Projektmanagement aus der Cloud

Seit fast 100 Jahren versorgt das kommunalverbundene Immobilienunternehmen der Stadt, die Wbg Nürnberg, die Menschen mit Wohnraum. Jeder zehnte Nürnberger lebt in einer Wohnung der Wbg. Das Unternehmen baut aktuell im Rahmen des Projektes Nord-Ost-Wohnen (NOW) 106 Mietwohnungen in der Nähe des Nordostbahnhofes. Mit einer Bausumme von knapp 27 Millionen Euro entstehen rund 8.000 qm2 Wohnfläche. Die fünf Gebäude entstehen auf ehemaligen Brachflächen der Bundesbahn. Ein Neubauprojekt in der Größe ist in Nürnberg selten.

Dieses Projekt ist nur eines von mehreren anstehenden Neubauprojekten. Daher entschloss sich das Unternehmen, verschiedene web-basierte Projekträume zu evaluieren. Gesucht wurde die beste Cloud-Lösung für einen effizienten Datenaustausch. Nach einer Marktanalyse und Präsentationen der Hersteller entschied man sich, zwei Pilotprojekte zu starten. Für eines der Projekte wählte man „eProjectCare Projektraum“ der PMG Projektraum Management GmbH aus. „Bei dieser Lösung gefällt uns die intuitive Bedienung und die Möglichkeit, eine individuelle Ordnerstruktur festzulegen“, erklärt Wolfgang Müller, Projektingenieur aus dem Geschäftsbereich Technischer Service und Projektsteuerung bei der Wbg Nürnberg. „Zudem hatte ein neuer Kollege bei seinem vorherigen Arbeitgeber gute Erfahrungen damit gesammelt.“

Projektspezifische Struktur

Die Ablage von Dateien erfolgt auf der Cloud-Plattform anhand der Verzeichnisstruktur. Diese konnte die Wbg individuell für das Projekt NOW erstellen. Die Zugriffsrechte der Projektbeteiligten steuert das Unternehmen ebenfalls anhand dieser Struktur. Sie kann präzise festlegen, wer auf welchen Ordnern welche Lese- und Schreibrechte hat. Zudem hat man einzelne Fachplaner berechtigt, in ihren Bereichen eigene Unterordner anzulegen, um ihre Dateien zu strukturieren.

Der erstmalige Aufbau der Verzeichnisstruktur erforderte genaue Abstimmungen zwischen den Projektbeteiligten, wobei mittlerweile die Verzeichnisstruktur allen Anforderungen gerecht wird. „Die Möglichkeit eine projektspezifische Ordnerstruktur zu entwickeln, hat uns bei der Cloud-Lösung gefallen“, berichtet Wolfgang Müller.

Große Datenmengen schnell teilen

Für das Bauvorhaben Nord-Ost-Wohnen wird die Wbg bis zu 1.500 Leistungsverzeichnisse an Bieter versenden. Je nach E-Mail-Provider bestand früher oft das Problem, dass E-Mails nicht ankamen, da die Dateianhänge zu groß waren. Mit dem Kommunikationsmodul von eProjectCare versendet Wolfgang Müller nun eine E-Mail mit Download-Link an Bieter. Über den Link gelangen diese direkt zum Download-Bereich der Anwendung. „Der Versand von Informationen verläuft mit dem Kommunikationsmodul schlank“, bestätigt Wolfgang Müller. Auch Personen ohne Kennung kann Wolfgang Müller einbinden. Die E-Mail enthält dann einen PIN-Code, mit dem sich Bieter einloggen können. Der Zugriff ist nur auf freigegebene Dateien und innerhalb eines begrenzten Zeitraumes möglich. Letzteren kann Wolfgang Müller individuell definieren.

Wenn ein Fachplaner oder Architekt einen neuen Planstand in den Projektraum hochlädt, wird die vorherige Version gesperrt. Nur der aktuelle Plan steht zum Download zur Verfügung. Zudem versendet die Lösung automatisch eine Informations-Mail an vordefinierte Verteiler, so dass sich Projektbeteiligte sofort per Link die richtige Datei herunterladen können. Die Wbg stellt einen aktuellen und einheitlichen Informationsstand aller Projektmitglieder sicher. Das Tool unterstützt auch dabei, Fehlern und Mehrarbeit durch überholte Planstände vorzubeugen. „Ich komme aus der Bauleitung. Da gab es Fälle, da lag auf der Baustelle der Planindex B offiziell vor, obwohl der Planer bereits am Index E arbeitete“, erzählt Wolfgang Müller. „Dank der Cloud-Lösung gibt es immer nur einen gültigen Plan.“

Zudem protokolliert die Plattform jede Aktivität revisionssicher. Wolfgang Müller kann jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Informationen eingestellt oder sich über neue Pläne informiert hat. Diskussionen darüber, ob ein Planer Informationen rechtzeitig erhalten hat, können sachlich und effizient geführt werden. „Bei herkömmlichen Cloud-Lösungen hat mir die revisionssichere Dokumentation der Nutzeraktivitäten gefehlt“, erklärt Wolfgang Müller. „Auch deshalb haben wir uns für den Projektraum von PMG entschieden.“ Die Speicherung der Daten erfolgt konform zum deutschen Datenschutzgesetz. Das ISO 27001-zertifizierte Rechenzentrum des Anbieters liegt in Deutschland.

Digitale Akte: Bauarchiv für Betrieb

Desweiteren entsteht durch die konsequente Nutzung des Tools eine lückenlose Bauakte. Diese wird als digitale Akte eine Grundlage für die Bewirtschaftung der Wbg-Wohnungen sein. Den Plot von Bauplänen beauftragt das Unternehmen direkt über das Bestellformular der Cloud-Lösung. PMG hat dazu den Repro-Dienstleister der Wbg im System hinterlegt. Er erhält alle erforderlichen Informationen zum Auftrag und kann ihn schnell drucken.

Zur Nutzung der Cloud-Lösung gehört ein Basis-Support-Paket, in dem das Anlegen neuer Nutzer inklusive ihrer Zugriffsrechte enthalten ist. „In dem anderen Pilotprojekt wurden auch Selbstverständlichkeiten wie das Anlegen neuer Nutzer und das Anpassen von Ordnern oder Zugriffsrechten abgerechnet“, berichtet Wolfgang Müller. „Uns gefällt, dass dies bei PMG in der monatlichen Pauschale enthalten ist.“

Bildquellen: Wbg Nürnberg, PMG Projektraum Management