam standen hierfür erstmalig auch Rebecca Guth und Nico Wickersheim aus dem trend-Entwicklerteam zur Seite, die von Beginn an den technischen Bereich mit unterstützt haben.

EDI ist keine Unbekannte

Die elektronische Automatisierung durch EDI und die hiermit verbundenen Vorteile wie eine Verringerung von Verarbeitungs- und Antwortzeiten sowie der Senkung von Fehlerraten ist bei DIY seit langem im Einsatz und im Altsystem entsprechend komplex genutzt worden. Die benötigten Daten werden nunmehr vollumfänglich vom neuen ERP-System bereitgestellt. Für den Datenaustausch zum Kunden oder Lieferanten kommt die Software der Firma Intellinice GmbH zum Einsatz, welche die Kunden-Mappings innerhalb kurzer Zeit aus den gewachsenen SAP-Strukturen ablösen konnte. Die integrierte Rechnungswesen-Software EVM von Portolan aus Heilbronn konnte ebenfalls überzeugen. Auch hier erfolgte die Umstellung durch das professionelle Arbeiten und die langjährige Erfahrung innerhalb des zeitlichen Rahmens. 

Durch den Einsatz des neuen ERP-Systems ist nun eine stetige Verfügbarkeit der Daten gegeben. Das Anwenderunternehmen kann direkt auf die aktiven Datenbestände zugreifen und diese ad-hoc genau dort verarbeiten, wo sie prozessmäßig anfallen. Der gesamte Lagerbereich, die Kommissionierung, der Versand sowie die Produktion wurden hier mit modernsten mobilen Geräten ausgestattet. Über den Web-Client erfolgen schließlich die Rückmeldungen online. Die Installation und Konfiguration der einzelnen Geräte erfolgten hier vollautomatisiert.

Ein Systemwechsel bringt auch immer eine gewisse Überzeugungsarbeit und einen Schulungsaufwand mit sich. An dieser Stelle arbeiteten die DIY-Key-User vom ersten Tag an begeistert mit und gaben das Gelernte direkt an die Kollegen weiter. Die enge Zusammenarbeit und intensive Planung der Projektverantwortlichen waren neben den kurzen Kommunikationswegen zu den einzelnen Fachbereichen wichtige Erfolgsgaranten für den Systemwechsel. Jeder hat sich auf den anderen verlassen können und das Projekt zielgerichtet vorangetrieben.

DIY Element System GmbH

Gründung: 1954
Branche: Regal- und Aufbewahrungssysteme für Endverbraucher
Sitz: Rottenacker bei Ulm

Bildquelle: DIY Element System GmbH