Reklamationen schnell beheben

Da die vorhandene Software zur Abwicklung von Reklamationen zu komplex war und keine Schnittstelle zum ERP-System Proalpha hatte, mussten viele Arbeiten doppelt durchgeführt werden. Bei den Mitarbeitern war das System verständlicherweise deshalb nicht sehr beliebt. Ein neues System sollte hier Abhilfe schaffen und mit einem geordneten Prozessablauf dafür sorgen, dass Reklamationen künftig noch schneller und einfacher behoben werden.

Innerhalb von fünf Tagen wurde das neue Reklamationsmanagement vom Frankfurter IT-Unternehmen Easy Transfer auf Basis der Portalsoftware Intrexx von United Planet erstellt und in das bestehende Mitarbeiterportal integriert. Als Grundlage hierfür diente die Applikation „Reklamationsmanagement“. Dank der Integrationsmöglichkeiten von Intrexx war es dabei möglich, einen Live-Zugriff auf die Daten des ERP-Systems einzurichten. Hierüber werden nun immer die aktuellsten Kunden-, Lieferanten-, Projekt- und Artikeldaten aus dem System in das Reklamationsmanagement übernommen.

Terminmanagement und mehr

Was in dem Altsystem nicht oder nur eingeschränkt möglich war, ist mit der neuen Lösung nun gelöst. Hierzu gehören u. a. ein Terminmanagement, Erinnerungsfunktionen, Aufgabenzuweisungen und Mehrsprachigkeit. Mit den definierten Workflows wird die Reklamation regelbasiert durch acht Stufen geschleust und am Ende durch einen 8D-Report abgeschlossen. In allen Bearbeitungsstufen gibt es automatisierte Benachrichtigungen sowie Eskalationsstufen bis hin zur Geschäftsleitung. Aussagefähige Reports sollen die Mitarbeiter während des Prozesses unterstützen.

Laut Anbieter sorgt das neue System nun für einen geordneten Prozessablauf und eine präzise wie zeitnahe Erledigung von Reklamationen. So werden die Fehlleistungskosten reduziert und die Kundenzufriedenheit wird erhöht, heißt es. Alle Reklamationsvorgänge sind technisch und kostenbezogen zu jeder Zeit nachvollziehbar.

Uwe Ennen, Bereichsleiter IT der Salzgitter Automotive Engineering GmbH & Co. KG, ist zufrieden mit dem neuen System: „ Nach einem mehrtägigen Test und definierten Anpassungen konnte unser neues Reklamationsmanagement ausgerollt werden und wird von unseren Kollegen voll akzeptiert, weil es nur das macht, was wir brauchen und wie wir es brauchen. Maßgeschneiderte Software eben.“

Die Salzgitter Automotive Engineering GmbH & Co. KG wurde 1986 gegründet und ist eine Tochtergesellschaft des Stahl- und Technologiekonzerns Salzgitter AG. Als Spezialist für die Blechumformung im Bereich des Karosseriebaus hat sich das Unternehmen als zuverlässiger Dienstleister auf dem Automobilzuliefermarkt etabliert.

www.szae.de
www.intrexx.com

Bildquelle: © Salzgitter Automotive Engineering GmbH & Co. KG