Präzision ist gefragt

Mit ERP-Systemen werden Aufgaben wie Produktionsplanung, Warenwirtschaft und Finanz- und Rechnungswesen unterstützt, oft auch Personalwirtschaft. Hier geht es um den Kern des Geschäftes. Dementsprechend hoch sind die Ansprüche, dementsprechend häufig auch die Anpassungen der Standard-Software an die unternehmensspezifischen Belange. Auch die Software zur Unterstützung der Büroarbeiten in der Verwaltung, aber auch die Computer in Konstruktion oder Lager sind in der Regel eng mit der ERP-Software verwoben. Man muss sich immer vor Augen führen, dass jede Anpassung doppelt zu Buche schlägt: Zum einen bei der ersten Umsetzung, zum anderen als Mehraufwand in späteren Updates. Deshalb werden Software-Trends wie Sparen durch SaaS (siehe Kasten ­ S. 30) bei ERP-Anwendungen auf absehbare Zeit noch die Ausnahme bleiben. Zu eng sind die Verflechtungen mit den Unternehmensprozessen, zu hoch die Ansprüche an Kontrolle und Verfügbarkeit. Deshalb fragt sich, an welchen Stellschrauben der IT-Chef bei Auswahl und Einführung einer ERP-Software drehen sollte, um später die laufenden Kosten für Betrieb und Pflege der Software möglichst niedrig und konstant zu halten.

Anpassungen möglichst ohne Programmierung

Dieter Roskoni, Director Product Marketing beim gerade durch Infor übernommenen ERP-Hersteller Lawson Software, empfiehlt, schon bei der Evaluation der ERP-Lösung darauf zu achten, dass künftige Anpassungen ohne Programmierung vorgenommen werden können. Stattdessen sollten etwaige Anpassungen über die Nutzung von Konfigurationselementen der Software möglich sein.

„Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Software-Auswahl ist der Funktionsumfang: Je mehr Funktionsbereiche eine Unternehmenslösung abdeckt, desto geringer die Interface-Problematik. Der Idealfall ist“, für ­Roskoni „eine echte End-to-End-Lösung, die alle Aspekte des jeweiligen Geschäfts im Blick hat.“ Wobei der IT-Leiter die Unternehmensziele z.B. Internationalisierung, Ausweitung des Produktspektrums oder Wachstum durch Akquisitionen bereits bei der ERP-Auswahl berücksichtigen muss, um nicht schnell das Ende der Fahnenstange zu erreichen.

Typische Prozesse bereits vorkonfiguriert

„Zunächst einmal sollte der IT-Leiter versuchen, eine ERP-Software auszuwählen, mit der er die Prozesse des Unternehmens nahe am Standard umsetzen kann“, empfiehlt auch Martina Ofner, Head of Solution Management beim Münchener ERP-Hersteller Comarch (früher SoftM). „Möglichst viele Prozesse sollten durch Customizing und Parametrisierung abgebildet werden können; Programmierung sollte weitgehend vermieden werden. In vielen Fällen bieten sich Branchenlösungen an, in denen die typischen Prozesse bereits vorkonfiguriert sind.“ Ein wichtiger Punkt ist auch die Modularität der Anwendung. Können weitere Funktionsbereiche bei Bedarf zugekauft werden? Können ergänzende Anwendungen auch anderer Anbieter, etwa für CRM oder Business Intelligence, integriert werden? Dann kann die Investitionsentscheidung auch auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Um die Kosten möglichst niedrig und die Abdeckung der Anforderungen möglichst hoch zu halten, sollten Mittelständler also eine branchenspezifische Software suchen, die einen hohen Integrationsgrad hat und möglichst wenig Schnittstellen erfordert. Auch eine Web-Basierung der Software kann bei Expansionen sehr hilfreich sein, da keine Installationen vor Ort an den jeweiligen Standorten vorgenommen werden müssen.

