Rechnung im PDF/A-3-Format

IT-DIRECTOR: Herr Heiermann, was verbirgt sich hinter Zugferd?
C. Heiermann: Hierbei handelt es sich um ein Datenmodell, mit dem der Austausch elektronischer Rechnungen erleichtert werden soll. Rechnungen können künftig als PDF-Datei mit eingebetteten, maschinell verarbeitbaren Rechnungsdaten verschickt und empfangen werden. Konkret handelt es sich um eine PDF/A-3-Datei, in der ein XML-Datensatz integriert ist.

IT-DIRECTOR: Warum hat sich das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für PDF/A-3 als Austauschformat entschieden?
C. Heiermann: Zunächst einmal ist PDF eines der beliebtesten Formate, das quasi von „jedermann“ verarbeitet und am Bildschirm visualisiert oder ausgedruckt werden kann. Mit der ISO-Zertifizierung von PDF/A ist darüber hinaus sichergestellt, dass die PDF-Dateien unveränderbar dargestellt werden und archivierungsfähig sind. Der dritte Normteil von PDF/A erlaubt nun das Einbetten beliebiger Dateien. Somit sind eine von Personen lesbare Version und die elektronisch zu verarbeitenden Daten der Rechnung in einer Datei fest verbunden. Schließlich können bei Bedarf die XML-Datenelemente elektronisch extrahiert und automatisch weiterverarbeitet werden.

IT-DIRECTOR: Was müssen Anwender tun, um Zugferd-kompatible Rechnungen automatisiert zu erstellen bzw. zu verarbeiten?
C. Heiermann: Für Unternehmen, die frühzeitig kompatible Rechnungen erstellen wollen, empfiehlt sich ein Post-Processing: Für diesen Ansatz ist natürlich erst einmal die vorhandene PDF-Erzeugung als Basis wichtig. Anschließend werden aus dem ERP-System die XML-Daten exportiert. Entweder sind die bereits im System kompatibel aufbereitet oder das kleine Post-Processing-Tool mappt die Standard-XML-Ausgabe auf das Zugferd-XML-Schema. Als letzten Schritt führt das Post-Processing-Tool die XML-Daten mit der PDF-Datei zur FeRD-Rechnung zusammen und stellt die Kompatibilität zu PDF/A-3 sicher. Trifft die Rechnung im PDF/A-3-Format im Unternehmen ein, muss sie in das Rechnungssystem überführt werden. Hier kann ebenfalls ein PDF-Software-Development-Kit dabei hilfreich sein, die XML-Daten aus der PDF/A-3-Datei zu extrahieren. Gegebenenfalls muss die Zugferd-XML-Struktur auf das XML-Schema des ERP-Systems gemappt werden.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat das Format auf EDI? Zahlreiche Großunternehmen nutzen ja bereits EDI, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten …
C. Heiermann: Voraussichtlich werden Großunternehmen, die ihre Prozesse nach dem EDI-Verfahren ausgerichtet haben, dies nicht ändern. Denkbar wäre aber, dass sie den Empfang von Zugferd-kompatiblen Rechnungen alternativ zulassen, denn es werden auch noch viele Rechnungen zusätzlich zu EDI-Rechnungen empfangen. Und schließlich müssen auch Großunternehmen Rechnungen schreiben, die zum Teil auch kleinere Unternehmen empfangen, die nicht auf EDI setzen. Hier wäre dann auch für sie die Rechnungserstellung auf Basis des neuen Formats eine Option.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die künftige Durchdringung von Zugferd ein?
C. Heiermann: Das Format bringt alles mit, um sich schnell am Markt zu etablieren. Die Vorteile, wie medienbruchfreier Versand, kein Capturing von Rechnungsdaten und direkte Verbuchung sind enorm. Gleichzeitig ist es für Unternehmen vergleichsweise leicht realisierbar und bedarf nicht spezieller Absprachen wie beim EDI-Verfahren. Schließlich wird Zugferd massiv gepusht.