Produktiver dank Automatisierung

Wie sollte jemand mit jahrzehntealter Technologie effektiv arbeiten können? Zudem sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, dass Unternehmen solche Arbeitsbedingungen nicht wünschen. Schließlich ist es ein allgemeines Ziel von Unternehmen, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu fördern. Doch wenn es um die Software geht, die Mitarbeiter verwenden – von E-Mails, über Tabellenkalkulationen bis hin zu Offline-Dokumenten –, stecken viele oftmals noch in der Vergangenheit fest. So verbringen Teams zu viel Zeit mit Tools, die seit der Einführung des ersten iPhones nicht mehr aktualisiert wurden und bremsen dadurch ihre Unternehmen mit jahrzehntealter Software aus.

Mit Blick auf die Zukunft sollten Unternehmen in Tools investieren, die ihnen helfen, das „Nonplusultra“ der Technik zu demokratisieren: Automatisierung, individuelle Workflows und Integrationen. Dabei handelt es sich nicht um Elemente einer Science-Fiction-Zukunft, sondern um Schlüsselkomponenten einer Produktivitätsplattform, die jedes Unternehmen heute benötigt. Wie können sich Unternehmen also endlich von der veralteten Software lösen, die Innovationen behindert, und stattdessen das volle Potenzial ihrer Produktivität entfalten?

E-Mails sind nicht sicher

Die erste E-Mail wurde 1971 verschickt. Ein halbes Jahrhundert später ist es an der Zeit, zu akzeptieren, dass ihre Ära zu Ende ist. Warum? Weil E-Mails die Arbeit isolieren und undurchsichtig und ausgrenzend sind – denn wer es nicht auf den Verteiler schafft, bekommt auch die notwendigen Informationen nicht. Hinzu kommt, dass E-Mails nicht sicher sind – 94 Prozent der Malware werden per E-Mail übertragen. Und schließlich verlangsamen E-Mails die Arbeit. Denn das Durchsuchen des Posteingangs, das Aufspüren von Anhängen, das Herausfiltern von Junk-Mails – all das kostet Zeit, die dann an anderer Stelle für eine produktive und wirkungsvolle Arbeit fehlt.

Veraltete Tools wie E-Mails sind also nicht mehr für moderne Arbeitsumgebungen geeignet. Hinzu kommt, dass die meisten Mitarbeiter heute hybrid arbeiten und Tools benötigen, die sie nahtlos miteinander verbinden – egal ob sie zu Hause, im Büro oder unterwegs tätig sind. Der Schlüssel zur Lösung: Durch die Umstellung auf eine kohärente Produktivitätsplattform, die die Kommunikation transparent und agil macht, können sich Unternehmen von den Silos und der Trägheit lösen, die durch E-Mails entstehen. Denn eine Channel-basierte Nachrichtenübermittlung, bei der Unterhaltungen nach Projekten, Teams oder Themen gefiltert werden, macht es einfacher, Informationen zu finden und Ideen schnell auszutauschen.

Integrationen fördern die Agilität

Ein weiterer Vorteil, der sich aus der Abkehr von veralteten und isolierten Software-Lösungen und dem Aufbau einer kohärenten Produktivitätsplattform ergibt, ist die Möglichkeit, Tools zu integrieren. Ob es dabei um die Integration von Echtzeit-Updates mit Github geht oder man durch einen einzigen Klick ein Zoom-Meeting als Antwort auf eine dringende Nachricht starten möchten – Integrationen fördern die Agilität.

Aber auch die Problemlösung und Reaktionsfähigkeit bei Herausforderungen wird vereinfacht, wenn notwendige Informationen direkt im Channel verfügbar sind. Aktualisierungen, die an einem Ort stattfinden – und nicht über verschiedene Apps verteilt sind –, verringern so zusätzlich das Risiko doppelter Arbeit – denn wenn die Mitarbeiter sehen können, was passiert, können weitere Fehlstarts vermieden werden.

Viessmann, ein Familienkonzern, der seit mehr als 100 Jahren für Innovationen und hochwertige Produktlösungen in der Heizungs- und Kühltechnik steht, ist nur ein Beispiel dafür, wie die Integration von Tools das Arbeitstempo verändern kann. Durch die Einbindung von ihren alltäglich genutzten Programmen wie CI/CD, Jenkins und Jira in Slack haben die Entwicklerteams von Viessmann nun alles an einem zentralen Ort gesammelt und können nicht nur schnell und unkompliziert Fragen beantworten, sondern auch das Incident Management und die Bereitstellung von Codes beschleunigen.

Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben

Warnhinweise direkt im Channel zu empfangen, anstatt Anwendungen manuell überprüfen zu müssen, ist nur der Anfang des Automatisierungspotenzials. Die Fortschritte in der Low- und No-Code-Technologie, die die Erstellung automatisierter Workflows ohne technische Kenntnisse vereinfacht, bedeuten, dass eine echte Produktivitätsplattform alle Mitarbeiter dabei befähigen kann, Routine- oder repetitive Aufgaben zu reduzieren und mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben zu gewinnen.

Wenn sich Unternehmen von veralteter Technologie lösen, können sie ihren Mitarbeitern eine Produktivitätsplattform zur Verfügung stellen, die die Arbeit rationalisiert. Mit einem demokratischen Zugang zu Integrationen und Automatisierungen können Teams so die Arbeit nach ihren eigenen Bedingungen intelligenter gestalten. Das Ergebnis sind Arbeitsplätze, an denen Teams die Zeit haben, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, statt sich frustriert durch einen überfüllten E-Mail-Posteingang zu wühlen. Unternehmen können durch den Einsatz von Tools wie Slack z.B. bis zu 49 Prozent produktiver arbeiten. Aber auch weitere, generative Künstliche-Intelligenz-Technologien (KI) ermöglichen es, die exponentiellen Produktivitätssteigerungen zu erreichen, die Organisationen sich wünschen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Ob es um das Sammeln von Informationen beim Onboarding, die sofortige Zuweisung eines Mitarbeiters zur Überprüfung einer Aufgabe oder das Crowdsourcing neuer Ideen geht: Automatisierungen können neue Produktivitätsgewinne bei der täglichen Arbeit ermöglichen. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen in Lösungen investieren, die ihren Mitarbeitern ausreichend Möglichkeiten zur Automatisierung bieten.

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