Grob zwischen internen und externen Betriebskosten unterscheidet Karl Tröger, Leiter Produktmanagement beim Berliner ERP-Haus Psipenta, wobei die externen Kosten wie Einführungsberatung und später Wartung gut beurteilt und verglichen werden können. Allerdings sollten extrem niedrige oder extrem hohe Kosten, beispielsweise für die Einführung, kritisch hinterfragt werden, warnt Tröger. „Die zu den spezifischen Gegebenheiten passende Einführung und die Betrachtung der Kernprozesse bedingen einen gewissen Aufwand, der sich nicht vermeiden lässt. Eine möglichst große Nähe zu einer Standardlösung kann spätere Wartungskosten geringer halten.“

Systemerweiterungen kritisch hinterfragen

Notwendige Systemerweiterungen zur besseren Abdeckung der unternehmensspezifischen Prozesse sollten laut Tröger kritisch hinterfragt und sehr gut dokumentiert werden. „Spätere Updates von Anpassungen lassen sich auf der Basis einer guten Dokumentation leichter planen und durchführen“, so Tröger weiter. „Ein nicht zu unterschätzender Kostenaspekt im laufenden Betrieb sind die internen Kosten und Ineffizienzen bei der Nutzung der Lösung. Diese können z.B. durch mangelnde Ausbildung oder auch schlechte Datenqualität verursacht werden. Diesen Aspekten sollte eine entsprechende Aufmerksamkeit gewidmet werden.“

Die bestimmenden Kostenparameter für ERP-Einführungen sieht Dr. Frank Peinemann, Bereichsleiter Industrie beim SAP-Partner BTC Business Technology Consulting AG, im externen Implementierungsaufwand und bei der Lizenzierung, weniger in der Hardware und im Systemaufbau. „Während die initiale Lizenzierung und die hierauf basierende Wartung nahezu ausschließlich kaufmännisch geprägt sind, lassen sich die Einführungskosten insbesondere durch die Entscheidung für vorkonfigurierte, auf die jeweiligen branchenspezifischen Anforderungen hin zugeschnittene Standardlösungen deutlich reduzieren“, sagt auch Peinemann. Dies trage dazu bei, die späteren Betriebskosten niedrig zu halten. Eine weitere Kostenreduktion bringe die Betriebsführung und das Anwendungsmanagement durch den Implementierungspartner, dessen Kostenvorteil in der Nutzung von Synergieeffekten liege.

Zunächst sollte der IT-Chef also die internen Anpassungswünsche auf den Prüfstand stellen und evaluieren, welche der Sonderwünsche tatsächlich sinnvoll und notwendig sind. „Dazu sollte auch dem Projektteam verdeutlicht werden, welche Folgekosten Anpassungen nach sich ziehen“, bemerkt Lawson-Manager Roskoni. „Häufig lassen sich so einige Sonderwünsche bereits frühzeitig von der Agenda nehmen.“ Sollten Änderungen im Standard unumgänglich sein, empfiehlt er, nach Gleichgesinnten zu suchen, um mit anderen Kunden eine Lobby-Gruppe aufzubauen, die sich für die Übernahme der Änderungswünsche in den Standard einsetzt. Zudem sei es immer auch eine Option, gemeinsam mit dem Hersteller eine Lösung zu entwickeln.

Referenzanwendungen in der Branche?

Es ist ein ausgewogenes Maß zwischen den Wünschen der Benutzer und Mehrkosten durch Anpassungen zu finden. Natürlich sollte die Wandlungsfähigkeit der Software mit bedacht werden. Außerdem hilft es laut Peter Forscht, COO der Karlruher Abas Software AG, schon bei der Auswahl darauf zu achten, dass es Referenzanwendungen des ERP-Systems in der Branche gibt und eine sichere und erprobte Implementierungsmethodik vorhanden ist, die eine standardnahe und schnelle Einführung sicherstellt. „Individuelle Anforderungen sollten auch nach einem Upgrade erhalten bleiben“, so Forscht, denn nur so stehe mit jedem Upgrade auch immer wieder neue nützliche Funktionalität zur Verfügung. Letztendlich ist dieses Problem durch ein strukturiertes Change-Management in den Griff zu bekommen, als Teil einer bewährten Projektmethodik.

