Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Zeltwanger – das sind fünf in einer Holding-Struktur organisierte Unternehmen. Das Unternehmen fokussiert sich auf zwei Geschäftsfelder, die Auftragsfertigung sowie Prüf- und Automationslösungen. In beiden Kompetenzbereichen gehört das Unternehmen zu den Technologie- und Innovationsführern. Mit Freude an Technik schaffen mehr als 470 Mitarbeiter innovative Lösungen, um die industrielle Fertigung der Zukunft noch effizienter, intelligenter und nachhaltiger zu gestalten. Der Erfolg spiegelt sich in namhaften Kunden aus Zukunftsbranchen wie Elektromobilität, Biotechnologie, Halbleitertechnik, Raumfahrt und Medizintechnik wider.

Mit intelligentem Business Process Management (BPM) die Rechnungsverarbeitung zu optimieren und automatisieren – das hat sich das Tübinger Unternehmen vorgenommen. Ziel des Projekts ist die effiziente, kostensparende Rechnungsverarbeitung. Das jährliche Belegaufkommen liegt geschätzt bei ca. 25.000 Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Die daraus resultierende Anzahl an zu analysierenden Seiten pro Jahr liegt bei ca. 50.000 Seiten, das entspricht ca. 200 Seiten pro Arbeitstag. Die Rechnungen liegen sowohl in Papierform als auch als E-Mail-Anhang vor. Diese werden je Buchungskreis in einem der sieben Eingangspostfächer für Rechnungen empfangen.

Die Einführung der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Enaio Invoice Pilot soll die Prozesse im Rechnungswesen für alle eingehenden Rechnungen in SAP optimieren. Alle für die Geschäftsprozesse notwendigen Informationen aus eingehenden Rechnungstypen werden automatisiert erfasst, sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene ausgelesen und in einen nachgelagerten Workflow weitergeleitet. Sind während der Genehmigungsprozesse Ergänzungen von Konten, Kostenstellen und buchungsrelevanten Informationen notwendig, werden diese einfach hinzugefügt. Die Daten werden im SAP-System bis zur Freigabe und Buchung automatisiert weiterverarbeitet.

Die Buchhaltung erhält in einem zentralen Rechnungseingangsbuch in SAP volle Transparenz über sämtliche laufende Vorgänge. Im Detail können der Bearbeitungsstand und die -historie jeder einzelnen Rechnung angezeigt werden. Es wird sofort deutlich, in welchem Schritt des Prozesses sich die Rechnung befindet und welche Mitarbeiter in den Freigabeprozess involviert sind. Durch die sprachunabhängige Verarbeitung aller Rechnungen ist die Lösung für alle Standorte weltweit geeignet.

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