„Der IT-Chef muss also, auch wenn er auf die Kosten achtet, nicht auf maßgeschneiderte Lösungen verzichten“, pflichtet ihm Comarch-Expertin Ofner bei. Es sei aber zu überlegen, ob er wirklich auf jede „Sonderlocke“ eingehe, die als Wunsch vorgebracht wird. „Bei Vorgängen, die nur wenige Mal im Jahr vorkommen, muss die Abbildung nicht bis ins letzte Detail optimiert werden“, warnt Ofner vor dem gerade bei IT-Leuten üblichen Perfektionismus. „Zwei oder drei zusätzliche Mausklicks sind durchaus zumutbar. Wenn der IT-Chef auf alles eingeht und dafür Zusatzprogrammierung in Kauf nimmt, können die Kosten im Laufe der Jahre aus dem Ruder laufen.“

Nicht die Auswahl der Software, sondern die des richtigen Dienstleisters ist für Dirk Ratering, Teamleiter Projekt Management beim Münsteraner ­Microsoft-Partner Tectura AG, der erste Schritt für ein erfolgreiches ERP-Projekt. „Man sollte sich nicht nur auf den Preis konzentrieren“, mahnt Ratering. „Professionelles Auftreten und eine stimmige Vorstellung des Produktes geben schon einen Einblick auf einen späteren Projektverlauf. Da man mit dem späteren Projektteam die Höhen und Tiefen einer ERP-Einführung durchläuft, sollte auch die Chemie stimmen.“

Mit Eigenleistungen die Kosten senken

Die Betriebskosten lassen sich auch erheblich reduzieren, wenn der Kunde entsprechende Eigenleistungen erbringen kann. „Das ist wie beim Hausbau“, erklärt Ratering. „Eigenleistung wird belohnt. Im Falle des ERP-Systems sollte man deshalb auf Produkte zurückgreifen, die eine Eigenentwicklung im gewissen Rahmen zulassen. Dabei ist vorab zu klären, wie fit die eigenen Mitarbeiter sind, welche Aufgaben übernommen werden sollen und welche Möglichkeiten das System bietet.“ Von einfachen Datenübernahmen oder Beleganpassungen bis zu komplexen Programmierungen sollte alles möglich sein. „In vielen Fällen können unsere Berater über Standardfunktionspräsentationen und Schulungen diverse Anpassungsanforderungen aber auch im Standard durch einfache Work Arounds ersetzen“, rät Raterink, möglichst auf den Standard zu setzen, „denn ein enorm angepasstes System wird unflexibel.“

„Bereits vor dem Auswahlprozess sollte der IT-Chef ein funktionierendes Projektteam zusammenstellen und Projektleiter sowie Key-User benennen“, weiß Dr. Peter Schimitzek, Gründer und Vorstandsvorsitzender der CSB-System AG, aus langjähriger Erfahrung. „Anschließend muss eine Prozessanalyse erfolgen, die man durchaus auch gemeinsam mit seinem späteren ERP-Partner durchführen kann. Besonders wichtig während eines ERP-Projektes ist die ‚Rückendeckung’ durch die Geschäftsleitung, denn nur so können eventuell auftretende interne Widerstände erfolgreich überwunden und die zukünftigen Vorteile der neuen IT-Lösung vermittelt werden.“

Möglichst keine Modifikation am Standard

Grundsätzlich von einer Modifikation der Standard-Software rät Peinemann dabei ab. Selbstverständlich ist es immer wieder erforderlich, kundenindividuelle Anpassungen vorzunehmen bzw. Schnittstellen zur Integration unterschiedlichster Subsysteme herzustellen, weiß aber auch SAP-Experte Peinemann. „Soweit es die ERP-Lösung konzeptionell hergibt, sollten diese Erweiterungen und Anpassungen im Kundennamensraum erfolgen, so dass bei späteren Aktualisierungen der Software diese nicht als eine Veränderung des Standards interpretiert werden.“
Ein IT-Verantwortlicher wird aber nach wie vor nicht darum herumkommen, bei einem Upgrade zu überprüfen, ob die vormals kundenindividuelle Erweiterung mittlerweile im standardisierten Funktionsumfang abgedeckt ist; auch Tests aller individuellen Schnittstellen sind ein Muss.

Notwendigkeit und Nutzen von Systemerweiterungen oder Anpassungen hinterfragt Tröger daher stets kritisch. „Ein guter Ansatz zur Bewertung ist hier das Pareto-Prinzip“, sagt der Psipenta-Experte. „Es zeigt sich, dass relativ schnell die 80-Prozent-Marke bei der Erfüllung der gesamten Anforderungen erreicht werden kann. Oftmals fließen dann hohe Aufwände in die Herstellung der 100-Prozent-Funktionalität.“

Dokumentation das oberste Gebot

Dennoch notwendige Systemerweiterungen müssen gut dokumentiert werden; von Konzeption bis Rollout ist diese Dokumentation stets aktuell zu halten. Dieser beträchtliche Aufwand macht sich bei Release-Wechseln oder Updates mehrfach bezahlt; möglicherweise erübrigen sich wie skizziert nach Release-Wechseln sogar Systemerweiterungen. Dies kann nur sicher beurteilt werden, wenn die Erweiterungen gut dokumentiert sind. Ein weiteres Thema ist die Beobachtung der Nutzungscharakteristik von Anpassungen. Anpassungen, die wenig oder kaum genutzt werden, sollten eliminiert werden. So kommen die Anwender wieder näher an den ERP-Standard.

Speziell das Problem der Anpassungen adressiert Forscht und hat mit Abas eine evolutionäre Methode zur permanenten und langfristigen Modernisierung des ERP-Systems entwickelt, wobei eine schichtenförmige Software-Architektur Flexibilität, Upgrade-Fähigkeit und Offenheit der Software sicherstellen soll. „Der Kern, in dem die Funktionalität liegt, wird ausschließlich von Abas weiterentwickelt“, betont Forscht. „Für Anpassungen, die vom Anwender selbst oder dessen Systemhaus durchgeführt werden können, steht eine weitere Schicht zur Verfügung. Bei einem Upgrade stellen wir als Hersteller sicher, dass die gemachten Modifikationen erhalten bleiben. Der Endanwender arbeitet nach dem Upgrade in der vertrauten Umgebung und kann neue Funktionen nutzen. Die Software ist permanent auf dem neuesten Stand der Technik.“ In der Regel sei ein Upgrade über alle Funktionsbereiche hinweg innerhalb von zwei bis vier Tagen eingespielt.

Auch Schimitzek weist darauf hin, dass Anpassungen oder Erweiterungen ohne größeren Programmieraufwand einstellbar sein sollten, zum Beispiel durch Parameter. „Die Software sollte so aufgebaut sein, dass man ein betriebsindividuelles Ziel ohne viel Aufwand über Parametereinstellungen erreichen kann“, präzisiert Schimitzek. „Wenn also Erweiterungen bei unseren Kunden benötigt und programmiert werden, so stehen diese Funktionen in der nächsten Version des CSB-Systems standardmäßig zur Verfügung. Eine maßgeschneiderte Branchen-Software ist wie ein maßgeschneiderter Anzug von der Stange’, also bequem, sachgerecht und bezahlbar.“

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Quelle: Techconsult für IT-MITTELSTAND